Viele Unternehmen arbeiten in der Warenwirtschaft mit Sage 100, die Finanzbuchhaltung macht aber die Steuerberatung in DATEV. Dann stellt sich die Frage, wie die Rechnungen ohne Abtippen und ohne Papierstapel dort ankommen. Und braucht man dafür zusätzlich das Sage Rechnungswesen?
Kurz gesagt: Sage 100 lässt sich mit der DATEV-Schnittstelle von intellicon direkt aus der Warenwirtschaft mit DATEV verbinden, ein Sage Rechnungswesen ist dafür nicht nötig. Es gibt drei Varianten: eine DATEV-Datei im Klassik-Format, die direkte Übertragung zu DATEV Unternehmen online und intellicon DATEV Connect für eine lokal installierte DATEV-Finanzbuchhaltung. Welche passt, hängt davon ab, wo Ihre Buchhaltung geführt wird.
Warum geht es auch ohne Sage Rechnungswesen?
Die Rechnungen entstehen in der Warenwirtschaft, also dort, wo Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen geschrieben werden. Die DATEV-Schnittstelle von intellicon setzt genau dort an. Sie übergibt Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie Gutschriften direkt aus der Sage 100 Warenwirtschaft.
Ein Sage Rechnungswesen und die OP-Verwaltung von Sage sind dafür laut intellicon nicht erforderlich. Das ist vor allem für Unternehmen interessant, deren Buchhaltung vollständig bei der Steuerberatung liegt.
Welche drei Varianten gibt es?
Die Schnittstelle kennt drei Wege zu DATEV. Die Tabelle stellt sie nebeneinander.
| Variante | Wie die Daten zu DATEV kommen | Passt, wenn … |
|---|---|---|
| 1. Klassik-Datei | Die Sage 100 erzeugt eine DATEV-Datei, die zum Beispiel per E-Mail an die Steuerberatung geht. | die Steuerberatung Dateien entgegennimmt und einliest. |
| 2. DATEV Unternehmen online | Direkte Übertragung über den Buchungsdatenservice und den Belegdatenservice, optional mit Belegbildern und automatischem PDF-Druck. | Sie und Ihre Steuerberatung mit DATEV Unternehmen online arbeiten. |
| 3. intellicon DATEV Connect | Übertragung an die lokal installierte DATEV-Finanzbuchhaltung, optional mit Import der offenen Posten nach Sage 100. | DATEV bei Ihnen im Haus installiert ist. |
Variante 1: Klassik-Datei
Die einfachste Form ist eine Datei im DATEV-Format, die aus der Sage 100 erzeugt und an die Steuerberatung übergeben wird. Bei dieser Variante unterstützt die Schnittstelle neben dem aktuellen DATEV-Format laut intellicon auch die älteren Formate KNE und OBE. Der Nachteil: Jemand muss die Datei verschicken und jemand muss sie einlesen.
Variante 2: DATEV Unternehmen online
Hier werden Buchungsdaten und Belege von Maschine zu Maschine an DATEV Unternehmen online übertragen, ohne Dateiupload. Optional gehen die Belegbilder mit, sodass die Steuerberatung zu jeder Buchung den Beleg sieht. Laut intellicon hat DATEV den Datenservice der Schnittstelle erfolgreich technisch geprüft. Mehr dazu auf der Seite Sage 100 mit DATEV Unternehmen online verbinden.
Variante 3: intellicon DATEV Connect
Steht die DATEV-Finanzbuchhaltung lokal im Unternehmen, verbindet intellicon DATEV Connect die Sage 100 mit dieser Installation. Optional lassen sich offene Posten aus DATEV zurück in die Sage 100 importieren. Dann sieht der Vertrieb in der Warenwirtschaft, welche Rechnungen noch offen sind.
Welche Funktionen haben alle Varianten gemeinsam?
Unabhängig vom Übertragungsweg bringt die Schnittstelle laut intellicon einige Funktionen mit, die im Alltag Doppelarbeit vermeiden:
- Eine Merkfunktion sorgt dafür, dass nur neue Buchungen übertragen werden und nichts doppelt ankommt.
- Ausgabe im aktuellen DATEV-Format.
- Kostenstellen und Kostenträger werden mitgegeben.
- Ein Datumsfilter grenzt den Übertragungszeitraum ein.
- Kunden und Lieferanten lassen sich als Stammdaten nach DATEV übertragen.
Die vollständige Beschreibung finden Sie auf der Seite zur DATEV-Schnittstelle zur Sage 100.
Warum lohnt es sich, die Belege gleich mitzuschicken?
Eine Buchung ohne Beleg führt bei der Steuerberatung fast immer zu einer Rückfrage. Werden Belegbilder automatisch mit übertragen, sieht die Kanzlei zu jeder Rechnung das passende Dokument. Das spart auf beiden Seiten Zeit und vermeidet Listen mit offenen Fragen zum Monatsende.
Bei der Variante DATEV Unternehmen online kann die Sage 100 die Rechnungen dafür automatisch als PDF drucken und mit den Buchungsdaten übergeben. Wie das im Detail abläuft, beschreibt der Beitrag zur DATEV-Übergabe mit Belegen aus der Sage 100.
Was bedeutet das Aus von DATEV Mittelstand Faktura?
DATEV stellt die Produkte DATEV Mittelstand Faktura (Art.-Nr. 93600) und Faktura ITU (Art.-Nr. 93500) ein. Unternehmen, die damit bisher ihre Rechnungen schreiben, brauchen eine neue Lösung für Angebote, Aufträge und Rechnungen.
intellicon empfiehlt dafür die Sage 100 in Verbindung mit der DATEV-Schnittstelle. DATEV Unternehmen online kann dabei weiter genutzt werden, die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung bleibt also erhalten. Hintergründe stehen auf der Seite Alternative zu DATEV Mittelstand Faktura. Einen Überblick über die Sage-Systeme gibt unser Sage ERP-Vergleich.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?
Die Wahl der Variante ist vor allem eine Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung. Klären Sie diese Punkte vorab:
- Arbeitet Ihre Steuerberatung mit DATEV Unternehmen online, oder erwartet sie Dateien?
- Sollen Belegbilder mit übertragen werden, damit Rückfragen zu einzelnen Buchungen entfallen?
- Steht bei Ihnen eine lokale DATEV-Installation, und sollen offene Posten zurück in die Sage 100 fließen?
- Sind Kontenrahmen, Steuerschlüssel und Kostenstellen zwischen Sage 100 und DATEV abgestimmt?
Eine Grenze sollten Sie kennen: Die Schnittstelle überträgt Rechnungen und Gutschriften aus der Warenwirtschaft. Die buchhalterische Verantwortung, also Kontierung, Abschluss und Steuererklärungen, liegt weiter bei Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung. Wer auch Zahlungseingänge automatisieren möchte, findet im Beitrag Zahlungseingänge automatisch verbuchen einen Ansatz für Unternehmen, die ihre Buchhaltung in der Sage 100 selbst führen.
Häufige Fragen
Brauche ich das Sage Rechnungswesen für die DATEV-Übergabe?
Nein. Die DATEV-Schnittstelle von intellicon übergibt Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie Gutschriften direkt aus der Sage 100 Warenwirtschaft. Ein Sage Rechnungswesen oder die OP-Verwaltung sind laut intellicon nicht nötig.
Können Belegbilder mit an DATEV übertragen werden?
Ja, bei der Variante DATEV Unternehmen online optional über den Belegdatenservice. Die Steuerberatung sieht dann zu jeder Buchung den passenden Beleg.
Werden Buchungen doppelt übertragen, wenn ich zweimal exportiere?
Die Schnittstelle hat eine Merkfunktion, die nur neue Buchungen überträgt. Zusätzlich lässt sich der Zeitraum über einen Datumsfilter eingrenzen.
Was mache ich, wenn DATEV Mittelstand Faktura eingestellt wird?
intellicon empfiehlt den Umstieg auf Sage 100 mit DATEV-Schnittstelle. DATEV Unternehmen online kann dabei weiter genutzt werden.
Wie geht es weiter?
Fragen Sie Ihre Steuerberatung, über welchen Weg sie Daten am liebsten erhält. Mit dieser Antwort ist die passende Variante meist schnell klar. Details zu allen drei Wegen finden Sie bei der DATEV-Schnittstelle zur Sage 100. Wenn Sie Ihren Fall besprechen möchten, buchen Sie eine kostenlose Erstberatung (30 Minuten).
