Kategorie: Sage 100

Praxiswissen zu Sage 100: Zahlungsverkehr, DATEV, Zoll, Versand, Shopanbindung und Erweiterungen der intellicon GmbH.

  • Sage 100 mit KI abfragen: Was kann ein MCP-Server, wie sicher ist er?

    Sage 100 mit KI abfragen: Was kann ein MCP-Server, wie sicher ist er?

    Wie hoch ist der Umsatz in diesem Quartal im Vergleich zum Vorjahr? Welche Rechnungen sind seit mehr als 30 Tagen überfällig? Solche Fragen landen in vielen Unternehmen bei der Buchhaltung oder im Controlling, die dafür Auswertungen starten oder Listen exportieren. Mit KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT lassen sie sich inzwischen direkt stellen, wenn die Sage 100 passend angebunden ist.

    Kurz gesagt: Ein MCP-Server verbindet einen KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT über den offenen Model Context Protocol-Standard mit der Sage 100. Sie stellen Fragen in natürlicher Sprache, etwa zu Umsatz, offenen Posten, Lager oder Liquidität, und der Assistent ruft die passenden Daten über fertige Werkzeuge ab. Der Sage 100 MCP-Server von intellicon arbeitet nach Angabe des Anbieters nur lesend, läuft lokal als Windows-Dienst und benötigt keine Portfreigabe.

    Was ist ein MCP-Server?

    MCP steht für Model Context Protocol. Es ist ein offener Standard, über den KI-Assistenten auf externe Datenquellen und Werkzeuge zugreifen können. Der MCP-Server ist dabei das Bindeglied: Er stellt dem Assistenten eine Reihe klar beschriebener Werkzeuge zur Verfügung, zum Beispiel „Zeige überfällige Rechnungen“.

    Der Assistent entscheidet anhand Ihrer Frage, welches Werkzeug er aufruft, erhält das Ergebnis und formuliert daraus eine Antwort. Er greift also nicht frei in die Datenbank, sondern nur über die Werkzeuge, die der Server anbietet.

    Welche Fragen beantwortet die Sage 100 im Chat?

    Der Sage 100 MCP-Server für Claude und ChatGPT bringt laut intellicon über 40 fertige Werkzeuge mit. Typische Einsatzfelder sind:

    • Umsatz und Auftragsbestand,
    • überfällige Rechnungen und offene Posten,
    • Liquiditätsvorschau,
    • Lagerwert und Ladenhüter,
    • ABC-Analyse von Kunden oder Artikeln,
    • Hinweise auf Kundenabwanderung,
    • Marge je Artikelgruppe,
    • ein Tagesreport als kompakter Überblick.

    Der Vorteil liegt weniger in einzelnen Zahlen, die auch eine Standardauswertung liefert, sondern in der Rückfrage. Sie können nachhaken, filtern und vergleichen, ohne eine neue Auswertung bauen zu lassen. Gerade für Geschäftsführung und Controlling kann das den Weg zur Zahl deutlich verkürzen.

    Wie sicher ist der Zugriff auf die Sage-100-Daten?

    Sicherheit ist bei Finanzdaten die wichtigste Frage. intellicon nennt für den Sage 100 MCP-Server folgende Eigenschaften:

    EigenschaftBedeutung im Alltag
    Nur lesender Zugriff, technisch erzwungenDie KI kann keine Buchungen anlegen, ändern oder löschen.
    Lokaler Betrieb als Windows-DienstDer Server läuft in Ihrem Netzwerk, nicht in einer fremden Cloud.
    Keine Portfreigabe nötigIhre Firewall muss nicht von außen geöffnet werden.
    Verschlüsselte VerbindungsdatenZugangsdaten zur Datenbank liegen nicht im Klartext vor.
    Gesperrte sensible TabellenBestimmte Bereiche der Datenbank sind für Abfragen ausgeschlossen.
    Signierte UpdatesAktualisierungen sind nachweislich vom Hersteller.

    Ein Punkt gehört zur ehrlichen Betrachtung dazu: Der Server läuft zwar lokal, die Antworten entstehen aber im KI-Assistenten. Die abgefragten Ergebnisse werden also an den jeweiligen KI-Anbieter übermittelt und dort verarbeitet. Prüfen Sie deshalb die Vertrags- und Datenschutzbedingungen Ihres KI-Abos und legen Sie fest, wer im Unternehmen diese Möglichkeit nutzen darf.

    Was brauchen Sie für die Einrichtung?

    1. Voraussetzungen prüfen: Sage 100 ab Version 9.0 auf Microsoft SQL Server.
    2. KI-Zugang klären: Sie benötigen ein eigenes Abo bei Ihrem KI-Anbieter, zum Beispiel für Claude oder ChatGPT.
    3. Dienst installieren: Der MCP-Server wird als Windows-Dienst im eigenen Netzwerk eingerichtet; laut Anbieter dauert das rund 15 Minuten.
    4. Mandanten festlegen: Der Server ist mehrmandantenfähig, Sie bestimmen, welche Mandanten abgefragt werden können.
    5. Assistent verbinden: Der KI-Assistent wird mit dem MCP-Server verbunden, danach können die ersten Fragen gestellt werden.

    Laut intellicon kostet der Sage 100 MCP-Server 790 Euro pro Jahr zuzüglich Mehrwertsteuer. Die Kosten für das KI-Abo kommen hinzu und richten sich nach dem gewählten Anbieter.

    Für wen eignet sich der Sage 100 MCP-Server?

    Die Zielgruppe sind vor allem Geschäftsführung und Controlling von Unternehmen, die mit der Sage 100 arbeiten. Wer regelmäßig Zahlen braucht, aber nicht jedes Mal eine Auswertung anfordern oder selbst Listen zusammenstellen möchte, profitiert am meisten. Das gilt besonders für spontane Fragen, für die es keine fertige Standardauswertung gibt.

    Auch die Buchhaltung wird entlastet, wenn Rückfragen wie „Wie hoch sind die offenen Posten bei Kunde X?“ nicht mehr über ihren Schreibtisch laufen müssen. Voraussetzung ist eine klare Regelung, wer Zugang zum KI-Assistenten mit Sage-Anbindung erhält. Denn wer fragen darf, sieht auch die Antworten.

    Was kann der MCP-Server nicht?

    Der MCP-Server ist ein Auskunftswerkzeug. Weil er nur lesend arbeitet, erfasst er keine Belege, verbucht keine Zahlungen und ändert keine Stammdaten. Für Automatisierung in den Abläufen selbst braucht es andere Lösungen, wie wir sie im Beitrag über den LZV-Faktor und das Finden von Zeitfressern beschreiben.

    Außerdem bleibt die Qualität der Antwort an zwei Dinge gebunden: an die Qualität der Daten in der Sage 100 und an die Interpretation durch den KI-Assistenten. Ein Assistent kann eine Frage missverstehen oder einen Zeitraum falsch annehmen. Für Entscheidungen mit Tragweite sollten Sie wichtige Zahlen gegen die gewohnten Auswertungen prüfen, zumindest in der Anfangszeit.

    Und schließlich: Ohne Microsoft SQL Server als Datenbank und ohne eine Sage 100 ab Version 9.0 lässt sich die Lösung nicht einsetzen.

    Häufige Fragen

    Kann die KI über den MCP-Server Daten in der Sage 100 ändern?

    Nein. Der Sage 100 MCP-Server von intellicon arbeitet nach Angabe des Anbieters nur lesend, und das ist technisch erzwungen. Buchungen, Belege und Stammdaten können darüber weder angelegt noch geändert werden.

    Werden meine Sage-100-Daten in eine Cloud übertragen?

    Der MCP-Server selbst läuft lokal als Windows-Dienst und benötigt keine Portfreigabe. Die Ergebnisse einer Abfrage werden jedoch an den KI-Assistenten übermittelt, den Sie nutzen, und dort verarbeitet. Prüfen Sie daher die Datenschutzbedingungen Ihres KI-Anbieters.

    Welche KI-Assistenten werden unterstützt?

    Laut intellicon funktioniert der Server mit Claude und ChatGPT über den offenen MCP-Standard. Ein eigenes Abo beim jeweiligen KI-Anbieter ist erforderlich.

    Welche Voraussetzungen muss meine Sage 100 erfüllen?

    Benötigt wird die Sage 100 ab Version 9.0 auf Microsoft SQL Server. Der Server ist mehrmandantenfähig, die Einrichtung dauert laut Anbieter rund 15 Minuten.

    Funktionsumfang, Voraussetzungen und Bestellweg beschreibt intellicon auf der Seite zum Sage 100 MCP-Server für Claude und ChatGPT; weitere Lösungen rund um das ERP finden Sie unter Sage 100 beim Sage Business Partner intellicon. Wenn Sie klären möchten, ob sich der Einsatz in Ihrem Unternehmen lohnt, buchen Sie eine kostenlose Erstberatung von 30 Minuten.

  • Versandetiketten aus Sage 100 drucken: DHL, DPD, GLS und UPS

    Versandetiketten aus Sage 100 drucken: DHL, DPD, GLS und UPS

    Am Versandplatz vieler Sage-100-Anwender sieht der Alltag ähnlich aus: Adresse aus dem Lieferschein abtippen, im Portal des Paketdienstes ein Etikett erzeugen, Sendungsnummer zurück in die Sage 100 übertragen. Bei wenigen Paketen ist das lästig, bei vielen Paketen wird es zur Fehlerquelle und zum Zeitfresser.

    Kurz gesagt: Mit einer Versandschnittstelle wie dem Versandmodul von intellicon scannen Sie den Barcode von Lieferschein oder Rechnung, erfassen Pakete und Gewicht und drucken das Etikett von DHL, DPD, GLS, UPS, trans-o-flex oder FedEx direkt aus. Paketnummer und Trackinglink werden automatisch in der Sage 100 gespeichert. Abtippen von Adressen und das Übertragen von Sendungsnummern entfallen.

    Warum lohnt sich eine direkte Anbindung an die Paketdienste?

    Jede manuelle Übertragung zwischen Sage 100 und einem Paketportal ist eine Gelegenheit für Tippfehler. Ein Zahlendreher in der Postleitzahl führt zu Rückläufern, eine vergessene Sendungsnummer zu Rückfragen von Kunden, die wissen möchten, wo ihre Ware bleibt.

    Bei einer direkten Anbindung kommen die Adressdaten aus dem Beleg, der ohnehin in der Sage 100 vorliegt. Das Versandmodul von intellicon spricht die Paketdienste nach Angabe des Anbieters direkt an, ohne Drittanbieter oder zwischengeschalteten Cloud-Dienst. Angebunden sind UPS, DHL, GLS, DPD, trans-o-flex und FedEx.

    Wie läuft der Etikettendruck aus der Sage 100 ab?

    Der Ablauf am Versandplatz ist auf wenige Handgriffe reduziert:

    1. Beleg scannen: Sie scannen den Barcode auf dem Lieferschein oder der Rechnung. Das Versandmodul lädt die Empfängerdaten aus der Sage 100.
    2. Pakete und Gewicht erfassen: Sie geben Anzahl der Pakete und Gewicht ein oder übernehmen das Gewicht von einer angeschlossenen Waage.
    3. Daten übermitteln: Die Sendungsdaten gehen an den gewählten Paketdienst.
    4. Etikett drucken: Das Versandetikett kommt aus dem Etikettendrucker und wird auf das Paket geklebt.
    5. Rückmeldung speichern: Paketnummer und Trackinglink werden automatisch in der Sage 100 abgelegt.

    Mehrere Belege lassen sich laut Anbieter gemeinsam verarbeiten, und auch der Versand im Namen Dritter ist möglich. Das ist etwa interessant, wenn Sie für Partner oder Schwesterfirmen versenden.

    Wie kommt die Sendungsnummer zurück zu Kunde und Shop?

    Weil Paketnummer und Trackinglink in der Sage 100 gespeichert sind, kann jeder im Innendienst eine Kundenanfrage zum Lieferstatus direkt im ERP beantworten. Niemand muss im Portal des Paketdienstes nachsuchen.

    Als Option bietet das Versandmodul eine Versandbenachrichtigung an, entweder als eigene E-Mail im Erscheinungsbild Ihres Unternehmens oder als E-Mail über den Paketdienst. Wer zusätzlich die Multi-Shop-Schnittstelle von intellicon nutzt, kann die Trackingdaten an den Onlineshop zurückgeben, sodass der Shopkunde den Status auch dort sieht.

    Welche Zusatzoptionen gibt es für Gefahrgut, Waage und Auslandsversand?

    Neben dem Grundablauf beschreibt der Anbieter mehrere Optionen, die je nach Sortiment und Versandart sinnvoll sind:

    OptionWofür sie gedacht ist
    GefahrgutZusatzoption für den Versand von Gefahrgut; Angaben wie die UN-Nummer werden im Artikelstamm der Sage 100 hinterlegt.
    WaagenanbindungÜbernimmt das tatsächliche Versandgewicht, damit Nachzahlungen an den Paketdienst wegen falscher Gewichtsangaben vermieden werden.
    InternetmarkeFrankierung über die Internetmarke der Deutschen Post, etwa für Briefe und kleine Sendungen.
    ZollinhaltserklärungFür Sendungen in Länder außerhalb der EU; verfügbar mit dem Versandmodul 2.0.
    VersandbenachrichtigungE-Mail an den Empfänger mit Sendungsinformationen, wahlweise im eigenen Erscheinungsbild.

    Gerade beim Gefahrgut lohnt es sich, die Stammdaten sorgfältig aufzubauen. Wie der Gefahrgutversand mit Sage 100 organisiert werden kann, beschreibt intellicon auf einer eigenen Seite. Für die eigentliche Ausfuhranmeldung bei Exporten ist dagegen das Zollmodul zuständig, siehe unseren Beitrag zur Ausfuhranmeldung über ATLAS aus der Sage 100.

    Was brauchen Sie am Versandplatz?

    Das Versandmodul ist kein AddIn innerhalb der Sage 100, sondern ein eigenständiges Programm, das am Versandplatz läuft und auf die Daten der Sage 100 zugreift. An Hardware nennt der Anbieter:

    • einen PC am Versandplatz,
    • einen Barcodescanner für Lieferscheine und Rechnungen,
    • einen Etikettendrucker,
    • optional eine Waage für die automatische Gewichtsübernahme.

    Klären Sie vor der Einführung außerdem, welche Zugänge und Verträge Sie bei den gewünschten Paketdiensten haben. Die Schnittstelle übermittelt die Daten, die Vertragsbeziehung zum Paketdienst bleibt bei Ihnen.

    Ab wann lohnt sich das, und wo liegen die Grenzen?

    Nach Angabe von intellicon lohnt sich das Versandmodul in den meisten Fällen bereits ab etwa zehn Paketen pro Tag. Ob das für Sie zutrifft, hängt davon ab, wie viel Zeit Ihr Versand heute pro Paket braucht und wie häufig Fehler und Rückfragen auftreten.

    Das Versandmodul ist auf den Versandplatz zugeschnitten: Es beginnt mit dem fertigen Beleg. Die Kommissionierung im Lager, also das richtige Zusammenstellen der Ware, deckt es nicht ab. Wer Pickfehler vermeiden will, braucht dafür eine eigene Lösung, wie wir sie im Beitrag Handscanner gegen Pickfehler im Lager beschreiben.

    Auch einige Funktionen sind nicht im Grundumfang enthalten: Gefahrgut ist eine Zusatzoption, die Zollinhaltserklärung setzt das Versandmodul 2.0 voraus, und die Rückgabe der Trackingdaten an einen Shop setzt die Multi-Shop-Schnittstelle voraus. Preise nennt die öffentliche Produktseite nicht; sie ergeben sich aus dem Angebot.

    Häufige Fragen

    Welche Paketdienste werden aus der Sage 100 angesprochen?

    Das Versandmodul von intellicon bindet laut Anbieter UPS, DHL, GLS, DPD, trans-o-flex und FedEx direkt an. Für Briefe und kleine Sendungen gibt es zusätzlich die Option Internetmarke der Deutschen Post.

    Wird die Sendungsnummer automatisch in der Sage 100 gespeichert?

    Ja, Paketnummer und Trackinglink werden nach Angabe des Anbieters automatisch in der Sage 100 abgelegt. Mit der Multi-Shop-Schnittstelle können die Trackingdaten außerdem an den Onlineshop zurückgegeben werden.

    Kann ich Gefahrgut über das Versandmodul versenden?

    Ja, dafür gibt es eine Zusatzoption. Die nötigen Angaben wie die UN-Nummer werden im Artikelstamm der Sage 100 gepflegt. Die Verantwortung für die korrekte Einstufung der Ware bleibt beim Versender.

    Ab wie vielen Paketen lohnt sich eine Versandschnittstelle?

    Laut intellicon lohnt sich das Versandmodul in den meisten Fällen bereits ab etwa zehn Paketen pro Tag. Entscheidend ist, wie viel Zeit Ihr Versand heute pro Paket benötigt und wie oft Fehler oder Rückfragen entstehen.

    Alle Details zur Versandschnittstelle für Sage 100 finden Sie bei intellicon, eine kompakte Übersicht auf versandmodul.de zum Versandmodul für Sage 100 mit DHL, DPD, GLS und UPS. Wenn Sie prüfen möchten, ob sich die Umstellung bei Ihrem Paketaufkommen lohnt, buchen Sie eine kostenlose Erstberatung von 30 Minuten.

  • Sanktionslistenprüfung: Welche Listen prüfen und wie automatisieren?

    Sanktionslistenprüfung: Welche Listen prüfen und wie automatisieren?

    Ein neuer Kunde aus dem Ausland bestellt, der Auftrag ist schnell erfasst, die Ware steht bereit. Bevor sie das Haus verlässt, sollte jedoch geklärt sein, ob der Empfänger oder ein Beteiligter auf einer Sanktionsliste steht. Viele Unternehmen erledigen das heute noch per Hand über Webportale oder gar nicht systematisch.

    Kurz gesagt: Unternehmen in der EU müssen sicherstellen, dass sie gelisteten Personen und Organisationen weder Waren noch Geld oder andere wirtschaftliche Ressourcen bereitstellen. Maßgeblich sind vor allem die EU-Sanktionslisten, je nach Geschäft auch Listen aus Großbritannien, den USA oder der Schweiz. Automatisiert wird die Prüfung, indem Kunden-, Lieferanten- und weitere Adressen direkt im ERP gegen diese Listen abgeglichen werden, in der Sage 100 etwa mit dem integrierten Sanktionslisten-Screening von intellicon.

    Was ist eine Sanktionslistenprüfung?

    Bei einer Sanktionslistenprüfung, oft auch Sanktionslisten-Screening genannt, wird eine Adresse mit den Einträgen staatlicher Sanktionslisten verglichen. Auf diesen Listen stehen Personen, Unternehmen und Organisationen, gegen die Finanz- oder Handelssanktionen verhängt wurden. Ergibt der Abgleich einen Treffer, muss geprüft werden, ob es sich tatsächlich um dieselbe Person oder Firma handelt.

    Wichtig ist der Unterschied zum Länderembargo: Ein Embargo betrifft ein ganzes Land oder bestimmte Güter, die Sanktionsliste dagegen konkrete Namen. Deshalb genügt es nicht, nur auf das Zielland zu schauen. Auch ein Geschäftspartner in einem unauffälligen Land kann gelistet sein.

    Wer muss Sanktionslisten prüfen?

    Die EU-Sanktionsverordnungen gelten unmittelbar für alle Unternehmen in der EU, nicht nur für Exporteure. Das Bereitstellungsverbot betrifft also grundsätzlich jeden Geschäftskontakt: Kunden, Lieferanten, Dienstleister und auch Zahlungen an Personen. Eine ausdrückliche Pflicht zu einem bestimmten Prüfverfahren schreibt das Gesetz nicht vor, in der Praxis ist ein regelmäßiger, dokumentierter Abgleich aber der übliche Weg, Verstöße zu vermeiden.

    Ob zusätzlich US-amerikanische, britische oder Schweizer Listen relevant sind, hängt vom Geschäftsmodell ab, zum Beispiel von US-Bezug bei Waren und Technologie, von Tochtergesellschaften oder von den Anforderungen Ihrer Banken und Kunden. Diese Frage sollten Sie mit Ihrem Exportkontrollverantwortlichen oder einer Fachberatung klären. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

    Welche Sanktionslisten sind im Standard enthalten?

    Das Sanktionslisten-Screening für Sage 100 prüft laut intellicon im Standard gegen fünf Listen. Die Kürzel entsprechen der Herkunft der jeweiligen Liste:

    KürzelHerkunftInhalt
    EU_CFSPEuropäische UnionKonsolidierte Liste der Finanzsanktionen im Rahmen der Gemeinsamen Außen- und Sicherheitspolitik
    GB_HMTGroßbritannienSanktionsliste des britischen Finanzministeriums (HM Treasury)
    US_SDNUSASpecially Designated Nationals List des US-Finanzministeriums (OFAC)
    US_DPLUSADenied Persons List des US-Handelsministeriums
    CH_SECOSchweizSanktionen des Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO)

    Gegen Gebühr lassen sich nach Angabe von intellicon weitere Listen zuschalten, darunter EU_IRAN, US_EL, US_LADP, US_LSDP, US_METI, US_UL, US_NPL, US_NONSDN, EU_RUSD und EU_RUSK. Welche davon Sie benötigen, ergibt sich aus Ihren Märkten und Ihrer Risikobewertung.

    Warum reicht eine einmalige Prüfung nicht aus?

    Sanktionslisten ändern sich laufend. Neue Namen kommen hinzu, andere werden gestrichen, und gerade in Krisenzeiten werden Listen in kurzen Abständen erweitert. Ein Kunde, der bei der Anlage unauffällig war, kann ein halbes Jahr später gelistet sein.

    Hinzu kommt der Umfang: Neben Kunden zählen auch Lieferanten, Spediteure, abweichende Lieferanschriften und im Einzelfall Mitarbeiter zu den zu prüfenden Adressen. Wer das per Hand über Webportale abgleicht, verliert viel Zeit und hat am Ende oft keinen sauberen Nachweis, wann welche Adresse geprüft wurde.

    Wie funktioniert das automatisierte Screening in der Sage 100?

    Das Sanktionslisten-Screening in Sage 100 ist laut intellicon vollständig in das Zollmodul und die Sage 100 integriert. Eine externe Software oder ein separates Portal ist nicht nötig. Geprüft werden Kundenadressen, Lieferantenadressen und allgemeine Adressen, zum Beispiel von Mitarbeitern.

    Für den Abgleich nennt der Anbieter auf zoll-einfach.de, der Seite zu Zoll, ATLAS und Sanktionslistenprüfung mit Sage 100, eine Volltext- und phonetische Suche. Die phonetische Suche ist wichtig, weil Namen aus anderen Schriftsystemen unterschiedlich transkribiert werden. Ein exakter Zeichenvergleich würde solche Schreibvarianten übersehen.

    Da das Screening Teil des Zollmoduls ist, liegt es nahe, beides gemeinsam zu betrachten: Wer seine Ausfuhranmeldung per ATLAS aus der Sage 100 erstellt, prüft die Beteiligten im selben System. Wie die Ausfuhranmeldung selbst abläuft, beschreiben wir im Beitrag Ausfuhranmeldung über ATLAS direkt aus der Sage 100.

    Wie richten Sie einen verlässlichen Prüfprozess ein?

    Die Software liefert Treffer, den Prozess drumherum müssen Sie festlegen. Diese Checkliste hilft bei der Einführung:

    • Verantwortung klären: Wer bewertet Treffer, wer gibt gesperrte Vorgänge frei, wer vertritt im Urlaub?
    • Prüfumfang festlegen: Kunden, Lieferanten, Lieferanschriften, Dienstleister und gegebenenfalls Mitarbeiter.
    • Listen auswählen: Standardlisten prüfen und entscheiden, ob zusätzliche Listen nötig sind.
    • Zeitpunkte definieren: bei Neuanlage einer Adresse, vor Auftragsannahme oder Versand und regelmäßig für den Bestand.
    • Umgang mit Treffern regeln: Wie wird ein Verdacht geprüft, wie ein Fehltreffer dokumentiert, wann wird externe Beratung hinzugezogen?
    • Dokumentation sichern: Prüfungen und Entscheidungen so ablegen, dass sie bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar sind.

    Worauf sollten Sie achten?

    Ein automatisiertes Screening ersetzt nicht die Entscheidung durch einen Menschen. Gerade die phonetische Suche erzeugt bewusst auch ähnliche Namen als Treffer. Jeder Treffer muss deshalb fachlich bewertet werden, bevor ein Geschäft gestoppt oder freigegeben wird.

    Die Sanktionslistenprüfung ist außerdem nur ein Baustein der Exportkontrolle. Güterbezogene Prüfungen, etwa ob ein Artikel als Dual-Use-Gut genehmigungspflichtig ist, und Länderembargos sind eigene Themen. Wie oft die Listen im System aktualisiert werden und wie Prüfergebnisse protokolliert werden, sollten Sie vor der Einführung im Gespräch mit dem Anbieter klären, da die öffentliche Produktseite dazu keine Details nennt.

    Technisch setzt die Lösung die Sage 100 Warenwirtschaft und das Zollmodul voraus. Wer die Sage 100 nicht einsetzt, kann diese Integration nicht nutzen.

    Häufige Fragen

    Ist die Sanktionslistenprüfung gesetzlich vorgeschrieben?

    Die EU-Sanktionsverordnungen verbieten es, gelisteten Personen und Organisationen Geld oder wirtschaftliche Ressourcen bereitzustellen. Ein bestimmtes Prüfverfahren schreiben sie nicht vor. Ein regelmäßiger, dokumentierter Abgleich ist in der Praxis aber der übliche Weg, dieses Verbot einzuhalten. Für Ihren konkreten Fall sollten Sie fachlichen Rat einholen.

    Müssen auch Unternehmen ohne Export Sanktionslisten prüfen?

    Ja, das Bereitstellungsverbot gilt grundsätzlich für alle Geschäftsbeziehungen, auch im Inland. Gelistete Personen oder Firmen können auch innerhalb der EU ansässig sein. Exporteure haben wegen der vielen ausländischen Geschäftspartner jedoch meist ein höheres Risiko.

    Welche Adressen prüft das Screening in der Sage 100?

    Laut intellicon werden Kundenadressen, Lieferantenadressen und allgemeine Adressen, zum Beispiel von Mitarbeitern, geprüft. Im Standard erfolgt der Abgleich gegen die Listen EU_CFSP, GB_HMT, US_SDN, US_DPL und CH_SECO. Weitere Listen sind gegen Gebühr zuschaltbar.

    Was passiert bei einem Treffer?

    Ein Treffer bedeutet zunächst nur eine Namensähnlichkeit. Eine verantwortliche Person muss prüfen, ob es sich wirklich um den gelisteten Eintrag handelt, etwa anhand von Anschrift oder Geburtsdatum. Diese Entscheidung sollte dokumentiert werden.

    Wenn Sie die Sanktionslistenprüfung aus der Handarbeit holen möchten, finden Sie die Details auf der Seite zum Sanktionslisten-Screening in Sage 100. Ob die Lösung zu Ihren Märkten und Abläufen passt, klären Sie am besten in einer kostenlosen Erstberatung von 30 Minuten.

  • Ausfuhranmeldung über ATLAS direkt aus der Sage 100 erstellen

    Ausfuhranmeldung über ATLAS direkt aus der Sage 100 erstellen

    Wer Waren in Länder außerhalb der EU liefert, muss die Ausfuhr beim Zoll anmelden. In vielen Unternehmen heißt das: Daten aus Rechnung und Lieferschein werden in eine separate Zollsoftware oder ein Webportal übertragen, oft von Hand. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig, besonders wenn die Exporte nicht täglich, sondern nur gelegentlich anfallen.

    Kurz gesagt: Mit dem Zollmodul von intellicon erstellen Sie die Ausfuhranmeldung direkt aus einem Beleg der Sage 100 Warenwirtschaft. Aus dem Beleg entstehen Zollrechnung, Ausfuhranmeldung und bei Bedarf Präferenznachweise wie EUR.1 oder ATR.1. Die Anmeldung wird über ATLAS direkt an den Zoll übermittelt, die Ausfuhrbegleitdokumente stehen nach der Genehmigung laut intellicon in der Regel innerhalb weniger Minuten bereit.

    Was ist ATLAS und wofür braucht man es bei der Ausfuhr?

    ATLAS ist das IT-Verfahren der deutschen Zollverwaltung, über das Zollanmeldungen elektronisch abgegeben und bearbeitet werden. Für die Ausfuhr bedeutet das: Die Ausfuhranmeldung wird als Datensatz an den Zoll übermittelt, geprüft und freigegeben. Anschließend erhält der Anmelder das Ausfuhrbegleitdokument, das die Ware bis zur Ausgangszollstelle begleitet.

    Um Anmeldungen über ATLAS abzugeben, braucht man eine Software, die mit dem Verfahren kommunizieren kann. Genau hier entsteht in vielen Unternehmen der Bruch: Die Daten liegen im ERP, die Anmeldung wird aber in einem anderen System erstellt.

    Wie entsteht die Ausfuhranmeldung direkt aus der Sage 100?

    Das Zollmodul arbeitet mit den Daten, die in der Sage 100 bereits vorhanden sind. Laut intellicon läuft eine Ausfuhr so ab:

    1. Ausgangspunkt ist ein Beleg in der Sage 100 Warenwirtschaft, zum Beispiel Rechnung oder Lieferschein. Bis zu 30 Sage-Belege lassen sich zu einer Sendung zusammenfassen.
    2. Aus dem Beleg erstellt das Zollmodul die Zollrechnung.
    3. Daraus entsteht die Ausfuhranmeldung. Die Angaben lassen sich vor dem Absenden manuell korrigieren.
    4. Die Anmeldung wird über ATLAS direkt an den Zoll übermittelt.
    5. Nach der Genehmigung stehen die Ausfuhrbegleitdokumente bereit, laut intellicon in der Regel innerhalb weniger Minuten.
    6. Bei Bedarf werden Präferenz- und Ursprungsnachweise erstellt: EUR.1, ATR.1 oder ein Ursprungszeugnis. Auch ein Speditionsauftrag kann erzeugt werden.
    7. Die Dokumente lassen sich in die amtlichen Formulare drucken und werden in der Sage 100 gespeichert.

    Weil alle Unterlagen am Vorgang in der Sage 100 liegen, sind sie bei einer Rückfrage oder Prüfung schnell auffindbar. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie auf der Seite Ausfuhranmeldung per ATLAS aus der Sage 100.

    Wie viel Zeit spart das Zollmodul?

    intellicon macht dazu deutliche Angaben. Auf der Produktseite heißt es: „In zwei Minuten haben Sie eine Ausfuhrerklärung erledigt.“ Die Bearbeitungszeit lasse sich „um den Faktor 10 bis 50“ verkürzen. Beides sind Anbieterangaben, die von Ihren Belegen, Stammdaten und Abläufen abhängen.

    Unabhängig von der genauen Zahl liegt der Gewinn auf der Hand: Was bereits im Beleg steht, muss niemand ein zweites Mal eingeben. Damit entfallen auch die typischen Übertragungsfehler bei Mengen, Gewichten und Werten.

    Hinzu kommt ein organisatorischer Vorteil. Wenn die Ausfuhranmeldung aus dem Beleg entsteht, hängt das Exportgeschäft weniger an einzelnen Personen, die sich mit dem separaten Zollportal auskennen. Auch Vertretungen im Urlaub oder bei Krankheit lassen sich so leichter organisieren.

    Welche Voraussetzungen gelten?

    Das Zollmodul ist für die Sage 100 gebaut. Die folgende Übersicht fasst die Voraussetzungen und Empfehlungen zusammen, wie intellicon sie nennt.

    PunktAngabe von intellicon
    ERPSage 100 Warenwirtschaft
    Empfohlenes Zusatzmodul„Intrastatmeldung“
    Sage 100 Line Basic„Addin-Option“ erforderlich
    ÜbermittlungDirekt über ATLAS an den Zoll
    AblageSpeicherung der Dokumente in der Sage 100

    Laut intellicon ist das Modul „vom Zoll geprüft und abgenommen“. Das erleichtere den Antrag auf den Status als zugelassener Ausführer, mit dem Unternehmen Ursprungserklärungen unter bestimmten Bedingungen selbst ausstellen dürfen. Ob und unter welchen Bedingungen Ihr Unternehmen diesen Status erhält, entscheidet der Zoll.

    Was gehört neben der Ausfuhranmeldung zur Exportkontrolle?

    Die Ausfuhranmeldung ist nur ein Teil der Pflichten im Export. Vor einer Lieferung sollten Unternehmen auch prüfen, ob Kunden oder Empfänger auf einer Sanktionsliste stehen. intellicon bietet dafür ein Sanktionslisten-Screening in Sage 100 an, das in Zollmodul und Sage 100 integriert ist. Welche Listen geprüft werden und wie das automatisiert abläuft, beschreibt unser Beitrag zur Sanktionslistenprüfung im Export.

    Auch der Versand selbst lässt sich aus der Sage 100 heraus steuern. Wie Etiketten für DHL, DPD, GLS und UPS direkt aus dem Beleg entstehen, zeigt der Beitrag Versandetiketten direkt aus der Sage 100.

    Worauf sollten Sie achten?

    Ein Zollmodul nimmt viel Tipparbeit ab, die zollrechtliche Verantwortung bleibt aber beim Unternehmen. Diese Punkte sollten Sie im Blick behalten:

    • Stammdaten: Warentarifnummern, Ursprungsland und Gewichte sollten im Artikelstamm gepflegt sein. Was dort fehlt, fehlt auch in der Anmeldung.
    • Prüfung vor dem Absenden: Die Angaben lassen sich manuell korrigieren. Nutzen Sie diese Möglichkeit, gerade bei ungewöhnlichen Sendungen.
    • Präferenzrecht: Ob eine Ware präferenzberechtigt ist und welcher Nachweis passt, ist eine fachliche Entscheidung. Die Software erstellt das Dokument, die Beurteilung trifft Ihr Exportverantwortlicher.
    • Nur Sage 100: Das Zollmodul setzt die Sage 100 Warenwirtschaft voraus. Wer ein anderes ERP nutzt, braucht eine andere Lösung.

    Dieser Beitrag ersetzt keine Zoll- oder Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte zu Ihren Ausfuhren sind der Zoll und spezialisierte Berater zuständig.

    Häufige Fragen

    Kann ich mehrere Rechnungen zu einer Ausfuhranmeldung zusammenfassen?

    Ja. Laut intellicon lassen sich bis zu 30 Sage-Belege zu einer Sendung zusammenfassen. Daraus entsteht eine gemeinsame Zollrechnung und Ausfuhranmeldung.

    Wie schnell erhalte ich das Ausfuhrbegleitdokument?

    Nach Angabe von intellicon stehen die Ausfuhrbegleitdokumente nach der Genehmigung durch den Zoll in der Regel innerhalb weniger Minuten bereit. Die Dauer hängt von der Bearbeitung beim Zoll ab.

    Erstellt das Zollmodul auch EUR.1 und Ursprungszeugnisse?

    Ja. Aus dem Vorgang lassen sich bei Bedarf EUR.1, ATR.1 oder ein Ursprungszeugnis erstellen und in die amtlichen Formulare drucken. Ob ein Präferenznachweis zulässig ist, müssen Sie fachlich prüfen.

    Welche Sage-100-Version brauche ich?

    Voraussetzung ist die Sage 100 Warenwirtschaft. Empfohlen wird das Zusatzmodul „Intrastatmeldung“, bei der Line Basic ist die „Addin-Option“ nötig.

    Wie testen Sie, ob das Zollmodul zu Ihren Exporten passt?

    Nehmen Sie eine typische Ausfuhr der letzten Wochen und notieren Sie, wie lange Anmeldung und Dokumente gedauert haben. Damit lässt sich das Zollmodul gut einordnen. Weitere Informationen bietet die Seite Zoll, ATLAS und Sanktionslistenprüfung mit Sage 100. Wenn Sie Ihren Ablauf besprechen möchten, buchen Sie eine kostenlose Erstberatung (30 Minuten).

  • Sage 100 mit DATEV verbinden, auch ohne Rechnungswesen: drei Varianten

    Sage 100 mit DATEV verbinden, auch ohne Rechnungswesen: drei Varianten

    Viele Unternehmen arbeiten in der Warenwirtschaft mit Sage 100, die Finanzbuchhaltung macht aber die Steuerberatung in DATEV. Dann stellt sich die Frage, wie die Rechnungen ohne Abtippen und ohne Papierstapel dort ankommen. Und braucht man dafür zusätzlich das Sage Rechnungswesen?

    Kurz gesagt: Sage 100 lässt sich mit der DATEV-Schnittstelle von intellicon direkt aus der Warenwirtschaft mit DATEV verbinden, ein Sage Rechnungswesen ist dafür nicht nötig. Es gibt drei Varianten: eine DATEV-Datei im Klassik-Format, die direkte Übertragung zu DATEV Unternehmen online und intellicon DATEV Connect für eine lokal installierte DATEV-Finanzbuchhaltung. Welche passt, hängt davon ab, wo Ihre Buchhaltung geführt wird.

    Warum geht es auch ohne Sage Rechnungswesen?

    Die Rechnungen entstehen in der Warenwirtschaft, also dort, wo Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen geschrieben werden. Die DATEV-Schnittstelle von intellicon setzt genau dort an. Sie übergibt Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie Gutschriften direkt aus der Sage 100 Warenwirtschaft.

    Ein Sage Rechnungswesen und die OP-Verwaltung von Sage sind dafür laut intellicon nicht erforderlich. Das ist vor allem für Unternehmen interessant, deren Buchhaltung vollständig bei der Steuerberatung liegt.

    Welche drei Varianten gibt es?

    Die Schnittstelle kennt drei Wege zu DATEV. Die Tabelle stellt sie nebeneinander.

    VarianteWie die Daten zu DATEV kommenPasst, wenn …
    1. Klassik-DateiDie Sage 100 erzeugt eine DATEV-Datei, die zum Beispiel per E-Mail an die Steuerberatung geht.die Steuerberatung Dateien entgegennimmt und einliest.
    2. DATEV Unternehmen onlineDirekte Übertragung über den Buchungsdatenservice und den Belegdatenservice, optional mit Belegbildern und automatischem PDF-Druck.Sie und Ihre Steuerberatung mit DATEV Unternehmen online arbeiten.
    3. intellicon DATEV ConnectÜbertragung an die lokal installierte DATEV-Finanzbuchhaltung, optional mit Import der offenen Posten nach Sage 100.DATEV bei Ihnen im Haus installiert ist.

    Variante 1: Klassik-Datei

    Die einfachste Form ist eine Datei im DATEV-Format, die aus der Sage 100 erzeugt und an die Steuerberatung übergeben wird. Bei dieser Variante unterstützt die Schnittstelle neben dem aktuellen DATEV-Format laut intellicon auch die älteren Formate KNE und OBE. Der Nachteil: Jemand muss die Datei verschicken und jemand muss sie einlesen.

    Variante 2: DATEV Unternehmen online

    Hier werden Buchungsdaten und Belege von Maschine zu Maschine an DATEV Unternehmen online übertragen, ohne Dateiupload. Optional gehen die Belegbilder mit, sodass die Steuerberatung zu jeder Buchung den Beleg sieht. Laut intellicon hat DATEV den Datenservice der Schnittstelle erfolgreich technisch geprüft. Mehr dazu auf der Seite Sage 100 mit DATEV Unternehmen online verbinden.

    Variante 3: intellicon DATEV Connect

    Steht die DATEV-Finanzbuchhaltung lokal im Unternehmen, verbindet intellicon DATEV Connect die Sage 100 mit dieser Installation. Optional lassen sich offene Posten aus DATEV zurück in die Sage 100 importieren. Dann sieht der Vertrieb in der Warenwirtschaft, welche Rechnungen noch offen sind.

    Welche Funktionen haben alle Varianten gemeinsam?

    Unabhängig vom Übertragungsweg bringt die Schnittstelle laut intellicon einige Funktionen mit, die im Alltag Doppelarbeit vermeiden:

    • Eine Merkfunktion sorgt dafür, dass nur neue Buchungen übertragen werden und nichts doppelt ankommt.
    • Ausgabe im aktuellen DATEV-Format.
    • Kostenstellen und Kostenträger werden mitgegeben.
    • Ein Datumsfilter grenzt den Übertragungszeitraum ein.
    • Kunden und Lieferanten lassen sich als Stammdaten nach DATEV übertragen.

    Die vollständige Beschreibung finden Sie auf der Seite zur DATEV-Schnittstelle zur Sage 100.

    Warum lohnt es sich, die Belege gleich mitzuschicken?

    Eine Buchung ohne Beleg führt bei der Steuerberatung fast immer zu einer Rückfrage. Werden Belegbilder automatisch mit übertragen, sieht die Kanzlei zu jeder Rechnung das passende Dokument. Das spart auf beiden Seiten Zeit und vermeidet Listen mit offenen Fragen zum Monatsende.

    Bei der Variante DATEV Unternehmen online kann die Sage 100 die Rechnungen dafür automatisch als PDF drucken und mit den Buchungsdaten übergeben. Wie das im Detail abläuft, beschreibt der Beitrag zur DATEV-Übergabe mit Belegen aus der Sage 100.

    Was bedeutet das Aus von DATEV Mittelstand Faktura?

    DATEV stellt die Produkte DATEV Mittelstand Faktura (Art.-Nr. 93600) und Faktura ITU (Art.-Nr. 93500) ein. Unternehmen, die damit bisher ihre Rechnungen schreiben, brauchen eine neue Lösung für Angebote, Aufträge und Rechnungen.

    intellicon empfiehlt dafür die Sage 100 in Verbindung mit der DATEV-Schnittstelle. DATEV Unternehmen online kann dabei weiter genutzt werden, die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung bleibt also erhalten. Hintergründe stehen auf der Seite Alternative zu DATEV Mittelstand Faktura. Einen Überblick über die Sage-Systeme gibt unser Sage ERP-Vergleich.

    Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

    Die Wahl der Variante ist vor allem eine Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung. Klären Sie diese Punkte vorab:

    • Arbeitet Ihre Steuerberatung mit DATEV Unternehmen online, oder erwartet sie Dateien?
    • Sollen Belegbilder mit übertragen werden, damit Rückfragen zu einzelnen Buchungen entfallen?
    • Steht bei Ihnen eine lokale DATEV-Installation, und sollen offene Posten zurück in die Sage 100 fließen?
    • Sind Kontenrahmen, Steuerschlüssel und Kostenstellen zwischen Sage 100 und DATEV abgestimmt?

    Eine Grenze sollten Sie kennen: Die Schnittstelle überträgt Rechnungen und Gutschriften aus der Warenwirtschaft. Die buchhalterische Verantwortung, also Kontierung, Abschluss und Steuererklärungen, liegt weiter bei Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung. Wer auch Zahlungseingänge automatisieren möchte, findet im Beitrag Zahlungseingänge automatisch verbuchen einen Ansatz für Unternehmen, die ihre Buchhaltung in der Sage 100 selbst führen.

    Häufige Fragen

    Brauche ich das Sage Rechnungswesen für die DATEV-Übergabe?

    Nein. Die DATEV-Schnittstelle von intellicon übergibt Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie Gutschriften direkt aus der Sage 100 Warenwirtschaft. Ein Sage Rechnungswesen oder die OP-Verwaltung sind laut intellicon nicht nötig.

    Können Belegbilder mit an DATEV übertragen werden?

    Ja, bei der Variante DATEV Unternehmen online optional über den Belegdatenservice. Die Steuerberatung sieht dann zu jeder Buchung den passenden Beleg.

    Werden Buchungen doppelt übertragen, wenn ich zweimal exportiere?

    Die Schnittstelle hat eine Merkfunktion, die nur neue Buchungen überträgt. Zusätzlich lässt sich der Zeitraum über einen Datumsfilter eingrenzen.

    Was mache ich, wenn DATEV Mittelstand Faktura eingestellt wird?

    intellicon empfiehlt den Umstieg auf Sage 100 mit DATEV-Schnittstelle. DATEV Unternehmen online kann dabei weiter genutzt werden.

    Wie geht es weiter?

    Fragen Sie Ihre Steuerberatung, über welchen Weg sie Daten am liebsten erhält. Mit dieser Antwort ist die passende Variante meist schnell klar. Details zu allen drei Wegen finden Sie bei der DATEV-Schnittstelle zur Sage 100. Wenn Sie Ihren Fall besprechen möchten, buchen Sie eine kostenlose Erstberatung (30 Minuten).

  • Rechnungseingang automatisieren: Eingangsrechnungen in die Sage 100

    Rechnungseingang automatisieren: Eingangsrechnungen in die Sage 100

    Eingangsrechnungen kommen heute selten per Post. Sie liegen in Kundenportalen von Lieferanten, Telekommunikationsanbietern und Plattformen, kommen als Anhang in verschiedene Postfächer oder als Foto vom Beleg aus dem Außendienst. Bevor die Buchhaltung überhaupt buchen kann, muss sie diese Rechnungen erst einsammeln.

    Kurz gesagt: Den Rechnungseingang für Sage 100 automatisieren Sie, indem Rechnungen automatisch aus Online-Portalen, Postfächern und einer App abgeholt, per Texterkennung ausgelesen, revisionssicher archiviert, über einen Freigabe-Workflow geprüft und dann an Sage 100 übergeben werden. intellicon kombiniert dafür das Rechnungs-Import-Modul von Girozauber mit dem Dienst GetMyInvoices. Auch E-Rechnungen werden dabei verarbeitet.

    Wo kostet der Rechnungseingang heute die meiste Zeit?

    Der eigentliche Buchungssatz ist meist schnell erfasst. Zeit kostet alles davor: sich in Portale einloggen, PDFs herunterladen, Anhänge aus E-Mails speichern, Dateien umbenennen, ablegen und dann Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze abtippen.

    Hinzu kommt die Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen. Wer hat die Bestellung ausgelöst, wer gibt die Rechnung frei, und liegt die Freigabe schriftlich vor? Ohne festen Ablauf wandern Rechnungen per E-Mail hin und her oder bleiben liegen, bis die Mahnung kommt.

    Wie funktioniert der automatisierte Rechnungseingang mit Sage 100?

    Die Lösung von intellicon verbindet zwei Bausteine. GetMyInvoices übernimmt das Einsammeln, Erkennen und Archivieren. Das Rechnungs-Import-Modul von Girozauber sorgt für die Übergabe an Sage 100. Laut intellicon sieht der Weg einer Rechnung so aus:

    1. Abholen: Rechnungen werden automatisch heruntergeladen, laut intellicon aus über 10.000 Online-Portalen, außerdem aus Posteingängen sowie über eine Desktop- und eine Mobile-App.
    2. Erkennen: Eine KI-gestützte Texterkennung liest die Rechnungsdaten aus.
    3. Archivieren: Die Belege werden GoBD-konform archiviert.
    4. Freigeben: Über Freigabe-Workflows prüfen die zuständigen Personen die Rechnung.
    5. Übergeben: Die geprüften Daten werden an Sage 100 übergeben.

    Für wiederkehrende Beträge, etwa Mieten, Leasingraten oder Abonnements, lassen sich Templates anlegen. So muss die gleiche Rechnung nicht jeden Monat neu kontiert werden. Eine Beschreibung des Zusammenspiels finden Sie auf der Seite Rechnungseingang automatisieren mit Sage 100.

    Was passiert mit E-Rechnungen im Eingang?

    Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Laut intellicon verarbeitet die Kombination aus Girozauber und GetMyInvoices auch E-Rechnungen. Damit laufen PDF-Rechnungen und strukturierte E-Rechnungen über denselben Eingangskanal.

    Auch in der Sage 100 selbst hat sich beim Thema etwas getan. Mit Version 9.0.11 gibt es laut intellicon einen E-Rechnungs-Import mit Protokoll und eine vorsichtigere Zuordnung von Bestellnummern. Der Beitrag Sage 100 9.0.11 – Neuerungen im Alltag fasst das zusammen. Welche Fristen für den Versand gelten, erklärt unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027.

    Welche Schritte übernimmt die Automatisierung und welche bleiben beim Menschen?

    Eine klare Aufgabenteilung hilft bei der Einführung. Die Tabelle zeigt, wie sich die Arbeit verschiebt.

    ArbeitsschrittBisherMit automatisiertem Rechnungseingang
    Rechnungen aus Portalen holenEinloggen, herunterladen, speichernAutomatischer Abruf
    Anhänge aus PostfächernManuell speichern und ablegenAutomatische Übernahme aus Posteingängen
    Daten erfassenAbtippenKI-gestützte Texterkennung, Prüfung durch die Buchhaltung
    FreigabePer E-Mail oder auf PapierFreigabe-Workflow
    ArchivOrdner oder DateiablageGoBD-konforme Archivierung
    Kontierung und BuchungIn Sage 100 von HandÜbergabe an Sage 100, Templates für Wiederkehrendes

    Die fachliche Entscheidung bleibt beim Menschen: Ist die Leistung erbracht, stimmt der Preis, gehört die Rechnung zu dieser Kostenstelle? Die Automatisierung nimmt der Buchhaltung das Sammeln und Abtippen ab, nicht die Verantwortung.

    Worauf sollten Sie achten?

    Ein automatisierter Rechnungseingang ist schnell eingerichtet, wenn die Grundlagen stimmen. Diese Punkte sollten Sie vorab klären:

    • Zugänge: Für einen automatischen Abruf aus Portalen sind in der Regel die Zugangsdaten zu diesen Portalen nötig. Legen Sie fest, wer sie verwaltet.
    • Texterkennung prüfen: Auch eine KI-gestützte Erkennung kann sich bei ungewöhnlichen Layouts oder schlechten Scans irren. Planen Sie eine Sichtprüfung ein, gerade in den ersten Wochen.
    • Freigaberegeln: Definieren Sie, wer welche Rechnungen bis zu welchem Betrag freigeben darf, bevor Sie den Workflow einrichten.
    • Verfahrensdokumentation: Ein neuer Eingangsweg gehört in die Verfahrensdokumentation nach GoBD. Stimmen Sie das mit Ihrer Steuerberatung ab.
    • Zwei Bausteine: GetMyInvoices ist ein eigener Dienst neben Girozauber. Klären Sie im Projekt, welche Lizenzen und Verträge dafür nötig sind.

    Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung, insbesondere nicht zu Archivierungs- und Dokumentationspflichten.

    Für wen lohnt sich ein automatisierter Rechnungseingang?

    Besonders spürbar ist der Effekt in Unternehmen, die Rechnungen aus vielen verschiedenen Quellen erhalten. Dazu gehören Händler mit zahlreichen Lieferanten, Unternehmen mit vielen Abonnements für Software und Dienste und Betriebe, in denen Mitarbeitende unterwegs Belege sammeln.

    Ein weiteres Signal sind wiederkehrende Rückfragen der Steuerberatung zu fehlenden Belegen. Wenn Rechnungen automatisch eingesammelt und archiviert werden, liegt der Beleg zur Buchung vor, bevor jemand danach fragen muss. Und wer ohnehin die E-Rechnung im Eingang organisieren muss, kann beide Aufgaben in einem Projekt lösen.

    Wie passt der Rechnungseingang zur übrigen Buchhaltung?

    Der Rechnungseingang ist eine Hälfte der Kreditorenbuchhaltung, die Zahlung die andere. Girozauber deckt laut intellicon auch die Zahlungsseite ab: Zahlungsdaten von Bank und Zahlungsanbietern werden eingelesen, offenen Posten zugeordnet und verbucht. Wie das funktioniert, beschreibt unser Beitrag Zahlungseingänge automatisch in Sage 100 verbuchen.

    Ein weiterer Praxisbericht zum Thema steht im intellicon-Blog unter Rechnungseingang automatisieren mit Sage 100.

    Häufige Fragen

    Aus welchen Quellen holt die Lösung Rechnungen ab?

    Laut intellicon aus über 10.000 Online-Portalen, aus Posteingängen sowie über eine Desktop- und eine Mobile-App. Das Einsammeln übernimmt dabei der Dienst GetMyInvoices.

    Werden auch E-Rechnungen verarbeitet?

    Ja, intellicon nennt E-Rechnungen ausdrücklich als Teil der Lösung. PDF-Rechnungen und strukturierte E-Rechnungen laufen damit über denselben Eingangsweg in Richtung Sage 100.

    Muss die Buchhaltung die erkannten Daten noch prüfen?

    Ja, das ist zu empfehlen. Die KI-gestützte Texterkennung nimmt das Abtippen ab, die fachliche Prüfung und Freigabe bleibt aber beim Menschen. Dafür gibt es Freigabe-Workflows.

    Was bringen Templates im Rechnungseingang?

    Für wiederkehrende Beträge wie Miete oder Leasing legen Sie einmal fest, wie die Rechnung behandelt wird. Danach muss sie nicht jeden Monat neu kontiert werden.

    Wie starten Sie?

    Notieren Sie für einen Monat, aus wie vielen Portalen und Postfächern Ihre Rechnungen kommen und wie viele es sind. Mit diesem Bild lässt sich die Lösung auf der Seite Rechnungseingang automatisieren gut einordnen. Für ein Gespräch über Ihren konkreten Ablauf buchen Sie eine kostenlose Erstberatung (30 Minuten).

  • Zahlungseingänge automatisch verbuchen: Bank, PayPal & Co. in Sage 100

    Zahlungseingänge automatisch verbuchen: Bank, PayPal & Co. in Sage 100

    Wer über Shop und Marktplätze verkauft, erhält Geld auf vielen Wegen: per Überweisung, über PayPal, Stripe, Klarna, Shopify Payments, Amazon oder eBay. In der Buchhaltung bedeutet das oft, Kontoauszüge und Auszahlungsberichte nebeneinanderzulegen und jede Zahlung von Hand einem offenen Posten zuzuordnen. Bei hunderten Vorgängen im Monat kostet das Tage.

    Kurz gesagt: Zahlungseingänge lassen sich in Sage 100 automatisch verbuchen, wenn eine Software die Zahlungsdaten von Bank und Zahlungsanbietern einliest, sie nach mehreren Kriterien den offenen Posten zuordnet und die Buchungen samt OP-Ausgleich erzeugt. intellicon bietet dafür Girozauber an. Die Buchungen landen in der gewohnten Buchungserfassung von Sage 100 und können dort vor dem Festschreiben geprüft werden.

    Warum ist das Verbuchen von Zahlungseingängen so aufwendig?

    Bei einer klassischen Überweisung steht im Verwendungszweck idealerweise eine Rechnungsnummer. In der Praxis fehlt sie oft, ist vertippt oder es werden mehrere Rechnungen auf einmal bezahlt. Dann beginnt die Suche nach Betrag, Name und Datum.

    Bei Zahlungsanbietern und Marktplätzen kommt eine weitere Ebene hinzu. Sie zahlen in der Regel nicht jede Bestellung einzeln aus, sondern sammeln Umsätze, ziehen Gebühren ab und überweisen eine Summe. Auf dem Bankkonto erscheint ein einziger Betrag, hinter dem viele Bestellungen, Erstattungen und Gebühren stecken. Wer das händisch auflöst, braucht Zeit und Konzentration, die an anderer Stelle fehlt.

    Wie funktioniert die automatische Verbuchung mit Girozauber?

    Girozauber besteht laut intellicon aus zwei Komponenten. Die Connectoren holen die Zahlungsdaten von den jeweiligen Anbietern ab. Das Grundmodul übernimmt die Zuordnung zu den offenen Posten, erzeugt die Buchungen und gleicht die offenen Posten aus.

    Der Ablauf sieht im Alltag so aus:

    1. Girozauber liest die Zahlungsdaten von Bank und Zahlungsanbietern ein, zum Beispiel PayPal, Stripe, Klarna, Shopify Payments, Amazon oder eBay.
    2. Jede Zahlung wird nach mehreren Kriterien einem offenen Posten in Sage 100 zugeordnet.
    3. Die passenden Buchungen werden erzeugt und in die Buchungserfassung von Sage 100 übergeben.
    4. Die Buchhaltung prüft die Buchungen dort, ändert sie bei Bedarf und schreibt sie fest.
    5. Die offenen Posten werden ausgeglichen, und die Debitorenliste zeigt den tatsächlichen Stand.

    Nach Angabe von intellicon arbeitet Girozauber mit einer lernenden Architektur, die die Automatisierung mit jeder Buchung verbessert. Wie hoch der automatisch zugeordnete Anteil in Ihrem Fall ausfällt, hängt von der Datenqualität und Ihren Zahlungswegen ab. Eine pauschale Quote lässt sich seriös nicht nennen.

    Ausführliche Informationen finden Sie auf der Produktseite Zahlungseingänge in Sage 100 automatisch verbuchen mit Girozauber.

    Was ändert die direkte Bankanbindung?

    Bisher mussten Kontoumsätze häufig zuerst aus einem Banking-Programm exportiert und dann in die Buchhaltung importiert werden. Jeder dieser Schritte ist eine Gelegenheit, eine Datei zu vergessen, doppelt einzulesen oder am falschen Ort abzulegen.

    Seit Juni 2026 bietet Girozauber eine direkte Bankanbindung. Die Bankbuchungen werden direkt von der Bank abgerufen, ohne Banking-Programm, Dateiexport und Import. Der Beitrag Bankbuchungen direkt in die Sage 100 Buchhaltung im intellicon-Blog beschreibt die Neuerung.

    Welche Zahlungswege lassen sich anbinden?

    Die folgende Übersicht zeigt, welche Quellen intellicon für Girozauber nennt und welche Besonderheit sie typischerweise für die Buchhaltung mitbringen.

    ZahlungswegTypische Besonderheit in der Buchhaltung
    BankkontoVerwendungszweck oft unvollständig, Sammelüberweisungen für mehrere Rechnungen
    PayPal, Stripe, KlarnaGebühren und Erstattungen neben den eigentlichen Zahlungen
    Shopify PaymentsAuszahlungen fassen mehrere Shop-Bestellungen zusammen
    Amazon, eBayAuszahlungen enthalten Bestellungen, Gebühren und Rückerstattungen in einer Summe

    Girozauber lässt sich einzeln einsetzen oder zusammen mit der Multi-Shop-Schnittstelle von intellicon, die Shopaufträge als Belege in die Sage 100 bringt. Dann passen Auftrag, Rechnung und Zahlung über die ganze Strecke zusammen.

    Was die Lösung nicht ersetzt

    Automatische Verbuchung heißt nicht, dass niemand mehr hinschaut. Die Buchungen landen bewusst in der Buchungserfassung von Sage 100, damit die Buchhaltung die Hoheit behält. Das ist auch sinnvoll, denn nicht jeder Fall lässt sich eindeutig entscheiden.

    • Zahlungen ohne erkennbaren Bezug, etwa ohne Rechnungsnummer und mit abweichendem Betrag, bleiben Klärungsfälle.
    • Die Qualität der Zuordnung hängt davon ab, wie sauber Rechnungen, Kundennummern und Auftragsdaten in Sage 100 gepflegt sind.
    • Kontenrahmen, Steuerschlüssel und Gebührenkonten werden bei der Einrichtung festgelegt. Diese Entscheidung trifft Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung.
    • Girozauber ist für Sage 100 gebaut. Für andere ERP-Systeme ist es nicht belegt.

    In Projekten sehen wir häufig, dass der größte Gewinn nicht in der einzelnen Buchung liegt, sondern im aktuellen Stand der offenen Posten. Mahnungen gehen dann nicht an Kunden, die längst bezahlt haben.

    Für wen lohnt sich die automatische Verbuchung?

    Girozauber richtet sich an Anwender der Sage 100, bei denen viele Zahlungen über unterschiedliche Wege eingehen. Typische Anzeichen dafür, dass sich eine genauere Betrachtung lohnt:

    • Sie verkaufen über einen oder mehrere Shops und Marktplätze und erhalten Sammelauszahlungen von Zahlungsanbietern.
    • Die Buchhaltung verbringt jeden Monat mehrere Tage damit, Zahlungen offenen Posten zuzuordnen.
    • Die offene-Posten-Liste ist oft nicht aktuell, weil die Verbuchung hinterherläuft.
    • Kunden erhalten gelegentlich Zahlungserinnerungen, obwohl sie bereits bezahlt haben.

    Treffen mehrere Punkte zu, ist die Zuordnung von Zahlungen ein klassischer Fall von Routinearbeit, die eine Maschine übernehmen kann. Die Menschen in der Buchhaltung kümmern sich dann um die Fälle, die wirklich eine Entscheidung brauchen.

    Wie läuft die Einführung ab?

    intellicon beschreibt den Projektablauf in vier Schritten: Erstgespräch von etwa 30 Minuten, Konzept, Einrichtung und Test, danach Go-Live und Betreuung. Im Konzept wird geklärt, welche Zahlungswege angebunden werden und welche Regeln für die Verbuchung gelten.

    Wer zusätzlich die Eingangsseite automatisieren möchte, findet im Beitrag Rechnungseingang automatisieren in der Sage 100 den passenden Gegenpart. Einen Gesamtüberblick bietet die Seite Buchhaltung in Sage 100 automatisieren.

    Häufige Fragen

    Werden die Buchungen ohne Kontrolle festgeschrieben?

    Nein. Girozauber übergibt die Buchungen in die gewohnte Buchungserfassung von Sage 100. Dort kann die Buchhaltung sie prüfen und ändern, bevor sie festgeschrieben werden.

    Brauche ich weiterhin ein Banking-Programm für den Kontoauszug?

    Mit der direkten Bankanbindung, die seit Juni 2026 verfügbar ist, ruft Girozauber Bankbuchungen direkt von der Bank ab. Ein Export aus einem Banking-Programm und ein anschließender Import entfallen dafür.

    Kann Girozauber auch Amazon- und PayPal-Auszahlungen verarbeiten?

    Ja, intellicon nennt unter anderem PayPal, Stripe, Klarna, Shopify Payments, Amazon und eBay als Quellen. Für die Zahlungsanbieter gibt es jeweils eigene Connectoren.

    Funktioniert Girozauber ohne die Multi-Shop-Schnittstelle?

    Ja. Girozauber kann einzeln eingesetzt werden. In Kombination mit der Multi-Shop-Schnittstelle passen Shopauftrag, Beleg und Zahlung in Sage 100 durchgängig zusammen.

    Wie finden Sie heraus, ob sich das für Sie lohnt?

    Ein guter Anfang ist eine ehrliche Zählung: Wie viele Zahlungen verbucht Ihre Buchhaltung im Monat von Hand, und über wie viele Wege kommen sie herein? Mit diesen Zahlen können Sie die Girozauber-Schnittstelle für Sage 100 konkret bewerten. Für die Einordnung Ihres Falls buchen Sie eine kostenlose Erstberatung (30 Minuten).