Schlagwort: ZUGFeRD

Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Übergangsfrist für den Versand endet am 31.12.2026. Für viele Mittelständler stellt sich deshalb jetzt die Frage: Gilt die Versandpflicht für uns schon 2027, und schafft unser ERP das überhaupt?

Wer muss ab wann E-Rechnungen versenden?

Die Pflicht wird stufenweise eingeführt. Die folgende Übersicht fasst die Termine zusammen, wie sie intellicon auf der Seite E-Rechnungspflicht 2027 – Fristen und Checkliste (Stand September 2026) darstellt.

Stichtag	Was gilt
seit 01.01.2025	Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
bis 31.12.2026	Übergangsfrist: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen noch versendet werden.
ab 01.01.2027	Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
ab 01.01.2028	Versandpflicht für alle übrigen B2B-Unternehmen.
bis Januar 2028	Bestehende EDI-Verbindungen sind auf EN 16931 umzustellen (Angabe der intellicon-Seite).

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellung befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Ausgenommen sind laut intellicon außerdem Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.

Die Seite nennt zusätzlich einen Ausblick auf die europäische Initiative ViDA mit den Terminen 01.07.2028, 01.07.2030 und 01.01.2035. Was davon für Ihr Unternehmen konkret gilt, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.

Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Die Software des Empfängers kann ihn ohne Abtippen verarbeiten. Ein PDF, das per E-Mail verschickt wird, ist dagegen keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht, auch wenn es elektronisch übermittelt wird.

In der Praxis sind zwei Formate verbreitet: die XRechnung als reiner XML-Datensatz und ZUGFeRD, das ein lesbares PDF mit eingebettetem XML verbindet. Bei ZUGFeRD kommt es auf Version und Profil an. Laut intellicon erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen, die Profile MINIMUM und BASIC-WL dagegen nicht.

Was muss das ERP für die E-Rechnungspflicht können?

Die Pflicht betrifft nicht nur den Rechnungsdruck. Sie berührt Stammdaten, Belegfluss, Archiv und Schnittstellen. Die folgende Prüfliste hilft Ihnen, den Stand Ihres Systems einzuschätzen.

• Erzeugen: Das ERP erstellt Ausgangsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil.
• Empfangen und einlesen: Eingehende E-Rechnungen werden nicht nur abgelegt, sondern als Daten übernommen und einer Bestellung oder einem Lieferanten zugeordnet.
• Vollständige Stammdaten: Pflichtangaben wie die USt-IdNr. liegen sauber vor, und B2B- und B2C-Kunden sind klar getrennt.
• Aufbewahrung: E-Rechnungen werden acht Jahre im strukturierten Originalformat archiviert, nicht nur als PDF-Ansicht.
• Verfahrensdokumentation: Der Ablauf von Empfang, Prüfung und Archivierung ist nach GoBD beschrieben.
• EDI: Bestehende EDI-Verbindungen mit Kunden und Lieferanten sind auf EN 16931 ausgerichtet.
• Aktueller Release-Stand: Die ERP-Version erhält noch Updates, damit Formatänderungen ankommen.

Eine ausführlichere Sieben-Punkte-Checkliste finden Sie im Beitrag Ist Ihr ERP bereit für die E-Rechnungspflicht 2027? auf intellicon.de.

Warum entscheiden die Bestelldaten über die E-Rechnung?

Eine E-Rechnung kann nur so vollständig sein wie die Daten, aus denen sie entsteht. Kommen Aufträge aus einem Onlineshop, Marktplatz oder per E-Mail, fehlen oft genau die Angaben, die eine strukturierte Rechnung braucht. Typisch sind eine fehlende USt-IdNr. oder eine unklare Trennung zwischen Geschäfts- und Privatkunden.

Nach Angabe von intellicon müssen die Bestelldaten deshalb vollständig ins ERP gelangen, etwa über die Multi-Shop-Schnittstelle für Sage 100 oder über intellicon Commerce. Wer hier nacharbeiten muss, sollte das vor 2027 erledigen und nicht erst, wenn die ersten Kunden Rechnungen zurückweisen.

Wie ist Sage 100 auf die E-Rechnung vorbereitet?

Für Anwender der Sage 100 gibt es eine gute Nachricht: Das Komfortpaket E-Rechnung ist seit dem 01.01.2026 im Standard enthalten. Dazu wird die Lizenzdatei getauscht, vorausgesetzt ist ein aktuelles Release wie 9.0.9 oder 9.0.10. Details beschreibt der Beitrag zum Sage 100 E-Rechnung Komfortpaket.

Mit Version 9.0.11 hat Sage laut intellicon den E-Rechnungs-Import um ein Protokoll ergänzt, die Zuordnung von Bestellnummern vorsichtiger gestaltet und Korrekturen an ZUGFeRD und XRechnung vorgenommen. Wer noch eine ältere Kauflizenz ohne Updates nutzt, sollte prüfen, ob diese Neuerungen bei ihm überhaupt ankommen.

Ist der Empfang geregelt, lohnt der nächste Schritt: Eingangsrechnungen nicht nur einlesen, sondern automatisch weiterverarbeiten. Wie das geht, zeigt unser Beitrag Rechnungseingang automatisieren in der Sage 100.

Worauf sollten Sie achten?

Die Termine sind verbindlich, die Umsetzung im Detail ist es nicht immer eindeutig. Einige Punkte werden in Projekten häufig unterschätzt.

• Die Umsatzgrenze bezieht sich auf den Vorjahresumsatz. Prüfen Sie früh, in welche Gruppe Ihr Unternehmen fällt.
• Ein PDF mit hübschem Layout bleibt ein PDF. Entscheidend ist der strukturierte Datensatz.
• Der Empfang ist schon heute Pflicht. Ein Postfach, in dem XML-Dateien ungelesen liegen, hilft im Alltag wenig. Planen Sie, wie eingehende E-Rechnungen geprüft und weiterverarbeitet werden.
• Archivierung und Verfahrensdokumentation sind eigene Aufgaben und werden durch die Rechnungsfunktion des ERP nicht automatisch erledigt.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die genannten Fristen und Ausnahmen geben den Stand der intellicon-Seiten wieder. Für die verbindliche Einordnung Ihres Unternehmens ist Ihre Steuerberatung zuständig.

Häufige Fragen

Muss ich als kleines Unternehmen schon 2027 E-Rechnungen versenden?

Nur wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt. Alle übrigen B2B-Unternehmen sind ab dem 01.01.2028 verpflichtet. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellung befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, zum Beispiel eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1 in einem zulässigen Profil. Ein reines PDF erfüllt die Pflicht nicht.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Laut intellicon acht Jahre, und zwar im strukturierten Originalformat. Zusätzlich gehört der Ablauf in eine Verfahrensdokumentation nach GoBD. Lassen Sie die Details von Ihrer Steuerberatung bestätigen.

Kann Sage 100 E-Rechnungen erstellen und einlesen?

Ja. Das Komfortpaket E-Rechnung ist seit dem 01.01.2026 im Standard der Sage 100 enthalten, Voraussetzung ist ein aktuelles Release. Version 9.0.11 bringt einen E-Rechnungs-Import mit Protokoll.

Wie gehen Sie jetzt am besten vor?

Klären Sie zuerst, ab wann die Versandpflicht für Ihr Unternehmen gilt, und prüfen Sie dann Ihr ERP anhand der Liste oben. Einen Überblick über die Möglichkeiten mit der Sage 100 bietet die Seite E-Rechnung mit Sage 100. Wenn Sie Ihren Stand mit jemandem durchgehen möchten, buchen Sie eine kostenlose Erstberatung (30 Minuten).