Eingangsrechnungen kommen heute selten per Post. Sie liegen in Kundenportalen von Lieferanten, Telekommunikationsanbietern und Plattformen, kommen als Anhang in verschiedene Postfächer oder als Foto vom Beleg aus dem Außendienst. Bevor die Buchhaltung überhaupt buchen kann, muss sie diese Rechnungen erst einsammeln.
Kurz gesagt: Den Rechnungseingang für Sage 100 automatisieren Sie, indem Rechnungen automatisch aus Online-Portalen, Postfächern und einer App abgeholt, per Texterkennung ausgelesen, revisionssicher archiviert, über einen Freigabe-Workflow geprüft und dann an Sage 100 übergeben werden. intellicon kombiniert dafür das Rechnungs-Import-Modul von Girozauber mit dem Dienst GetMyInvoices. Auch E-Rechnungen werden dabei verarbeitet.
Wo kostet der Rechnungseingang heute die meiste Zeit?
Der eigentliche Buchungssatz ist meist schnell erfasst. Zeit kostet alles davor: sich in Portale einloggen, PDFs herunterladen, Anhänge aus E-Mails speichern, Dateien umbenennen, ablegen und dann Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze abtippen.
Hinzu kommt die Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen. Wer hat die Bestellung ausgelöst, wer gibt die Rechnung frei, und liegt die Freigabe schriftlich vor? Ohne festen Ablauf wandern Rechnungen per E-Mail hin und her oder bleiben liegen, bis die Mahnung kommt.
Wie funktioniert der automatisierte Rechnungseingang mit Sage 100?
Die Lösung von intellicon verbindet zwei Bausteine. GetMyInvoices übernimmt das Einsammeln, Erkennen und Archivieren. Das Rechnungs-Import-Modul von Girozauber sorgt für die Übergabe an Sage 100. Laut intellicon sieht der Weg einer Rechnung so aus:
- Abholen: Rechnungen werden automatisch heruntergeladen, laut intellicon aus über 10.000 Online-Portalen, außerdem aus Posteingängen sowie über eine Desktop- und eine Mobile-App.
- Erkennen: Eine KI-gestützte Texterkennung liest die Rechnungsdaten aus.
- Archivieren: Die Belege werden GoBD-konform archiviert.
- Freigeben: Über Freigabe-Workflows prüfen die zuständigen Personen die Rechnung.
- Übergeben: Die geprüften Daten werden an Sage 100 übergeben.
Für wiederkehrende Beträge, etwa Mieten, Leasingraten oder Abonnements, lassen sich Templates anlegen. So muss die gleiche Rechnung nicht jeden Monat neu kontiert werden. Eine Beschreibung des Zusammenspiels finden Sie auf der Seite Rechnungseingang automatisieren mit Sage 100.
Was passiert mit E-Rechnungen im Eingang?
Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Laut intellicon verarbeitet die Kombination aus Girozauber und GetMyInvoices auch E-Rechnungen. Damit laufen PDF-Rechnungen und strukturierte E-Rechnungen über denselben Eingangskanal.
Auch in der Sage 100 selbst hat sich beim Thema etwas getan. Mit Version 9.0.11 gibt es laut intellicon einen E-Rechnungs-Import mit Protokoll und eine vorsichtigere Zuordnung von Bestellnummern. Der Beitrag Sage 100 9.0.11 – Neuerungen im Alltag fasst das zusammen. Welche Fristen für den Versand gelten, erklärt unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027.
Welche Schritte übernimmt die Automatisierung und welche bleiben beim Menschen?
Eine klare Aufgabenteilung hilft bei der Einführung. Die Tabelle zeigt, wie sich die Arbeit verschiebt.
| Arbeitsschritt | Bisher | Mit automatisiertem Rechnungseingang |
|---|---|---|
| Rechnungen aus Portalen holen | Einloggen, herunterladen, speichern | Automatischer Abruf |
| Anhänge aus Postfächern | Manuell speichern und ablegen | Automatische Übernahme aus Posteingängen |
| Daten erfassen | Abtippen | KI-gestützte Texterkennung, Prüfung durch die Buchhaltung |
| Freigabe | Per E-Mail oder auf Papier | Freigabe-Workflow |
| Archiv | Ordner oder Dateiablage | GoBD-konforme Archivierung |
| Kontierung und Buchung | In Sage 100 von Hand | Übergabe an Sage 100, Templates für Wiederkehrendes |
Die fachliche Entscheidung bleibt beim Menschen: Ist die Leistung erbracht, stimmt der Preis, gehört die Rechnung zu dieser Kostenstelle? Die Automatisierung nimmt der Buchhaltung das Sammeln und Abtippen ab, nicht die Verantwortung.
Worauf sollten Sie achten?
Ein automatisierter Rechnungseingang ist schnell eingerichtet, wenn die Grundlagen stimmen. Diese Punkte sollten Sie vorab klären:
- Zugänge: Für einen automatischen Abruf aus Portalen sind in der Regel die Zugangsdaten zu diesen Portalen nötig. Legen Sie fest, wer sie verwaltet.
- Texterkennung prüfen: Auch eine KI-gestützte Erkennung kann sich bei ungewöhnlichen Layouts oder schlechten Scans irren. Planen Sie eine Sichtprüfung ein, gerade in den ersten Wochen.
- Freigaberegeln: Definieren Sie, wer welche Rechnungen bis zu welchem Betrag freigeben darf, bevor Sie den Workflow einrichten.
- Verfahrensdokumentation: Ein neuer Eingangsweg gehört in die Verfahrensdokumentation nach GoBD. Stimmen Sie das mit Ihrer Steuerberatung ab.
- Zwei Bausteine: GetMyInvoices ist ein eigener Dienst neben Girozauber. Klären Sie im Projekt, welche Lizenzen und Verträge dafür nötig sind.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung, insbesondere nicht zu Archivierungs- und Dokumentationspflichten.
Für wen lohnt sich ein automatisierter Rechnungseingang?
Besonders spürbar ist der Effekt in Unternehmen, die Rechnungen aus vielen verschiedenen Quellen erhalten. Dazu gehören Händler mit zahlreichen Lieferanten, Unternehmen mit vielen Abonnements für Software und Dienste und Betriebe, in denen Mitarbeitende unterwegs Belege sammeln.
Ein weiteres Signal sind wiederkehrende Rückfragen der Steuerberatung zu fehlenden Belegen. Wenn Rechnungen automatisch eingesammelt und archiviert werden, liegt der Beleg zur Buchung vor, bevor jemand danach fragen muss. Und wer ohnehin die E-Rechnung im Eingang organisieren muss, kann beide Aufgaben in einem Projekt lösen.
Wie passt der Rechnungseingang zur übrigen Buchhaltung?
Der Rechnungseingang ist eine Hälfte der Kreditorenbuchhaltung, die Zahlung die andere. Girozauber deckt laut intellicon auch die Zahlungsseite ab: Zahlungsdaten von Bank und Zahlungsanbietern werden eingelesen, offenen Posten zugeordnet und verbucht. Wie das funktioniert, beschreibt unser Beitrag Zahlungseingänge automatisch in Sage 100 verbuchen.
Ein weiterer Praxisbericht zum Thema steht im intellicon-Blog unter Rechnungseingang automatisieren mit Sage 100.
Häufige Fragen
Aus welchen Quellen holt die Lösung Rechnungen ab?
Laut intellicon aus über 10.000 Online-Portalen, aus Posteingängen sowie über eine Desktop- und eine Mobile-App. Das Einsammeln übernimmt dabei der Dienst GetMyInvoices.
Werden auch E-Rechnungen verarbeitet?
Ja, intellicon nennt E-Rechnungen ausdrücklich als Teil der Lösung. PDF-Rechnungen und strukturierte E-Rechnungen laufen damit über denselben Eingangsweg in Richtung Sage 100.
Muss die Buchhaltung die erkannten Daten noch prüfen?
Ja, das ist zu empfehlen. Die KI-gestützte Texterkennung nimmt das Abtippen ab, die fachliche Prüfung und Freigabe bleibt aber beim Menschen. Dafür gibt es Freigabe-Workflows.
Was bringen Templates im Rechnungseingang?
Für wiederkehrende Beträge wie Miete oder Leasing legen Sie einmal fest, wie die Rechnung behandelt wird. Danach muss sie nicht jeden Monat neu kontiert werden.
Wie starten Sie?
Notieren Sie für einen Monat, aus wie vielen Portalen und Postfächern Ihre Rechnungen kommen und wie viele es sind. Mit diesem Bild lässt sich die Lösung auf der Seite Rechnungseingang automatisieren gut einordnen. Für ein Gespräch über Ihren konkreten Ablauf buchen Sie eine kostenlose Erstberatung (30 Minuten).