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  • Sage 100 mit KI abfragen: Was kann ein MCP-Server, wie sicher ist er?

    Sage 100 mit KI abfragen: Was kann ein MCP-Server, wie sicher ist er?

    Wie hoch ist der Umsatz in diesem Quartal im Vergleich zum Vorjahr? Welche Rechnungen sind seit mehr als 30 Tagen überfällig? Solche Fragen landen in vielen Unternehmen bei der Buchhaltung oder im Controlling, die dafür Auswertungen starten oder Listen exportieren. Mit KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT lassen sie sich inzwischen direkt stellen, wenn die Sage 100 passend angebunden ist.

    Kurz gesagt: Ein MCP-Server verbindet einen KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT über den offenen Model Context Protocol-Standard mit der Sage 100. Sie stellen Fragen in natürlicher Sprache, etwa zu Umsatz, offenen Posten, Lager oder Liquidität, und der Assistent ruft die passenden Daten über fertige Werkzeuge ab. Der Sage 100 MCP-Server von intellicon arbeitet nach Angabe des Anbieters nur lesend, läuft lokal als Windows-Dienst und benötigt keine Portfreigabe.

    Was ist ein MCP-Server?

    MCP steht für Model Context Protocol. Es ist ein offener Standard, über den KI-Assistenten auf externe Datenquellen und Werkzeuge zugreifen können. Der MCP-Server ist dabei das Bindeglied: Er stellt dem Assistenten eine Reihe klar beschriebener Werkzeuge zur Verfügung, zum Beispiel „Zeige überfällige Rechnungen“.

    Der Assistent entscheidet anhand Ihrer Frage, welches Werkzeug er aufruft, erhält das Ergebnis und formuliert daraus eine Antwort. Er greift also nicht frei in die Datenbank, sondern nur über die Werkzeuge, die der Server anbietet.

    Welche Fragen beantwortet die Sage 100 im Chat?

    Der Sage 100 MCP-Server für Claude und ChatGPT bringt laut intellicon über 40 fertige Werkzeuge mit. Typische Einsatzfelder sind:

    • Umsatz und Auftragsbestand,
    • überfällige Rechnungen und offene Posten,
    • Liquiditätsvorschau,
    • Lagerwert und Ladenhüter,
    • ABC-Analyse von Kunden oder Artikeln,
    • Hinweise auf Kundenabwanderung,
    • Marge je Artikelgruppe,
    • ein Tagesreport als kompakter Überblick.

    Der Vorteil liegt weniger in einzelnen Zahlen, die auch eine Standardauswertung liefert, sondern in der Rückfrage. Sie können nachhaken, filtern und vergleichen, ohne eine neue Auswertung bauen zu lassen. Gerade für Geschäftsführung und Controlling kann das den Weg zur Zahl deutlich verkürzen.

    Wie sicher ist der Zugriff auf die Sage-100-Daten?

    Sicherheit ist bei Finanzdaten die wichtigste Frage. intellicon nennt für den Sage 100 MCP-Server folgende Eigenschaften:

    EigenschaftBedeutung im Alltag
    Nur lesender Zugriff, technisch erzwungenDie KI kann keine Buchungen anlegen, ändern oder löschen.
    Lokaler Betrieb als Windows-DienstDer Server läuft in Ihrem Netzwerk, nicht in einer fremden Cloud.
    Keine Portfreigabe nötigIhre Firewall muss nicht von außen geöffnet werden.
    Verschlüsselte VerbindungsdatenZugangsdaten zur Datenbank liegen nicht im Klartext vor.
    Gesperrte sensible TabellenBestimmte Bereiche der Datenbank sind für Abfragen ausgeschlossen.
    Signierte UpdatesAktualisierungen sind nachweislich vom Hersteller.

    Ein Punkt gehört zur ehrlichen Betrachtung dazu: Der Server läuft zwar lokal, die Antworten entstehen aber im KI-Assistenten. Die abgefragten Ergebnisse werden also an den jeweiligen KI-Anbieter übermittelt und dort verarbeitet. Prüfen Sie deshalb die Vertrags- und Datenschutzbedingungen Ihres KI-Abos und legen Sie fest, wer im Unternehmen diese Möglichkeit nutzen darf.

    Was brauchen Sie für die Einrichtung?

    1. Voraussetzungen prüfen: Sage 100 ab Version 9.0 auf Microsoft SQL Server.
    2. KI-Zugang klären: Sie benötigen ein eigenes Abo bei Ihrem KI-Anbieter, zum Beispiel für Claude oder ChatGPT.
    3. Dienst installieren: Der MCP-Server wird als Windows-Dienst im eigenen Netzwerk eingerichtet; laut Anbieter dauert das rund 15 Minuten.
    4. Mandanten festlegen: Der Server ist mehrmandantenfähig, Sie bestimmen, welche Mandanten abgefragt werden können.
    5. Assistent verbinden: Der KI-Assistent wird mit dem MCP-Server verbunden, danach können die ersten Fragen gestellt werden.

    Laut intellicon kostet der Sage 100 MCP-Server 790 Euro pro Jahr zuzüglich Mehrwertsteuer. Die Kosten für das KI-Abo kommen hinzu und richten sich nach dem gewählten Anbieter.

    Für wen eignet sich der Sage 100 MCP-Server?

    Die Zielgruppe sind vor allem Geschäftsführung und Controlling von Unternehmen, die mit der Sage 100 arbeiten. Wer regelmäßig Zahlen braucht, aber nicht jedes Mal eine Auswertung anfordern oder selbst Listen zusammenstellen möchte, profitiert am meisten. Das gilt besonders für spontane Fragen, für die es keine fertige Standardauswertung gibt.

    Auch die Buchhaltung wird entlastet, wenn Rückfragen wie „Wie hoch sind die offenen Posten bei Kunde X?“ nicht mehr über ihren Schreibtisch laufen müssen. Voraussetzung ist eine klare Regelung, wer Zugang zum KI-Assistenten mit Sage-Anbindung erhält. Denn wer fragen darf, sieht auch die Antworten.

    Was kann der MCP-Server nicht?

    Der MCP-Server ist ein Auskunftswerkzeug. Weil er nur lesend arbeitet, erfasst er keine Belege, verbucht keine Zahlungen und ändert keine Stammdaten. Für Automatisierung in den Abläufen selbst braucht es andere Lösungen, wie wir sie im Beitrag über den LZV-Faktor und das Finden von Zeitfressern beschreiben.

    Außerdem bleibt die Qualität der Antwort an zwei Dinge gebunden: an die Qualität der Daten in der Sage 100 und an die Interpretation durch den KI-Assistenten. Ein Assistent kann eine Frage missverstehen oder einen Zeitraum falsch annehmen. Für Entscheidungen mit Tragweite sollten Sie wichtige Zahlen gegen die gewohnten Auswertungen prüfen, zumindest in der Anfangszeit.

    Und schließlich: Ohne Microsoft SQL Server als Datenbank und ohne eine Sage 100 ab Version 9.0 lässt sich die Lösung nicht einsetzen.

    Häufige Fragen

    Kann die KI über den MCP-Server Daten in der Sage 100 ändern?

    Nein. Der Sage 100 MCP-Server von intellicon arbeitet nach Angabe des Anbieters nur lesend, und das ist technisch erzwungen. Buchungen, Belege und Stammdaten können darüber weder angelegt noch geändert werden.

    Werden meine Sage-100-Daten in eine Cloud übertragen?

    Der MCP-Server selbst läuft lokal als Windows-Dienst und benötigt keine Portfreigabe. Die Ergebnisse einer Abfrage werden jedoch an den KI-Assistenten übermittelt, den Sie nutzen, und dort verarbeitet. Prüfen Sie daher die Datenschutzbedingungen Ihres KI-Anbieters.

    Welche KI-Assistenten werden unterstützt?

    Laut intellicon funktioniert der Server mit Claude und ChatGPT über den offenen MCP-Standard. Ein eigenes Abo beim jeweiligen KI-Anbieter ist erforderlich.

    Welche Voraussetzungen muss meine Sage 100 erfüllen?

    Benötigt wird die Sage 100 ab Version 9.0 auf Microsoft SQL Server. Der Server ist mehrmandantenfähig, die Einrichtung dauert laut Anbieter rund 15 Minuten.

    Funktionsumfang, Voraussetzungen und Bestellweg beschreibt intellicon auf der Seite zum Sage 100 MCP-Server für Claude und ChatGPT; weitere Lösungen rund um das ERP finden Sie unter Sage 100 beim Sage Business Partner intellicon. Wenn Sie klären möchten, ob sich der Einsatz in Ihrem Unternehmen lohnt, buchen Sie eine kostenlose Erstberatung von 30 Minuten.

  • Sage Shop abgekündigt: Alternativen und Umzug ohne SEO-Verlust

    Sage Shop abgekündigt: Alternativen und Umzug ohne SEO-Verlust

    Viele Sage-100-Anwender mit Sage Shop haben Post von Sage bekommen: Der Sage Shop auf Basis von ePages wird abgekündigt, die Verträge werden gekündigt. Damit stellt sich eine Frage, die man sich bei einem laufenden Shop ungern stellt: Wohin jetzt, und wie zieht man um, ohne Umsatz und Sichtbarkeit bei Google zu verlieren?

    Kurz gesagt: Sage hat den ePages-basierten Sage Shop abgekündigt. Sage-100-Anwender haben im Wesentlichen vier Wege: Wechsel zu Shopify, zu Shopware 6, zu WooCommerce oder Verbleib bei ePages mit einer neuen Anbindung an die Sage 100. Für einen Umzug ohne SEO-Verlust sind eine vollständige Datenübernahme, eine Weiterleitungsliste von alten auf neue Adressen und idealerweise ein Parallelbetrieb entscheidend.

    Was bedeutet die Abkündigung des Sage Shops?

    Nach Angaben von intellicon hat Sage den ePages-basierten Sage Shop abgekündigt und die bestehenden Verträge gekündigt. Hintergründe beschreibt der Beitrag zum Support-Ende für den Sage 100 ePages Shop. Für Händler heißt das: Der bisherige Weg, Shop und Sage 100 aus einer Hand zu beziehen, endet.

    Die konkreten Termine stehen im Kündigungsschreiben von Sage. Pauschale Daten für alle Kunden gibt es nicht, deshalb sollten Sie das Schreiben zuerst heraussuchen und die für Sie geltenden Fristen notieren. Davon hängt ab, wie viel Zeit für Auswahl, Einrichtung und Test bleibt.

    Welche Alternativen haben Sage-100-Anwender?

    intellicon beschreibt vier Wege. Alle setzen voraus, dass der neue oder bestehende Shop wieder sauber mit der Sage 100 verbunden wird:

    WegWas das bedeutetFür wen er naheliegt
    ShopifyGemieteter Cloud-Shop, Betrieb und Updates übernimmt der Anbieter.Händler, die sich nicht um Server und Updates kümmern möchten.
    Shopware 6Shopsystem, das selbst oder bei einem Dienstleister betrieben werden kann und viel Gestaltungsspielraum bietet.Händler mit umfangreichem Sortiment oder besonderen Anforderungen, auch im B2B.
    WooCommerceShop-Erweiterung für WordPress.Unternehmen, die bereits mit WordPress arbeiten und Inhalte und Shop zusammenführen möchten.
    Bei ePages bleibenDer Shop läuft weiter bei ePages, die Anbindung an die Sage 100 übernimmt dann intellicon.Händler, die mit ihrem Shop zufrieden sind und keinen Systemwechsel wollen.

    Die Spalte „Für wen er naheliegt“ ist eine grobe Orientierung, keine Empfehlung im Einzelfall. Entscheidend sind Ihr Sortiment, Ihre Kunden, Ihr Budget und die Frage, wer den Shop künftig betreut.

    Wie bleibt der Shop mit der Sage 100 verbunden?

    Für Shopify, Shopware 6 und WooCommerce bietet intellicon die Multi-Shop-Schnittstelle für Sage 100 an. Laut Anbieter werden Artikel in der Sage 100 gepflegt und mit Attributen, Bildern und Datenblättern in den Shop übertragen. Aufträge kommen als Sage-Belege zurück, Kunden werden mit Dublettenprüfung angelegt, Bestände, Preise und Status werden abgeglichen.

    Wer im Shop Geschäftskunden bedient, sollte auch an kundenindividuelle Preise denken. Dafür gibt es die B2B-Suite für Sage 100 und Shopware oder Shopify mit kundenindividuellen Preisen, Rabatten und Produktberechtigungen. Wenn Ihr Shop vor allem Stammkunden für Nachbestellungen dient, kann auch ein reines Bestellportal eine Option sein, wie im Beitrag B2B-Bestellportal einrichten beschrieben.

    Wie gelingt der Umzug ohne SEO-Verlust?

    Bei einem Shopwechsel ändern sich fast immer die Adressen der Seiten. Google kennt aber nur die alten Adressen. Werden sie nicht weitergeleitet, landen Besucher auf Fehlerseiten, und über Jahre aufgebaute Rankings gehen verloren. Diese Schritte haben sich bewährt:

    1. Bestand erfassen: alle bisherigen Adressen von Artikeln, Kategorien und Inhaltsseiten exportieren, auch die besonders häufig besuchten.
    2. Daten übernehmen: Artikel, Texte, Bilder und Kunden aus dem ePages-Shop in das neue System übertragen.
    3. Weiterleitungsliste anlegen: jeder alten Adresse eine passende neue zuordnen und dauerhaft (Statuscode 301) weiterleiten.
    4. Inhalte erhalten: Seitentitel, Beschreibungen und Produkttexte möglichst übernehmen statt neu zu schreiben.
    5. Parallel testen: den neuen Shop mit Sage-100-Anbindung durchspielen, bevor der alte abgeschaltet wird.
    6. Nach dem Wechsel beobachten: in der Google Search Console auf Fehlerseiten und Einbrüche achten und die Liste nachbessern.

    Nach Angabe von intellicon gehören Datenübernahme aus dem ePages-Shop, eine Weiterleitungsliste von alt nach neu und ein möglicher Parallelbetrieb zur Wechselbegleitung. Gerade der Parallelbetrieb nimmt Druck aus dem Projekt, weil der alte Shop weiterverkauft, bis der neue sicher läuft.

    Worauf sollten Sie bei der Planung achten?

    Der häufigste Fehler ist Zeitdruck. Wer erst kurz vor Vertragsende beginnt, hat keinen Spielraum für Tests und landet bei Kompromissen. Planen Sie die Auswahl des Shopsystems, die Einrichtung der Anbindung und den Test mit echten Aufträgen als getrennte Schritte.

    • Fristen aus dem Kündigungsschreiben von Sage notieren.
    • Anforderungen sammeln: Sortiment, Varianten, B2B-Preise, Zahlarten, Versand.
    • Klären, wer den neuen Shop betreibt und pflegt.
    • Vorhandene Anpassungen und Sonderfunktionen des alten Shops auflisten.
    • Zeit für Datenübernahme, Weiterleitungen und Testbestellungen einplanen.

    Seien Sie außerdem realistisch: Ein neuer Shop sieht anders aus und bedient sich anders. Auch bei sorgfältigen Weiterleitungen kann es nach dem Wechsel eine Zeit dauern, bis sich die Rankings stabilisieren. Eine Garantie, dass jede Position erhalten bleibt, kann niemand seriös geben. Gute Vorbereitung senkt das Risiko aber deutlich.

    Häufige Fragen

    Bis wann kann ich den Sage Shop noch nutzen?

    Die konkreten Termine stehen im Kündigungsschreiben, das Sage an die Vertragskunden verschickt hat. Pauschale Daten für alle Kunden gibt es nicht. Prüfen Sie daher Ihr Schreiben und planen Sie den Umzug mit ausreichend Vorlauf.

    Kann ich bei ePages bleiben?

    Ja, das ist einer der vier Wege. Der Shop läuft dann weiter bei ePages, und intellicon übernimmt die Anbindung an die Sage 100. Ob das sinnvoll ist, hängt davon ab, wie zufrieden Sie mit Ihrem bisherigen Shop sind.

    Welche Shopsysteme lassen sich an die Sage 100 anbinden?

    Für den Wechsel nennt intellicon Shopify, Shopware 6 und WooCommerce. Die Multi-Shop-Schnittstelle unterstützt laut Anbieter darüber hinaus weitere Systeme wie OXID eSales, Adobe Commerce (Magento) und PlentyOne.

    Wie vermeide ich, dass meine Google-Rankings einbrechen?

    Entscheidend ist eine vollständige Weiterleitungsliste, die jede alte Adresse dauerhaft auf die passende neue Seite umleitet. Übernehmen Sie Texte und Seitentitel möglichst unverändert und beobachten Sie nach dem Wechsel die Google Search Console. Ein Parallelbetrieb gibt Zeit zum Testen.

    Einen Überblick über die Wechselwege und die Begleitung durch intellicon finden Sie auf der Seite Sage Shop abgekündigt: Alternativen und Wechsel. Wenn Sie Ihre Situation besprechen möchten, buchen Sie eine kostenlose Erstberatung von 30 Minuten.

  • Versandetiketten aus Sage 100 drucken: DHL, DPD, GLS und UPS

    Versandetiketten aus Sage 100 drucken: DHL, DPD, GLS und UPS

    Am Versandplatz vieler Sage-100-Anwender sieht der Alltag ähnlich aus: Adresse aus dem Lieferschein abtippen, im Portal des Paketdienstes ein Etikett erzeugen, Sendungsnummer zurück in die Sage 100 übertragen. Bei wenigen Paketen ist das lästig, bei vielen Paketen wird es zur Fehlerquelle und zum Zeitfresser.

    Kurz gesagt: Mit einer Versandschnittstelle wie dem Versandmodul von intellicon scannen Sie den Barcode von Lieferschein oder Rechnung, erfassen Pakete und Gewicht und drucken das Etikett von DHL, DPD, GLS, UPS, trans-o-flex oder FedEx direkt aus. Paketnummer und Trackinglink werden automatisch in der Sage 100 gespeichert. Abtippen von Adressen und das Übertragen von Sendungsnummern entfallen.

    Warum lohnt sich eine direkte Anbindung an die Paketdienste?

    Jede manuelle Übertragung zwischen Sage 100 und einem Paketportal ist eine Gelegenheit für Tippfehler. Ein Zahlendreher in der Postleitzahl führt zu Rückläufern, eine vergessene Sendungsnummer zu Rückfragen von Kunden, die wissen möchten, wo ihre Ware bleibt.

    Bei einer direkten Anbindung kommen die Adressdaten aus dem Beleg, der ohnehin in der Sage 100 vorliegt. Das Versandmodul von intellicon spricht die Paketdienste nach Angabe des Anbieters direkt an, ohne Drittanbieter oder zwischengeschalteten Cloud-Dienst. Angebunden sind UPS, DHL, GLS, DPD, trans-o-flex und FedEx.

    Wie läuft der Etikettendruck aus der Sage 100 ab?

    Der Ablauf am Versandplatz ist auf wenige Handgriffe reduziert:

    1. Beleg scannen: Sie scannen den Barcode auf dem Lieferschein oder der Rechnung. Das Versandmodul lädt die Empfängerdaten aus der Sage 100.
    2. Pakete und Gewicht erfassen: Sie geben Anzahl der Pakete und Gewicht ein oder übernehmen das Gewicht von einer angeschlossenen Waage.
    3. Daten übermitteln: Die Sendungsdaten gehen an den gewählten Paketdienst.
    4. Etikett drucken: Das Versandetikett kommt aus dem Etikettendrucker und wird auf das Paket geklebt.
    5. Rückmeldung speichern: Paketnummer und Trackinglink werden automatisch in der Sage 100 abgelegt.

    Mehrere Belege lassen sich laut Anbieter gemeinsam verarbeiten, und auch der Versand im Namen Dritter ist möglich. Das ist etwa interessant, wenn Sie für Partner oder Schwesterfirmen versenden.

    Wie kommt die Sendungsnummer zurück zu Kunde und Shop?

    Weil Paketnummer und Trackinglink in der Sage 100 gespeichert sind, kann jeder im Innendienst eine Kundenanfrage zum Lieferstatus direkt im ERP beantworten. Niemand muss im Portal des Paketdienstes nachsuchen.

    Als Option bietet das Versandmodul eine Versandbenachrichtigung an, entweder als eigene E-Mail im Erscheinungsbild Ihres Unternehmens oder als E-Mail über den Paketdienst. Wer zusätzlich die Multi-Shop-Schnittstelle von intellicon nutzt, kann die Trackingdaten an den Onlineshop zurückgeben, sodass der Shopkunde den Status auch dort sieht.

    Welche Zusatzoptionen gibt es für Gefahrgut, Waage und Auslandsversand?

    Neben dem Grundablauf beschreibt der Anbieter mehrere Optionen, die je nach Sortiment und Versandart sinnvoll sind:

    OptionWofür sie gedacht ist
    GefahrgutZusatzoption für den Versand von Gefahrgut; Angaben wie die UN-Nummer werden im Artikelstamm der Sage 100 hinterlegt.
    WaagenanbindungÜbernimmt das tatsächliche Versandgewicht, damit Nachzahlungen an den Paketdienst wegen falscher Gewichtsangaben vermieden werden.
    InternetmarkeFrankierung über die Internetmarke der Deutschen Post, etwa für Briefe und kleine Sendungen.
    ZollinhaltserklärungFür Sendungen in Länder außerhalb der EU; verfügbar mit dem Versandmodul 2.0.
    VersandbenachrichtigungE-Mail an den Empfänger mit Sendungsinformationen, wahlweise im eigenen Erscheinungsbild.

    Gerade beim Gefahrgut lohnt es sich, die Stammdaten sorgfältig aufzubauen. Wie der Gefahrgutversand mit Sage 100 organisiert werden kann, beschreibt intellicon auf einer eigenen Seite. Für die eigentliche Ausfuhranmeldung bei Exporten ist dagegen das Zollmodul zuständig, siehe unseren Beitrag zur Ausfuhranmeldung über ATLAS aus der Sage 100.

    Was brauchen Sie am Versandplatz?

    Das Versandmodul ist kein AddIn innerhalb der Sage 100, sondern ein eigenständiges Programm, das am Versandplatz läuft und auf die Daten der Sage 100 zugreift. An Hardware nennt der Anbieter:

    • einen PC am Versandplatz,
    • einen Barcodescanner für Lieferscheine und Rechnungen,
    • einen Etikettendrucker,
    • optional eine Waage für die automatische Gewichtsübernahme.

    Klären Sie vor der Einführung außerdem, welche Zugänge und Verträge Sie bei den gewünschten Paketdiensten haben. Die Schnittstelle übermittelt die Daten, die Vertragsbeziehung zum Paketdienst bleibt bei Ihnen.

    Ab wann lohnt sich das, und wo liegen die Grenzen?

    Nach Angabe von intellicon lohnt sich das Versandmodul in den meisten Fällen bereits ab etwa zehn Paketen pro Tag. Ob das für Sie zutrifft, hängt davon ab, wie viel Zeit Ihr Versand heute pro Paket braucht und wie häufig Fehler und Rückfragen auftreten.

    Das Versandmodul ist auf den Versandplatz zugeschnitten: Es beginnt mit dem fertigen Beleg. Die Kommissionierung im Lager, also das richtige Zusammenstellen der Ware, deckt es nicht ab. Wer Pickfehler vermeiden will, braucht dafür eine eigene Lösung, wie wir sie im Beitrag Handscanner gegen Pickfehler im Lager beschreiben.

    Auch einige Funktionen sind nicht im Grundumfang enthalten: Gefahrgut ist eine Zusatzoption, die Zollinhaltserklärung setzt das Versandmodul 2.0 voraus, und die Rückgabe der Trackingdaten an einen Shop setzt die Multi-Shop-Schnittstelle voraus. Preise nennt die öffentliche Produktseite nicht; sie ergeben sich aus dem Angebot.

    Häufige Fragen

    Welche Paketdienste werden aus der Sage 100 angesprochen?

    Das Versandmodul von intellicon bindet laut Anbieter UPS, DHL, GLS, DPD, trans-o-flex und FedEx direkt an. Für Briefe und kleine Sendungen gibt es zusätzlich die Option Internetmarke der Deutschen Post.

    Wird die Sendungsnummer automatisch in der Sage 100 gespeichert?

    Ja, Paketnummer und Trackinglink werden nach Angabe des Anbieters automatisch in der Sage 100 abgelegt. Mit der Multi-Shop-Schnittstelle können die Trackingdaten außerdem an den Onlineshop zurückgegeben werden.

    Kann ich Gefahrgut über das Versandmodul versenden?

    Ja, dafür gibt es eine Zusatzoption. Die nötigen Angaben wie die UN-Nummer werden im Artikelstamm der Sage 100 gepflegt. Die Verantwortung für die korrekte Einstufung der Ware bleibt beim Versender.

    Ab wie vielen Paketen lohnt sich eine Versandschnittstelle?

    Laut intellicon lohnt sich das Versandmodul in den meisten Fällen bereits ab etwa zehn Paketen pro Tag. Entscheidend ist, wie viel Zeit Ihr Versand heute pro Paket benötigt und wie oft Fehler oder Rückfragen entstehen.

    Alle Details zur Versandschnittstelle für Sage 100 finden Sie bei intellicon, eine kompakte Übersicht auf versandmodul.de zum Versandmodul für Sage 100 mit DHL, DPD, GLS und UPS. Wenn Sie prüfen möchten, ob sich die Umstellung bei Ihrem Paketaufkommen lohnt, buchen Sie eine kostenlose Erstberatung von 30 Minuten.

  • Sanktionslistenprüfung: Welche Listen prüfen und wie automatisieren?

    Sanktionslistenprüfung: Welche Listen prüfen und wie automatisieren?

    Ein neuer Kunde aus dem Ausland bestellt, der Auftrag ist schnell erfasst, die Ware steht bereit. Bevor sie das Haus verlässt, sollte jedoch geklärt sein, ob der Empfänger oder ein Beteiligter auf einer Sanktionsliste steht. Viele Unternehmen erledigen das heute noch per Hand über Webportale oder gar nicht systematisch.

    Kurz gesagt: Unternehmen in der EU müssen sicherstellen, dass sie gelisteten Personen und Organisationen weder Waren noch Geld oder andere wirtschaftliche Ressourcen bereitstellen. Maßgeblich sind vor allem die EU-Sanktionslisten, je nach Geschäft auch Listen aus Großbritannien, den USA oder der Schweiz. Automatisiert wird die Prüfung, indem Kunden-, Lieferanten- und weitere Adressen direkt im ERP gegen diese Listen abgeglichen werden, in der Sage 100 etwa mit dem integrierten Sanktionslisten-Screening von intellicon.

    Was ist eine Sanktionslistenprüfung?

    Bei einer Sanktionslistenprüfung, oft auch Sanktionslisten-Screening genannt, wird eine Adresse mit den Einträgen staatlicher Sanktionslisten verglichen. Auf diesen Listen stehen Personen, Unternehmen und Organisationen, gegen die Finanz- oder Handelssanktionen verhängt wurden. Ergibt der Abgleich einen Treffer, muss geprüft werden, ob es sich tatsächlich um dieselbe Person oder Firma handelt.

    Wichtig ist der Unterschied zum Länderembargo: Ein Embargo betrifft ein ganzes Land oder bestimmte Güter, die Sanktionsliste dagegen konkrete Namen. Deshalb genügt es nicht, nur auf das Zielland zu schauen. Auch ein Geschäftspartner in einem unauffälligen Land kann gelistet sein.

    Wer muss Sanktionslisten prüfen?

    Die EU-Sanktionsverordnungen gelten unmittelbar für alle Unternehmen in der EU, nicht nur für Exporteure. Das Bereitstellungsverbot betrifft also grundsätzlich jeden Geschäftskontakt: Kunden, Lieferanten, Dienstleister und auch Zahlungen an Personen. Eine ausdrückliche Pflicht zu einem bestimmten Prüfverfahren schreibt das Gesetz nicht vor, in der Praxis ist ein regelmäßiger, dokumentierter Abgleich aber der übliche Weg, Verstöße zu vermeiden.

    Ob zusätzlich US-amerikanische, britische oder Schweizer Listen relevant sind, hängt vom Geschäftsmodell ab, zum Beispiel von US-Bezug bei Waren und Technologie, von Tochtergesellschaften oder von den Anforderungen Ihrer Banken und Kunden. Diese Frage sollten Sie mit Ihrem Exportkontrollverantwortlichen oder einer Fachberatung klären. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

    Welche Sanktionslisten sind im Standard enthalten?

    Das Sanktionslisten-Screening für Sage 100 prüft laut intellicon im Standard gegen fünf Listen. Die Kürzel entsprechen der Herkunft der jeweiligen Liste:

    KürzelHerkunftInhalt
    EU_CFSPEuropäische UnionKonsolidierte Liste der Finanzsanktionen im Rahmen der Gemeinsamen Außen- und Sicherheitspolitik
    GB_HMTGroßbritannienSanktionsliste des britischen Finanzministeriums (HM Treasury)
    US_SDNUSASpecially Designated Nationals List des US-Finanzministeriums (OFAC)
    US_DPLUSADenied Persons List des US-Handelsministeriums
    CH_SECOSchweizSanktionen des Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO)

    Gegen Gebühr lassen sich nach Angabe von intellicon weitere Listen zuschalten, darunter EU_IRAN, US_EL, US_LADP, US_LSDP, US_METI, US_UL, US_NPL, US_NONSDN, EU_RUSD und EU_RUSK. Welche davon Sie benötigen, ergibt sich aus Ihren Märkten und Ihrer Risikobewertung.

    Warum reicht eine einmalige Prüfung nicht aus?

    Sanktionslisten ändern sich laufend. Neue Namen kommen hinzu, andere werden gestrichen, und gerade in Krisenzeiten werden Listen in kurzen Abständen erweitert. Ein Kunde, der bei der Anlage unauffällig war, kann ein halbes Jahr später gelistet sein.

    Hinzu kommt der Umfang: Neben Kunden zählen auch Lieferanten, Spediteure, abweichende Lieferanschriften und im Einzelfall Mitarbeiter zu den zu prüfenden Adressen. Wer das per Hand über Webportale abgleicht, verliert viel Zeit und hat am Ende oft keinen sauberen Nachweis, wann welche Adresse geprüft wurde.

    Wie funktioniert das automatisierte Screening in der Sage 100?

    Das Sanktionslisten-Screening in Sage 100 ist laut intellicon vollständig in das Zollmodul und die Sage 100 integriert. Eine externe Software oder ein separates Portal ist nicht nötig. Geprüft werden Kundenadressen, Lieferantenadressen und allgemeine Adressen, zum Beispiel von Mitarbeitern.

    Für den Abgleich nennt der Anbieter auf zoll-einfach.de, der Seite zu Zoll, ATLAS und Sanktionslistenprüfung mit Sage 100, eine Volltext- und phonetische Suche. Die phonetische Suche ist wichtig, weil Namen aus anderen Schriftsystemen unterschiedlich transkribiert werden. Ein exakter Zeichenvergleich würde solche Schreibvarianten übersehen.

    Da das Screening Teil des Zollmoduls ist, liegt es nahe, beides gemeinsam zu betrachten: Wer seine Ausfuhranmeldung per ATLAS aus der Sage 100 erstellt, prüft die Beteiligten im selben System. Wie die Ausfuhranmeldung selbst abläuft, beschreiben wir im Beitrag Ausfuhranmeldung über ATLAS direkt aus der Sage 100.

    Wie richten Sie einen verlässlichen Prüfprozess ein?

    Die Software liefert Treffer, den Prozess drumherum müssen Sie festlegen. Diese Checkliste hilft bei der Einführung:

    • Verantwortung klären: Wer bewertet Treffer, wer gibt gesperrte Vorgänge frei, wer vertritt im Urlaub?
    • Prüfumfang festlegen: Kunden, Lieferanten, Lieferanschriften, Dienstleister und gegebenenfalls Mitarbeiter.
    • Listen auswählen: Standardlisten prüfen und entscheiden, ob zusätzliche Listen nötig sind.
    • Zeitpunkte definieren: bei Neuanlage einer Adresse, vor Auftragsannahme oder Versand und regelmäßig für den Bestand.
    • Umgang mit Treffern regeln: Wie wird ein Verdacht geprüft, wie ein Fehltreffer dokumentiert, wann wird externe Beratung hinzugezogen?
    • Dokumentation sichern: Prüfungen und Entscheidungen so ablegen, dass sie bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar sind.

    Worauf sollten Sie achten?

    Ein automatisiertes Screening ersetzt nicht die Entscheidung durch einen Menschen. Gerade die phonetische Suche erzeugt bewusst auch ähnliche Namen als Treffer. Jeder Treffer muss deshalb fachlich bewertet werden, bevor ein Geschäft gestoppt oder freigegeben wird.

    Die Sanktionslistenprüfung ist außerdem nur ein Baustein der Exportkontrolle. Güterbezogene Prüfungen, etwa ob ein Artikel als Dual-Use-Gut genehmigungspflichtig ist, und Länderembargos sind eigene Themen. Wie oft die Listen im System aktualisiert werden und wie Prüfergebnisse protokolliert werden, sollten Sie vor der Einführung im Gespräch mit dem Anbieter klären, da die öffentliche Produktseite dazu keine Details nennt.

    Technisch setzt die Lösung die Sage 100 Warenwirtschaft und das Zollmodul voraus. Wer die Sage 100 nicht einsetzt, kann diese Integration nicht nutzen.

    Häufige Fragen

    Ist die Sanktionslistenprüfung gesetzlich vorgeschrieben?

    Die EU-Sanktionsverordnungen verbieten es, gelisteten Personen und Organisationen Geld oder wirtschaftliche Ressourcen bereitzustellen. Ein bestimmtes Prüfverfahren schreiben sie nicht vor. Ein regelmäßiger, dokumentierter Abgleich ist in der Praxis aber der übliche Weg, dieses Verbot einzuhalten. Für Ihren konkreten Fall sollten Sie fachlichen Rat einholen.

    Müssen auch Unternehmen ohne Export Sanktionslisten prüfen?

    Ja, das Bereitstellungsverbot gilt grundsätzlich für alle Geschäftsbeziehungen, auch im Inland. Gelistete Personen oder Firmen können auch innerhalb der EU ansässig sein. Exporteure haben wegen der vielen ausländischen Geschäftspartner jedoch meist ein höheres Risiko.

    Welche Adressen prüft das Screening in der Sage 100?

    Laut intellicon werden Kundenadressen, Lieferantenadressen und allgemeine Adressen, zum Beispiel von Mitarbeitern, geprüft. Im Standard erfolgt der Abgleich gegen die Listen EU_CFSP, GB_HMT, US_SDN, US_DPL und CH_SECO. Weitere Listen sind gegen Gebühr zuschaltbar.

    Was passiert bei einem Treffer?

    Ein Treffer bedeutet zunächst nur eine Namensähnlichkeit. Eine verantwortliche Person muss prüfen, ob es sich wirklich um den gelisteten Eintrag handelt, etwa anhand von Anschrift oder Geburtsdatum. Diese Entscheidung sollte dokumentiert werden.

    Wenn Sie die Sanktionslistenprüfung aus der Handarbeit holen möchten, finden Sie die Details auf der Seite zum Sanktionslisten-Screening in Sage 100. Ob die Lösung zu Ihren Märkten und Abläufen passt, klären Sie am besten in einer kostenlosen Erstberatung von 30 Minuten.

  • Ausfuhranmeldung über ATLAS direkt aus der Sage 100 erstellen

    Ausfuhranmeldung über ATLAS direkt aus der Sage 100 erstellen

    Wer Waren in Länder außerhalb der EU liefert, muss die Ausfuhr beim Zoll anmelden. In vielen Unternehmen heißt das: Daten aus Rechnung und Lieferschein werden in eine separate Zollsoftware oder ein Webportal übertragen, oft von Hand. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig, besonders wenn die Exporte nicht täglich, sondern nur gelegentlich anfallen.

    Kurz gesagt: Mit dem Zollmodul von intellicon erstellen Sie die Ausfuhranmeldung direkt aus einem Beleg der Sage 100 Warenwirtschaft. Aus dem Beleg entstehen Zollrechnung, Ausfuhranmeldung und bei Bedarf Präferenznachweise wie EUR.1 oder ATR.1. Die Anmeldung wird über ATLAS direkt an den Zoll übermittelt, die Ausfuhrbegleitdokumente stehen nach der Genehmigung laut intellicon in der Regel innerhalb weniger Minuten bereit.

    Was ist ATLAS und wofür braucht man es bei der Ausfuhr?

    ATLAS ist das IT-Verfahren der deutschen Zollverwaltung, über das Zollanmeldungen elektronisch abgegeben und bearbeitet werden. Für die Ausfuhr bedeutet das: Die Ausfuhranmeldung wird als Datensatz an den Zoll übermittelt, geprüft und freigegeben. Anschließend erhält der Anmelder das Ausfuhrbegleitdokument, das die Ware bis zur Ausgangszollstelle begleitet.

    Um Anmeldungen über ATLAS abzugeben, braucht man eine Software, die mit dem Verfahren kommunizieren kann. Genau hier entsteht in vielen Unternehmen der Bruch: Die Daten liegen im ERP, die Anmeldung wird aber in einem anderen System erstellt.

    Wie entsteht die Ausfuhranmeldung direkt aus der Sage 100?

    Das Zollmodul arbeitet mit den Daten, die in der Sage 100 bereits vorhanden sind. Laut intellicon läuft eine Ausfuhr so ab:

    1. Ausgangspunkt ist ein Beleg in der Sage 100 Warenwirtschaft, zum Beispiel Rechnung oder Lieferschein. Bis zu 30 Sage-Belege lassen sich zu einer Sendung zusammenfassen.
    2. Aus dem Beleg erstellt das Zollmodul die Zollrechnung.
    3. Daraus entsteht die Ausfuhranmeldung. Die Angaben lassen sich vor dem Absenden manuell korrigieren.
    4. Die Anmeldung wird über ATLAS direkt an den Zoll übermittelt.
    5. Nach der Genehmigung stehen die Ausfuhrbegleitdokumente bereit, laut intellicon in der Regel innerhalb weniger Minuten.
    6. Bei Bedarf werden Präferenz- und Ursprungsnachweise erstellt: EUR.1, ATR.1 oder ein Ursprungszeugnis. Auch ein Speditionsauftrag kann erzeugt werden.
    7. Die Dokumente lassen sich in die amtlichen Formulare drucken und werden in der Sage 100 gespeichert.

    Weil alle Unterlagen am Vorgang in der Sage 100 liegen, sind sie bei einer Rückfrage oder Prüfung schnell auffindbar. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie auf der Seite Ausfuhranmeldung per ATLAS aus der Sage 100.

    Wie viel Zeit spart das Zollmodul?

    intellicon macht dazu deutliche Angaben. Auf der Produktseite heißt es: „In zwei Minuten haben Sie eine Ausfuhrerklärung erledigt.“ Die Bearbeitungszeit lasse sich „um den Faktor 10 bis 50“ verkürzen. Beides sind Anbieterangaben, die von Ihren Belegen, Stammdaten und Abläufen abhängen.

    Unabhängig von der genauen Zahl liegt der Gewinn auf der Hand: Was bereits im Beleg steht, muss niemand ein zweites Mal eingeben. Damit entfallen auch die typischen Übertragungsfehler bei Mengen, Gewichten und Werten.

    Hinzu kommt ein organisatorischer Vorteil. Wenn die Ausfuhranmeldung aus dem Beleg entsteht, hängt das Exportgeschäft weniger an einzelnen Personen, die sich mit dem separaten Zollportal auskennen. Auch Vertretungen im Urlaub oder bei Krankheit lassen sich so leichter organisieren.

    Welche Voraussetzungen gelten?

    Das Zollmodul ist für die Sage 100 gebaut. Die folgende Übersicht fasst die Voraussetzungen und Empfehlungen zusammen, wie intellicon sie nennt.

    PunktAngabe von intellicon
    ERPSage 100 Warenwirtschaft
    Empfohlenes Zusatzmodul„Intrastatmeldung“
    Sage 100 Line Basic„Addin-Option“ erforderlich
    ÜbermittlungDirekt über ATLAS an den Zoll
    AblageSpeicherung der Dokumente in der Sage 100

    Laut intellicon ist das Modul „vom Zoll geprüft und abgenommen“. Das erleichtere den Antrag auf den Status als zugelassener Ausführer, mit dem Unternehmen Ursprungserklärungen unter bestimmten Bedingungen selbst ausstellen dürfen. Ob und unter welchen Bedingungen Ihr Unternehmen diesen Status erhält, entscheidet der Zoll.

    Was gehört neben der Ausfuhranmeldung zur Exportkontrolle?

    Die Ausfuhranmeldung ist nur ein Teil der Pflichten im Export. Vor einer Lieferung sollten Unternehmen auch prüfen, ob Kunden oder Empfänger auf einer Sanktionsliste stehen. intellicon bietet dafür ein Sanktionslisten-Screening in Sage 100 an, das in Zollmodul und Sage 100 integriert ist. Welche Listen geprüft werden und wie das automatisiert abläuft, beschreibt unser Beitrag zur Sanktionslistenprüfung im Export.

    Auch der Versand selbst lässt sich aus der Sage 100 heraus steuern. Wie Etiketten für DHL, DPD, GLS und UPS direkt aus dem Beleg entstehen, zeigt der Beitrag Versandetiketten direkt aus der Sage 100.

    Worauf sollten Sie achten?

    Ein Zollmodul nimmt viel Tipparbeit ab, die zollrechtliche Verantwortung bleibt aber beim Unternehmen. Diese Punkte sollten Sie im Blick behalten:

    • Stammdaten: Warentarifnummern, Ursprungsland und Gewichte sollten im Artikelstamm gepflegt sein. Was dort fehlt, fehlt auch in der Anmeldung.
    • Prüfung vor dem Absenden: Die Angaben lassen sich manuell korrigieren. Nutzen Sie diese Möglichkeit, gerade bei ungewöhnlichen Sendungen.
    • Präferenzrecht: Ob eine Ware präferenzberechtigt ist und welcher Nachweis passt, ist eine fachliche Entscheidung. Die Software erstellt das Dokument, die Beurteilung trifft Ihr Exportverantwortlicher.
    • Nur Sage 100: Das Zollmodul setzt die Sage 100 Warenwirtschaft voraus. Wer ein anderes ERP nutzt, braucht eine andere Lösung.

    Dieser Beitrag ersetzt keine Zoll- oder Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte zu Ihren Ausfuhren sind der Zoll und spezialisierte Berater zuständig.

    Häufige Fragen

    Kann ich mehrere Rechnungen zu einer Ausfuhranmeldung zusammenfassen?

    Ja. Laut intellicon lassen sich bis zu 30 Sage-Belege zu einer Sendung zusammenfassen. Daraus entsteht eine gemeinsame Zollrechnung und Ausfuhranmeldung.

    Wie schnell erhalte ich das Ausfuhrbegleitdokument?

    Nach Angabe von intellicon stehen die Ausfuhrbegleitdokumente nach der Genehmigung durch den Zoll in der Regel innerhalb weniger Minuten bereit. Die Dauer hängt von der Bearbeitung beim Zoll ab.

    Erstellt das Zollmodul auch EUR.1 und Ursprungszeugnisse?

    Ja. Aus dem Vorgang lassen sich bei Bedarf EUR.1, ATR.1 oder ein Ursprungszeugnis erstellen und in die amtlichen Formulare drucken. Ob ein Präferenznachweis zulässig ist, müssen Sie fachlich prüfen.

    Welche Sage-100-Version brauche ich?

    Voraussetzung ist die Sage 100 Warenwirtschaft. Empfohlen wird das Zusatzmodul „Intrastatmeldung“, bei der Line Basic ist die „Addin-Option“ nötig.

    Wie testen Sie, ob das Zollmodul zu Ihren Exporten passt?

    Nehmen Sie eine typische Ausfuhr der letzten Wochen und notieren Sie, wie lange Anmeldung und Dokumente gedauert haben. Damit lässt sich das Zollmodul gut einordnen. Weitere Informationen bietet die Seite Zoll, ATLAS und Sanktionslistenprüfung mit Sage 100. Wenn Sie Ihren Ablauf besprechen möchten, buchen Sie eine kostenlose Erstberatung (30 Minuten).

  • Sage 100 mit DATEV verbinden, auch ohne Rechnungswesen: drei Varianten

    Sage 100 mit DATEV verbinden, auch ohne Rechnungswesen: drei Varianten

    Viele Unternehmen arbeiten in der Warenwirtschaft mit Sage 100, die Finanzbuchhaltung macht aber die Steuerberatung in DATEV. Dann stellt sich die Frage, wie die Rechnungen ohne Abtippen und ohne Papierstapel dort ankommen. Und braucht man dafür zusätzlich das Sage Rechnungswesen?

    Kurz gesagt: Sage 100 lässt sich mit der DATEV-Schnittstelle von intellicon direkt aus der Warenwirtschaft mit DATEV verbinden, ein Sage Rechnungswesen ist dafür nicht nötig. Es gibt drei Varianten: eine DATEV-Datei im Klassik-Format, die direkte Übertragung zu DATEV Unternehmen online und intellicon DATEV Connect für eine lokal installierte DATEV-Finanzbuchhaltung. Welche passt, hängt davon ab, wo Ihre Buchhaltung geführt wird.

    Warum geht es auch ohne Sage Rechnungswesen?

    Die Rechnungen entstehen in der Warenwirtschaft, also dort, wo Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen geschrieben werden. Die DATEV-Schnittstelle von intellicon setzt genau dort an. Sie übergibt Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie Gutschriften direkt aus der Sage 100 Warenwirtschaft.

    Ein Sage Rechnungswesen und die OP-Verwaltung von Sage sind dafür laut intellicon nicht erforderlich. Das ist vor allem für Unternehmen interessant, deren Buchhaltung vollständig bei der Steuerberatung liegt.

    Welche drei Varianten gibt es?

    Die Schnittstelle kennt drei Wege zu DATEV. Die Tabelle stellt sie nebeneinander.

    VarianteWie die Daten zu DATEV kommenPasst, wenn …
    1. Klassik-DateiDie Sage 100 erzeugt eine DATEV-Datei, die zum Beispiel per E-Mail an die Steuerberatung geht.die Steuerberatung Dateien entgegennimmt und einliest.
    2. DATEV Unternehmen onlineDirekte Übertragung über den Buchungsdatenservice und den Belegdatenservice, optional mit Belegbildern und automatischem PDF-Druck.Sie und Ihre Steuerberatung mit DATEV Unternehmen online arbeiten.
    3. intellicon DATEV ConnectÜbertragung an die lokal installierte DATEV-Finanzbuchhaltung, optional mit Import der offenen Posten nach Sage 100.DATEV bei Ihnen im Haus installiert ist.

    Variante 1: Klassik-Datei

    Die einfachste Form ist eine Datei im DATEV-Format, die aus der Sage 100 erzeugt und an die Steuerberatung übergeben wird. Bei dieser Variante unterstützt die Schnittstelle neben dem aktuellen DATEV-Format laut intellicon auch die älteren Formate KNE und OBE. Der Nachteil: Jemand muss die Datei verschicken und jemand muss sie einlesen.

    Variante 2: DATEV Unternehmen online

    Hier werden Buchungsdaten und Belege von Maschine zu Maschine an DATEV Unternehmen online übertragen, ohne Dateiupload. Optional gehen die Belegbilder mit, sodass die Steuerberatung zu jeder Buchung den Beleg sieht. Laut intellicon hat DATEV den Datenservice der Schnittstelle erfolgreich technisch geprüft. Mehr dazu auf der Seite Sage 100 mit DATEV Unternehmen online verbinden.

    Variante 3: intellicon DATEV Connect

    Steht die DATEV-Finanzbuchhaltung lokal im Unternehmen, verbindet intellicon DATEV Connect die Sage 100 mit dieser Installation. Optional lassen sich offene Posten aus DATEV zurück in die Sage 100 importieren. Dann sieht der Vertrieb in der Warenwirtschaft, welche Rechnungen noch offen sind.

    Welche Funktionen haben alle Varianten gemeinsam?

    Unabhängig vom Übertragungsweg bringt die Schnittstelle laut intellicon einige Funktionen mit, die im Alltag Doppelarbeit vermeiden:

    • Eine Merkfunktion sorgt dafür, dass nur neue Buchungen übertragen werden und nichts doppelt ankommt.
    • Ausgabe im aktuellen DATEV-Format.
    • Kostenstellen und Kostenträger werden mitgegeben.
    • Ein Datumsfilter grenzt den Übertragungszeitraum ein.
    • Kunden und Lieferanten lassen sich als Stammdaten nach DATEV übertragen.

    Die vollständige Beschreibung finden Sie auf der Seite zur DATEV-Schnittstelle zur Sage 100.

    Warum lohnt es sich, die Belege gleich mitzuschicken?

    Eine Buchung ohne Beleg führt bei der Steuerberatung fast immer zu einer Rückfrage. Werden Belegbilder automatisch mit übertragen, sieht die Kanzlei zu jeder Rechnung das passende Dokument. Das spart auf beiden Seiten Zeit und vermeidet Listen mit offenen Fragen zum Monatsende.

    Bei der Variante DATEV Unternehmen online kann die Sage 100 die Rechnungen dafür automatisch als PDF drucken und mit den Buchungsdaten übergeben. Wie das im Detail abläuft, beschreibt der Beitrag zur DATEV-Übergabe mit Belegen aus der Sage 100.

    Was bedeutet das Aus von DATEV Mittelstand Faktura?

    DATEV stellt die Produkte DATEV Mittelstand Faktura (Art.-Nr. 93600) und Faktura ITU (Art.-Nr. 93500) ein. Unternehmen, die damit bisher ihre Rechnungen schreiben, brauchen eine neue Lösung für Angebote, Aufträge und Rechnungen.

    intellicon empfiehlt dafür die Sage 100 in Verbindung mit der DATEV-Schnittstelle. DATEV Unternehmen online kann dabei weiter genutzt werden, die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung bleibt also erhalten. Hintergründe stehen auf der Seite Alternative zu DATEV Mittelstand Faktura. Einen Überblick über die Sage-Systeme gibt unser Sage ERP-Vergleich.

    Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

    Die Wahl der Variante ist vor allem eine Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung. Klären Sie diese Punkte vorab:

    • Arbeitet Ihre Steuerberatung mit DATEV Unternehmen online, oder erwartet sie Dateien?
    • Sollen Belegbilder mit übertragen werden, damit Rückfragen zu einzelnen Buchungen entfallen?
    • Steht bei Ihnen eine lokale DATEV-Installation, und sollen offene Posten zurück in die Sage 100 fließen?
    • Sind Kontenrahmen, Steuerschlüssel und Kostenstellen zwischen Sage 100 und DATEV abgestimmt?

    Eine Grenze sollten Sie kennen: Die Schnittstelle überträgt Rechnungen und Gutschriften aus der Warenwirtschaft. Die buchhalterische Verantwortung, also Kontierung, Abschluss und Steuererklärungen, liegt weiter bei Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung. Wer auch Zahlungseingänge automatisieren möchte, findet im Beitrag Zahlungseingänge automatisch verbuchen einen Ansatz für Unternehmen, die ihre Buchhaltung in der Sage 100 selbst führen.

    Häufige Fragen

    Brauche ich das Sage Rechnungswesen für die DATEV-Übergabe?

    Nein. Die DATEV-Schnittstelle von intellicon übergibt Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie Gutschriften direkt aus der Sage 100 Warenwirtschaft. Ein Sage Rechnungswesen oder die OP-Verwaltung sind laut intellicon nicht nötig.

    Können Belegbilder mit an DATEV übertragen werden?

    Ja, bei der Variante DATEV Unternehmen online optional über den Belegdatenservice. Die Steuerberatung sieht dann zu jeder Buchung den passenden Beleg.

    Werden Buchungen doppelt übertragen, wenn ich zweimal exportiere?

    Die Schnittstelle hat eine Merkfunktion, die nur neue Buchungen überträgt. Zusätzlich lässt sich der Zeitraum über einen Datumsfilter eingrenzen.

    Was mache ich, wenn DATEV Mittelstand Faktura eingestellt wird?

    intellicon empfiehlt den Umstieg auf Sage 100 mit DATEV-Schnittstelle. DATEV Unternehmen online kann dabei weiter genutzt werden.

    Wie geht es weiter?

    Fragen Sie Ihre Steuerberatung, über welchen Weg sie Daten am liebsten erhält. Mit dieser Antwort ist die passende Variante meist schnell klar. Details zu allen drei Wegen finden Sie bei der DATEV-Schnittstelle zur Sage 100. Wenn Sie Ihren Fall besprechen möchten, buchen Sie eine kostenlose Erstberatung (30 Minuten).

  • Rechnungseingang automatisieren: Eingangsrechnungen in die Sage 100

    Rechnungseingang automatisieren: Eingangsrechnungen in die Sage 100

    Eingangsrechnungen kommen heute selten per Post. Sie liegen in Kundenportalen von Lieferanten, Telekommunikationsanbietern und Plattformen, kommen als Anhang in verschiedene Postfächer oder als Foto vom Beleg aus dem Außendienst. Bevor die Buchhaltung überhaupt buchen kann, muss sie diese Rechnungen erst einsammeln.

    Kurz gesagt: Den Rechnungseingang für Sage 100 automatisieren Sie, indem Rechnungen automatisch aus Online-Portalen, Postfächern und einer App abgeholt, per Texterkennung ausgelesen, revisionssicher archiviert, über einen Freigabe-Workflow geprüft und dann an Sage 100 übergeben werden. intellicon kombiniert dafür das Rechnungs-Import-Modul von Girozauber mit dem Dienst GetMyInvoices. Auch E-Rechnungen werden dabei verarbeitet.

    Wo kostet der Rechnungseingang heute die meiste Zeit?

    Der eigentliche Buchungssatz ist meist schnell erfasst. Zeit kostet alles davor: sich in Portale einloggen, PDFs herunterladen, Anhänge aus E-Mails speichern, Dateien umbenennen, ablegen und dann Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze abtippen.

    Hinzu kommt die Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen. Wer hat die Bestellung ausgelöst, wer gibt die Rechnung frei, und liegt die Freigabe schriftlich vor? Ohne festen Ablauf wandern Rechnungen per E-Mail hin und her oder bleiben liegen, bis die Mahnung kommt.

    Wie funktioniert der automatisierte Rechnungseingang mit Sage 100?

    Die Lösung von intellicon verbindet zwei Bausteine. GetMyInvoices übernimmt das Einsammeln, Erkennen und Archivieren. Das Rechnungs-Import-Modul von Girozauber sorgt für die Übergabe an Sage 100. Laut intellicon sieht der Weg einer Rechnung so aus:

    1. Abholen: Rechnungen werden automatisch heruntergeladen, laut intellicon aus über 10.000 Online-Portalen, außerdem aus Posteingängen sowie über eine Desktop- und eine Mobile-App.
    2. Erkennen: Eine KI-gestützte Texterkennung liest die Rechnungsdaten aus.
    3. Archivieren: Die Belege werden GoBD-konform archiviert.
    4. Freigeben: Über Freigabe-Workflows prüfen die zuständigen Personen die Rechnung.
    5. Übergeben: Die geprüften Daten werden an Sage 100 übergeben.

    Für wiederkehrende Beträge, etwa Mieten, Leasingraten oder Abonnements, lassen sich Templates anlegen. So muss die gleiche Rechnung nicht jeden Monat neu kontiert werden. Eine Beschreibung des Zusammenspiels finden Sie auf der Seite Rechnungseingang automatisieren mit Sage 100.

    Was passiert mit E-Rechnungen im Eingang?

    Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Laut intellicon verarbeitet die Kombination aus Girozauber und GetMyInvoices auch E-Rechnungen. Damit laufen PDF-Rechnungen und strukturierte E-Rechnungen über denselben Eingangskanal.

    Auch in der Sage 100 selbst hat sich beim Thema etwas getan. Mit Version 9.0.11 gibt es laut intellicon einen E-Rechnungs-Import mit Protokoll und eine vorsichtigere Zuordnung von Bestellnummern. Der Beitrag Sage 100 9.0.11 – Neuerungen im Alltag fasst das zusammen. Welche Fristen für den Versand gelten, erklärt unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027.

    Welche Schritte übernimmt die Automatisierung und welche bleiben beim Menschen?

    Eine klare Aufgabenteilung hilft bei der Einführung. Die Tabelle zeigt, wie sich die Arbeit verschiebt.

    ArbeitsschrittBisherMit automatisiertem Rechnungseingang
    Rechnungen aus Portalen holenEinloggen, herunterladen, speichernAutomatischer Abruf
    Anhänge aus PostfächernManuell speichern und ablegenAutomatische Übernahme aus Posteingängen
    Daten erfassenAbtippenKI-gestützte Texterkennung, Prüfung durch die Buchhaltung
    FreigabePer E-Mail oder auf PapierFreigabe-Workflow
    ArchivOrdner oder DateiablageGoBD-konforme Archivierung
    Kontierung und BuchungIn Sage 100 von HandÜbergabe an Sage 100, Templates für Wiederkehrendes

    Die fachliche Entscheidung bleibt beim Menschen: Ist die Leistung erbracht, stimmt der Preis, gehört die Rechnung zu dieser Kostenstelle? Die Automatisierung nimmt der Buchhaltung das Sammeln und Abtippen ab, nicht die Verantwortung.

    Worauf sollten Sie achten?

    Ein automatisierter Rechnungseingang ist schnell eingerichtet, wenn die Grundlagen stimmen. Diese Punkte sollten Sie vorab klären:

    • Zugänge: Für einen automatischen Abruf aus Portalen sind in der Regel die Zugangsdaten zu diesen Portalen nötig. Legen Sie fest, wer sie verwaltet.
    • Texterkennung prüfen: Auch eine KI-gestützte Erkennung kann sich bei ungewöhnlichen Layouts oder schlechten Scans irren. Planen Sie eine Sichtprüfung ein, gerade in den ersten Wochen.
    • Freigaberegeln: Definieren Sie, wer welche Rechnungen bis zu welchem Betrag freigeben darf, bevor Sie den Workflow einrichten.
    • Verfahrensdokumentation: Ein neuer Eingangsweg gehört in die Verfahrensdokumentation nach GoBD. Stimmen Sie das mit Ihrer Steuerberatung ab.
    • Zwei Bausteine: GetMyInvoices ist ein eigener Dienst neben Girozauber. Klären Sie im Projekt, welche Lizenzen und Verträge dafür nötig sind.

    Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung, insbesondere nicht zu Archivierungs- und Dokumentationspflichten.

    Für wen lohnt sich ein automatisierter Rechnungseingang?

    Besonders spürbar ist der Effekt in Unternehmen, die Rechnungen aus vielen verschiedenen Quellen erhalten. Dazu gehören Händler mit zahlreichen Lieferanten, Unternehmen mit vielen Abonnements für Software und Dienste und Betriebe, in denen Mitarbeitende unterwegs Belege sammeln.

    Ein weiteres Signal sind wiederkehrende Rückfragen der Steuerberatung zu fehlenden Belegen. Wenn Rechnungen automatisch eingesammelt und archiviert werden, liegt der Beleg zur Buchung vor, bevor jemand danach fragen muss. Und wer ohnehin die E-Rechnung im Eingang organisieren muss, kann beide Aufgaben in einem Projekt lösen.

    Wie passt der Rechnungseingang zur übrigen Buchhaltung?

    Der Rechnungseingang ist eine Hälfte der Kreditorenbuchhaltung, die Zahlung die andere. Girozauber deckt laut intellicon auch die Zahlungsseite ab: Zahlungsdaten von Bank und Zahlungsanbietern werden eingelesen, offenen Posten zugeordnet und verbucht. Wie das funktioniert, beschreibt unser Beitrag Zahlungseingänge automatisch in Sage 100 verbuchen.

    Ein weiterer Praxisbericht zum Thema steht im intellicon-Blog unter Rechnungseingang automatisieren mit Sage 100.

    Häufige Fragen

    Aus welchen Quellen holt die Lösung Rechnungen ab?

    Laut intellicon aus über 10.000 Online-Portalen, aus Posteingängen sowie über eine Desktop- und eine Mobile-App. Das Einsammeln übernimmt dabei der Dienst GetMyInvoices.

    Werden auch E-Rechnungen verarbeitet?

    Ja, intellicon nennt E-Rechnungen ausdrücklich als Teil der Lösung. PDF-Rechnungen und strukturierte E-Rechnungen laufen damit über denselben Eingangsweg in Richtung Sage 100.

    Muss die Buchhaltung die erkannten Daten noch prüfen?

    Ja, das ist zu empfehlen. Die KI-gestützte Texterkennung nimmt das Abtippen ab, die fachliche Prüfung und Freigabe bleibt aber beim Menschen. Dafür gibt es Freigabe-Workflows.

    Was bringen Templates im Rechnungseingang?

    Für wiederkehrende Beträge wie Miete oder Leasing legen Sie einmal fest, wie die Rechnung behandelt wird. Danach muss sie nicht jeden Monat neu kontiert werden.

    Wie starten Sie?

    Notieren Sie für einen Monat, aus wie vielen Portalen und Postfächern Ihre Rechnungen kommen und wie viele es sind. Mit diesem Bild lässt sich die Lösung auf der Seite Rechnungseingang automatisieren gut einordnen. Für ein Gespräch über Ihren konkreten Ablauf buchen Sie eine kostenlose Erstberatung (30 Minuten).

  • Zahlungseingänge automatisch verbuchen: Bank, PayPal & Co. in Sage 100

    Zahlungseingänge automatisch verbuchen: Bank, PayPal & Co. in Sage 100

    Wer über Shop und Marktplätze verkauft, erhält Geld auf vielen Wegen: per Überweisung, über PayPal, Stripe, Klarna, Shopify Payments, Amazon oder eBay. In der Buchhaltung bedeutet das oft, Kontoauszüge und Auszahlungsberichte nebeneinanderzulegen und jede Zahlung von Hand einem offenen Posten zuzuordnen. Bei hunderten Vorgängen im Monat kostet das Tage.

    Kurz gesagt: Zahlungseingänge lassen sich in Sage 100 automatisch verbuchen, wenn eine Software die Zahlungsdaten von Bank und Zahlungsanbietern einliest, sie nach mehreren Kriterien den offenen Posten zuordnet und die Buchungen samt OP-Ausgleich erzeugt. intellicon bietet dafür Girozauber an. Die Buchungen landen in der gewohnten Buchungserfassung von Sage 100 und können dort vor dem Festschreiben geprüft werden.

    Warum ist das Verbuchen von Zahlungseingängen so aufwendig?

    Bei einer klassischen Überweisung steht im Verwendungszweck idealerweise eine Rechnungsnummer. In der Praxis fehlt sie oft, ist vertippt oder es werden mehrere Rechnungen auf einmal bezahlt. Dann beginnt die Suche nach Betrag, Name und Datum.

    Bei Zahlungsanbietern und Marktplätzen kommt eine weitere Ebene hinzu. Sie zahlen in der Regel nicht jede Bestellung einzeln aus, sondern sammeln Umsätze, ziehen Gebühren ab und überweisen eine Summe. Auf dem Bankkonto erscheint ein einziger Betrag, hinter dem viele Bestellungen, Erstattungen und Gebühren stecken. Wer das händisch auflöst, braucht Zeit und Konzentration, die an anderer Stelle fehlt.

    Wie funktioniert die automatische Verbuchung mit Girozauber?

    Girozauber besteht laut intellicon aus zwei Komponenten. Die Connectoren holen die Zahlungsdaten von den jeweiligen Anbietern ab. Das Grundmodul übernimmt die Zuordnung zu den offenen Posten, erzeugt die Buchungen und gleicht die offenen Posten aus.

    Der Ablauf sieht im Alltag so aus:

    1. Girozauber liest die Zahlungsdaten von Bank und Zahlungsanbietern ein, zum Beispiel PayPal, Stripe, Klarna, Shopify Payments, Amazon oder eBay.
    2. Jede Zahlung wird nach mehreren Kriterien einem offenen Posten in Sage 100 zugeordnet.
    3. Die passenden Buchungen werden erzeugt und in die Buchungserfassung von Sage 100 übergeben.
    4. Die Buchhaltung prüft die Buchungen dort, ändert sie bei Bedarf und schreibt sie fest.
    5. Die offenen Posten werden ausgeglichen, und die Debitorenliste zeigt den tatsächlichen Stand.

    Nach Angabe von intellicon arbeitet Girozauber mit einer lernenden Architektur, die die Automatisierung mit jeder Buchung verbessert. Wie hoch der automatisch zugeordnete Anteil in Ihrem Fall ausfällt, hängt von der Datenqualität und Ihren Zahlungswegen ab. Eine pauschale Quote lässt sich seriös nicht nennen.

    Ausführliche Informationen finden Sie auf der Produktseite Zahlungseingänge in Sage 100 automatisch verbuchen mit Girozauber.

    Was ändert die direkte Bankanbindung?

    Bisher mussten Kontoumsätze häufig zuerst aus einem Banking-Programm exportiert und dann in die Buchhaltung importiert werden. Jeder dieser Schritte ist eine Gelegenheit, eine Datei zu vergessen, doppelt einzulesen oder am falschen Ort abzulegen.

    Seit Juni 2026 bietet Girozauber eine direkte Bankanbindung. Die Bankbuchungen werden direkt von der Bank abgerufen, ohne Banking-Programm, Dateiexport und Import. Der Beitrag Bankbuchungen direkt in die Sage 100 Buchhaltung im intellicon-Blog beschreibt die Neuerung.

    Welche Zahlungswege lassen sich anbinden?

    Die folgende Übersicht zeigt, welche Quellen intellicon für Girozauber nennt und welche Besonderheit sie typischerweise für die Buchhaltung mitbringen.

    ZahlungswegTypische Besonderheit in der Buchhaltung
    BankkontoVerwendungszweck oft unvollständig, Sammelüberweisungen für mehrere Rechnungen
    PayPal, Stripe, KlarnaGebühren und Erstattungen neben den eigentlichen Zahlungen
    Shopify PaymentsAuszahlungen fassen mehrere Shop-Bestellungen zusammen
    Amazon, eBayAuszahlungen enthalten Bestellungen, Gebühren und Rückerstattungen in einer Summe

    Girozauber lässt sich einzeln einsetzen oder zusammen mit der Multi-Shop-Schnittstelle von intellicon, die Shopaufträge als Belege in die Sage 100 bringt. Dann passen Auftrag, Rechnung und Zahlung über die ganze Strecke zusammen.

    Was die Lösung nicht ersetzt

    Automatische Verbuchung heißt nicht, dass niemand mehr hinschaut. Die Buchungen landen bewusst in der Buchungserfassung von Sage 100, damit die Buchhaltung die Hoheit behält. Das ist auch sinnvoll, denn nicht jeder Fall lässt sich eindeutig entscheiden.

    • Zahlungen ohne erkennbaren Bezug, etwa ohne Rechnungsnummer und mit abweichendem Betrag, bleiben Klärungsfälle.
    • Die Qualität der Zuordnung hängt davon ab, wie sauber Rechnungen, Kundennummern und Auftragsdaten in Sage 100 gepflegt sind.
    • Kontenrahmen, Steuerschlüssel und Gebührenkonten werden bei der Einrichtung festgelegt. Diese Entscheidung trifft Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung.
    • Girozauber ist für Sage 100 gebaut. Für andere ERP-Systeme ist es nicht belegt.

    In Projekten sehen wir häufig, dass der größte Gewinn nicht in der einzelnen Buchung liegt, sondern im aktuellen Stand der offenen Posten. Mahnungen gehen dann nicht an Kunden, die längst bezahlt haben.

    Für wen lohnt sich die automatische Verbuchung?

    Girozauber richtet sich an Anwender der Sage 100, bei denen viele Zahlungen über unterschiedliche Wege eingehen. Typische Anzeichen dafür, dass sich eine genauere Betrachtung lohnt:

    • Sie verkaufen über einen oder mehrere Shops und Marktplätze und erhalten Sammelauszahlungen von Zahlungsanbietern.
    • Die Buchhaltung verbringt jeden Monat mehrere Tage damit, Zahlungen offenen Posten zuzuordnen.
    • Die offene-Posten-Liste ist oft nicht aktuell, weil die Verbuchung hinterherläuft.
    • Kunden erhalten gelegentlich Zahlungserinnerungen, obwohl sie bereits bezahlt haben.

    Treffen mehrere Punkte zu, ist die Zuordnung von Zahlungen ein klassischer Fall von Routinearbeit, die eine Maschine übernehmen kann. Die Menschen in der Buchhaltung kümmern sich dann um die Fälle, die wirklich eine Entscheidung brauchen.

    Wie läuft die Einführung ab?

    intellicon beschreibt den Projektablauf in vier Schritten: Erstgespräch von etwa 30 Minuten, Konzept, Einrichtung und Test, danach Go-Live und Betreuung. Im Konzept wird geklärt, welche Zahlungswege angebunden werden und welche Regeln für die Verbuchung gelten.

    Wer zusätzlich die Eingangsseite automatisieren möchte, findet im Beitrag Rechnungseingang automatisieren in der Sage 100 den passenden Gegenpart. Einen Gesamtüberblick bietet die Seite Buchhaltung in Sage 100 automatisieren.

    Häufige Fragen

    Werden die Buchungen ohne Kontrolle festgeschrieben?

    Nein. Girozauber übergibt die Buchungen in die gewohnte Buchungserfassung von Sage 100. Dort kann die Buchhaltung sie prüfen und ändern, bevor sie festgeschrieben werden.

    Brauche ich weiterhin ein Banking-Programm für den Kontoauszug?

    Mit der direkten Bankanbindung, die seit Juni 2026 verfügbar ist, ruft Girozauber Bankbuchungen direkt von der Bank ab. Ein Export aus einem Banking-Programm und ein anschließender Import entfallen dafür.

    Kann Girozauber auch Amazon- und PayPal-Auszahlungen verarbeiten?

    Ja, intellicon nennt unter anderem PayPal, Stripe, Klarna, Shopify Payments, Amazon und eBay als Quellen. Für die Zahlungsanbieter gibt es jeweils eigene Connectoren.

    Funktioniert Girozauber ohne die Multi-Shop-Schnittstelle?

    Ja. Girozauber kann einzeln eingesetzt werden. In Kombination mit der Multi-Shop-Schnittstelle passen Shopauftrag, Beleg und Zahlung in Sage 100 durchgängig zusammen.

    Wie finden Sie heraus, ob sich das für Sie lohnt?

    Ein guter Anfang ist eine ehrliche Zählung: Wie viele Zahlungen verbucht Ihre Buchhaltung im Monat von Hand, und über wie viele Wege kommen sie herein? Mit diesen Zahlen können Sie die Girozauber-Schnittstelle für Sage 100 konkret bewerten. Für die Einordnung Ihres Falls buchen Sie eine kostenlose Erstberatung (30 Minuten).

  • E-Rechnungspflicht 2027: Wer muss ab wann versenden, was muss das ERP?

    E-Rechnungspflicht 2027: Wer muss ab wann versenden, was muss das ERP?

    Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Übergangsfrist für den Versand endet am 31.12.2026. Für viele Mittelständler stellt sich deshalb jetzt die Frage: Gilt die Versandpflicht für uns schon 2027, und schafft unser ERP das überhaupt?

    Kurz gesagt: Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im B2B-Geschäft E-Rechnungen versenden, ab dem 01.01.2028 alle übrigen B2B-Unternehmen. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, ein PDF reicht nicht. Ihr ERP muss solche Rechnungen erzeugen, empfangen, einlesen und acht Jahre im Originalformat aufbewahren können.

    Wer muss ab wann E-Rechnungen versenden?

    Die Pflicht wird stufenweise eingeführt. Die folgende Übersicht fasst die Termine zusammen, wie sie intellicon auf der Seite E-Rechnungspflicht 2027 – Fristen und Checkliste (Stand September 2026) darstellt.

    StichtagWas gilt
    seit 01.01.2025Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
    bis 31.12.2026Übergangsfrist: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen noch versendet werden.
    ab 01.01.2027Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
    ab 01.01.2028Versandpflicht für alle übrigen B2B-Unternehmen.
    bis Januar 2028Bestehende EDI-Verbindungen sind auf EN 16931 umzustellen (Angabe der intellicon-Seite).

    Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellung befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Ausgenommen sind laut intellicon außerdem Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.

    Die Seite nennt zusätzlich einen Ausblick auf die europäische Initiative ViDA mit den Terminen 01.07.2028, 01.07.2030 und 01.01.2035. Was davon für Ihr Unternehmen konkret gilt, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.

    Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

    Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Die Software des Empfängers kann ihn ohne Abtippen verarbeiten. Ein PDF, das per E-Mail verschickt wird, ist dagegen keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht, auch wenn es elektronisch übermittelt wird.

    In der Praxis sind zwei Formate verbreitet: die XRechnung als reiner XML-Datensatz und ZUGFeRD, das ein lesbares PDF mit eingebettetem XML verbindet. Bei ZUGFeRD kommt es auf Version und Profil an. Laut intellicon erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen, die Profile MINIMUM und BASIC-WL dagegen nicht.

    Was muss das ERP für die E-Rechnungspflicht können?

    Die Pflicht betrifft nicht nur den Rechnungsdruck. Sie berührt Stammdaten, Belegfluss, Archiv und Schnittstellen. Die folgende Prüfliste hilft Ihnen, den Stand Ihres Systems einzuschätzen.

    • Erzeugen: Das ERP erstellt Ausgangsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil.
    • Empfangen und einlesen: Eingehende E-Rechnungen werden nicht nur abgelegt, sondern als Daten übernommen und einer Bestellung oder einem Lieferanten zugeordnet.
    • Vollständige Stammdaten: Pflichtangaben wie die USt-IdNr. liegen sauber vor, und B2B- und B2C-Kunden sind klar getrennt.
    • Aufbewahrung: E-Rechnungen werden acht Jahre im strukturierten Originalformat archiviert, nicht nur als PDF-Ansicht.
    • Verfahrensdokumentation: Der Ablauf von Empfang, Prüfung und Archivierung ist nach GoBD beschrieben.
    • EDI: Bestehende EDI-Verbindungen mit Kunden und Lieferanten sind auf EN 16931 ausgerichtet.
    • Aktueller Release-Stand: Die ERP-Version erhält noch Updates, damit Formatänderungen ankommen.

    Eine ausführlichere Sieben-Punkte-Checkliste finden Sie im Beitrag Ist Ihr ERP bereit für die E-Rechnungspflicht 2027? auf intellicon.de.

    Warum entscheiden die Bestelldaten über die E-Rechnung?

    Eine E-Rechnung kann nur so vollständig sein wie die Daten, aus denen sie entsteht. Kommen Aufträge aus einem Onlineshop, Marktplatz oder per E-Mail, fehlen oft genau die Angaben, die eine strukturierte Rechnung braucht. Typisch sind eine fehlende USt-IdNr. oder eine unklare Trennung zwischen Geschäfts- und Privatkunden.

    Nach Angabe von intellicon müssen die Bestelldaten deshalb vollständig ins ERP gelangen, etwa über die Multi-Shop-Schnittstelle für Sage 100 oder über intellicon Commerce. Wer hier nacharbeiten muss, sollte das vor 2027 erledigen und nicht erst, wenn die ersten Kunden Rechnungen zurückweisen.

    Wie ist Sage 100 auf die E-Rechnung vorbereitet?

    Für Anwender der Sage 100 gibt es eine gute Nachricht: Das Komfortpaket E-Rechnung ist seit dem 01.01.2026 im Standard enthalten. Dazu wird die Lizenzdatei getauscht, vorausgesetzt ist ein aktuelles Release wie 9.0.9 oder 9.0.10. Details beschreibt der Beitrag zum Sage 100 E-Rechnung Komfortpaket.

    Mit Version 9.0.11 hat Sage laut intellicon den E-Rechnungs-Import um ein Protokoll ergänzt, die Zuordnung von Bestellnummern vorsichtiger gestaltet und Korrekturen an ZUGFeRD und XRechnung vorgenommen. Wer noch eine ältere Kauflizenz ohne Updates nutzt, sollte prüfen, ob diese Neuerungen bei ihm überhaupt ankommen.

    Ist der Empfang geregelt, lohnt der nächste Schritt: Eingangsrechnungen nicht nur einlesen, sondern automatisch weiterverarbeiten. Wie das geht, zeigt unser Beitrag Rechnungseingang automatisieren in der Sage 100.

    Worauf sollten Sie achten?

    Die Termine sind verbindlich, die Umsetzung im Detail ist es nicht immer eindeutig. Einige Punkte werden in Projekten häufig unterschätzt.

    • Die Umsatzgrenze bezieht sich auf den Vorjahresumsatz. Prüfen Sie früh, in welche Gruppe Ihr Unternehmen fällt.
    • Ein PDF mit hübschem Layout bleibt ein PDF. Entscheidend ist der strukturierte Datensatz.
    • Der Empfang ist schon heute Pflicht. Ein Postfach, in dem XML-Dateien ungelesen liegen, hilft im Alltag wenig. Planen Sie, wie eingehende E-Rechnungen geprüft und weiterverarbeitet werden.
    • Archivierung und Verfahrensdokumentation sind eigene Aufgaben und werden durch die Rechnungsfunktion des ERP nicht automatisch erledigt.

    Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die genannten Fristen und Ausnahmen geben den Stand der intellicon-Seiten wieder. Für die verbindliche Einordnung Ihres Unternehmens ist Ihre Steuerberatung zuständig.

    Häufige Fragen

    Muss ich als kleines Unternehmen schon 2027 E-Rechnungen versenden?

    Nur wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt. Alle übrigen B2B-Unternehmen sind ab dem 01.01.2028 verpflichtet. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellung befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

    Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

    Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, zum Beispiel eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1 in einem zulässigen Profil. Ein reines PDF erfüllt die Pflicht nicht.

    Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

    Laut intellicon acht Jahre, und zwar im strukturierten Originalformat. Zusätzlich gehört der Ablauf in eine Verfahrensdokumentation nach GoBD. Lassen Sie die Details von Ihrer Steuerberatung bestätigen.

    Kann Sage 100 E-Rechnungen erstellen und einlesen?

    Ja. Das Komfortpaket E-Rechnung ist seit dem 01.01.2026 im Standard der Sage 100 enthalten, Voraussetzung ist ein aktuelles Release. Version 9.0.11 bringt einen E-Rechnungs-Import mit Protokoll.

    Wie gehen Sie jetzt am besten vor?

    Klären Sie zuerst, ab wann die Versandpflicht für Ihr Unternehmen gilt, und prüfen Sie dann Ihr ERP anhand der Liste oben. Einen Überblick über die Möglichkeiten mit der Sage 100 bietet die Seite E-Rechnung mit Sage 100. Wenn Sie Ihren Stand mit jemandem durchgehen möchten, buchen Sie eine kostenlose Erstberatung (30 Minuten).

  • B2B-Bestellportal einrichten: So bestellen Geschäftskunden selbst

    B2B-Bestellportal einrichten: So bestellen Geschäftskunden selbst

    Viele Großhändler und B2B-Lieferanten kennen das: Bestellungen kommen per Telefon, Fax oder E-Mail, und ein großer Teil der Anrufe im Innendienst dreht sich um Fragen wie „Wo ist meine Lieferung?“ oder „Können Sie mir die Rechnung noch einmal schicken?“. Ein B2B-Bestellportal soll genau diese Routine aus dem Tagesgeschäft nehmen.

    Doch wie richtet man ein solches Portal ein, ohne ein großes Shop-Projekt zu starten? Und was sollte man vorher über die Grenzen wissen?

    Kurz gesagt: Ein B2B-Bestellportal ist ein geschützter Bestellbereich unter Ihrem eigenen Namen, in dem Geschäftskunden mit Login Artikel mit Nettopreis und Bestand sehen, per Artikelnummer oder Excel-Liste bestellen und Auftragsstatus sowie Belege abrufen. Entscheidend ist die Anbindung an die Warenwirtschaft, damit Preise, Bestände und Aufträge nicht doppelt gepflegt werden. Mit dem B2B-Portal von intellicon Commerce sind dafür vor allem Zuordnungen, Rollen und Ihr Erscheinungsbild festzulegen; kundenindividuelle Preise sind dort derzeit noch nicht enthalten.

    Was ist ein B2B-Bestellportal, und worin unterscheidet es sich von einem Onlineshop?

    Ein Onlineshop richtet sich meist an Endkunden: offene Preise, Warenkorb, Bezahlung beim Kauf. Ein B2B-Bestellportal dagegen ist ein geschlossener Bereich für bekannte Geschäftskunden. Wer bestellt, hat ein Kundenkonto, bestellt meist auf Rechnung und kennt oft schon die Artikelnummern.

    Daraus ergeben sich andere Anforderungen. Geschäftskunden wollen schnell nachbestellen, nicht stöbern. Sie wollen sehen, was mit ihren Aufträgen passiert, und Belege selbst herunterladen. Und im Einkauf, in der Buchhaltung und im Lager des Kunden arbeiten verschiedene Personen mit unterschiedlichen Rechten.

    Welche Funktionen braucht ein B2B-Bestellportal im Alltag?

    Aus Sicht des Innendienstes zählt vor allem, welche Rückfragen das Portal überflüssig macht. Das B2B-Bestellportal für Geschäftskunden von intellicon Commerce bietet laut Produktseite unter anderem diese Funktionen:

    • Schnellbestellung per Artikelnummer oder Excel-Liste sowie erneutes Bestellen einer früheren Bestellung mit einem Klick.
    • Aufträge mit Status und Versandinformation, Belege als PDF (abhängig von der ERP-Anbindung).
    • Sortiment mit Nettopreis und importiertem Bestand; Artikel im Rückstand bleiben bestellbar.
    • Eigenes Erscheinungsbild mit Logo, Farben und Schriften, damit das Portal unter Ihrem Namen auftritt.
    • Zugänge mit Rollen, etwa für Einkauf, Buchhaltung oder reine Ansicht.

    Gerade die Rollen werden oft unterschätzt. Wenn die Buchhaltung des Kunden Rechnungen selbst abrufen kann, ohne bestellen zu dürfen, entfällt ein typischer Anruf, ohne dass Sie Befugnisse zu weit öffnen.

    Wie richtet man ein B2B-Bestellportal Schritt für Schritt ein?

    Die Einrichtung folgt dem Grundprinzip von intellicon Commerce: Systeme verbinden, Zuordnungen einmal festlegen, danach automatisch abwickeln. Für ein B2B-Portal bietet sich diese Reihenfolge an:

    1. Warenwirtschaft prüfen: Klären Sie, welches ERP angebunden wird und welcher Connector-Umfang dafür verfügbar ist. Davon hängt ab, ob Aufträge automatisch übergeben und Belege angezeigt werden.
    2. Stammdaten vorbereiten: Artikelnummern, Nettopreise, Bestände und Kundenkonten sollten in der Warenwirtschaft sauber gepflegt sein. Das Portal zeigt, was dort steht.
    3. Zuordnungen festlegen: Steuerklassen, Einheiten und Zahlarten werden einmal zwischen Portal und ERP zugeordnet.
    4. Erscheinungsbild einstellen: Logo, Farben und Schriften hinterlegen, damit Ihre Kunden das Portal als Ihr Angebot erkennen.
    5. Zugänge und Rollen anlegen: Pro Kunde festlegen, wer bestellen, wer nur Belege sehen und wer nur lesen darf.
    6. Mit wenigen Kunden starten: Ein Pilot mit einigen Stammkunden zeigt schnell, ob Sortiment, Preise und Bestände so ankommen wie gedacht.
    7. Breit einführen: Erst danach alle Geschäftskunden einladen und den Innendienst darauf vorbereiten, Kunden aktiv auf das Portal hinzuweisen.

    Die einmalige Einrichtungspauschale umfasst laut Preisseite Einrichtung, Schulung und Onboarding. Wie lange das Projekt insgesamt dauert, hängt vor allem vom Zustand der Stammdaten ab.

    Mit welchen Warenwirtschaftssystemen funktioniert das Portal?

    Laut der FAQ zum B2B-Portal gibt es Connectoren für Lexware Office, Odoo, sevDesk, Sage 100, Sage Operations und Xentral. Der Umfang ist je System unterschiedlich, und das ist für die Planung wichtig.

    Die automatische Übergabe einer Portal-Bestellung an die Warenwirtschaft ist derzeit nur für Sage 100 vorgesehen. Bei Lexware Office werden Aufträge nicht übertragen. Bei den übrigen Systemen sollten Sie im Gespräch klären, welche Daten in welche Richtung fließen, bevor Sie Ihren Kunden das Portal ankündigen.

    Worauf sollten Sie achten? Die ehrlichen Grenzen

    Ein Portal entlastet nur dann, wenn es zu Ihrem Preismodell passt. Deshalb gehören die Grenzen an den Anfang der Planung, nicht ans Ende:

    • Nur Standard-Nettopreis: Kundenindividuelle Preise, Rabatte und Staffelpreise sind laut Anbieter „als nächster Ausbau vorgesehen“, aber derzeit nicht enthalten. Wer mit vielen Sonderkonditionen arbeitet, kann das Portal heute nur eingeschränkt nutzen.
    • Kein vollständiges Belegarchiv: Ein komplettes Archiv aller Rechnungen, Lieferscheine und Angebote ist „noch kein Bestandteil“. Belege als PDF hängen von der ERP-Anbindung ab.
    • Auftragsübergabe je ERP verschieden: Automatisch nur bei Sage 100, bei Lexware Office gar nicht.

    Für Sage-100-Anwender, die kundenindividuelle Preise, Rabattlisten oder Produktberechtigungen schon heute brauchen, gibt es einen anderen Weg: die B2B-Suite für Sage 100 und Shopware/Shopify als Zusatzmodul der Multi-Shop-Schnittstelle. Sie setzt einen eigenen Shop voraus und ist damit ein größeres Projekt als ein reines Bestellportal (Sage 100 ab Version 9.0.5).

    Was kostet ein B2B-Bestellportal?

    Die Preise stehen offen auf der Seite Preise und Investitionsrechner von intellicon Commerce. Das B2B-Portal ist ein Modul und setzt das Basissystem voraus. Alle Angaben netto zuzüglich Umsatzsteuer, Stand Oktober 2026:

    Portal-Benutzermonatlicheinmalig
    bis 300149 €990 € Einrichtung
    bis 1.000399 €990 € Einrichtung
    bis 5.000899 €990 € Einrichtung
    über 5.000auf Anfrageauf Anfrage

    Hinzu kommen das Basissystem (ab 149 € im Monat plus 1.490 € einmalig) und in der Regel ein ERP-Connector (99 € im Monat plus 1.990 € einmalig). Eine vollständige Aufstellung aller Module finden Sie im Beitrag Was kostet E-Commerce-Automatisierung?.

    Wann lohnt sich ein B2B-Bestellportal?

    Ein Portal lohnt sich vor allem dann, wenn viele wiederkehrende Bestellungen mit bekannten Artikelnummern eingehen und der Innendienst einen spürbaren Teil seiner Zeit mit Status- und Belegfragen verbringt. Je einheitlicher Ihre Preise sind, desto besser passt das Portal schon heute.

    Wenn Ihr Außendienst mit HubSpot arbeitet, lässt sich das Portal zudem mit dem CRM verbinden. Wie das aussieht, beschreibt der Beitrag HubSpot mit der Warenwirtschaft verbinden.

    Häufige Fragen zum B2B-Bestellportal

    Können Geschäftskunden im Portal eigene Preise sehen?

    Derzeit nicht. Das Portal zeigt den Standard-Nettopreis; kundenindividuelle Preise, Rabatte und Staffeln sind laut Anbieter als nächster Ausbau vorgesehen. Sage-100-Anwender können kundenindividuelle Preise heute über die B2B-Suite der Multi-Shop-Schnittstelle abbilden.

    Werden Portal-Bestellungen automatisch in die Warenwirtschaft übernommen?

    Automatisch derzeit nur bei Sage 100. Bei Lexware Office werden Aufträge nicht übertragen, bei den anderen angebundenen Systemen ist der Umfang je Connector unterschiedlich und sollte vorab geklärt werden.

    Können verschiedene Mitarbeiter eines Kunden unterschiedliche Rechte haben?

    Ja. Zugänge lassen sich mit Rollen anlegen, zum Beispiel für Einkauf, Buchhaltung oder reine Ansicht. So kann die Buchhaltung Belege abrufen, ohne bestellen zu dürfen.

    Was kostet das B2B-Portal?

    Laut Preisseite 149 € im Monat für bis zu 300 Portal-Benutzer, 399 € bis 1.000 und 899 € bis 5.000, jeweils zuzüglich 990 € Einrichtung. Dazu kommen das Basissystem und in der Regel ein ERP-Connector, alle Preise netto.

    Wie geht es weiter?

    Wenn Sie prüfen möchten, ob das Portal zu Ihrem Sortiment und Ihrer Warenwirtschaft passt, sehen Sie sich zuerst die Funktionen des B2B-Bestellportals an. Offene Fragen zu Preismodell, ERP-Anbindung und Einführung klären Sie am einfachsten in einer kostenlosen Erstberatung (30 Minuten).

  • Sage 100 oder Sage Operations: Was ist der Unterschied?

    Sage 100 oder Sage Operations: Was ist der Unterschied?

    Sage 100 und Sage Operations werden beide für Unternehmen mit 5 bis 100 Mitarbeitenden empfohlen. Trotzdem folgen sie unterschiedlichen Konzepten. Spätestens bei der Finanzbuchhaltung zeigt sich, dass die Wahl mehr ist als die Frage „Cloud oder nicht Cloud“.

    Kurz gesagt: Sage 100 ist eine Windows-Software mit Warenwirtschaft und eigenem Rechnungswesen, die im eigenen Haus oder bei einem Hosting-Partner läuft. Sage Operations ist ein cloud-natives ERP für Handel und diskrete Fertigung, bei dem Sage Updates und Backups übernimmt. Eine eigene Finanzbuchhaltung hat Sage Operations nicht: Buchungen gehen per Import in Sage 100 Rechnungswesen oder als DATEV-Export (CSV) an die Buchhaltung.

    Was haben Sage 100 und Sage Operations gemeinsam?

    Beide Systeme stammen von Sage und richten sich nach Empfehlung von intellicon an Unternehmen mit 5 bis 100 Mitarbeitenden. Beide bilden die Warenwirtschaft ab und lassen sich an Onlineshops anbinden. Damit stehen sie bei vielen Mittelständlern direkt nebeneinander auf der Auswahlliste.

    Der Unterschied liegt weniger in der Unternehmensgröße als im Betriebsmodell und im Umgang mit der Buchhaltung. Einen Überblick über alle vier Sage ERP-Systeme gibt der Beitrag Sage ERP Vergleich: Welches Sage ERP passt zu Ihrem Unternehmen?

    Wie unterscheiden sich Sage 100 und Sage Operations im Überblick?

    Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Punkte zusammen. Grundlage ist die Seite Sage ERP-Systeme im Vergleich von intellicon, Stand Oktober 2026.

    KriteriumSage 100Sage Operations
    Empfohlene Größe5 bis 100 Mitarbeitende5 bis 100 Mitarbeitende
    BetriebWindows-Software im Haus oder gehostet bei Cloud-PartnernCloud-nativ, keine eigenen Server nötig
    Updates und Backupsorganisiert der Betreiber selbst oder der Hosting-Partnerübernimmt Sage
    LizenzMiete (Connected); Kauflizenz „Desktop“ seit 01.01.2025 ohne UpdatesCloud-Betrieb durch Sage
    Finanzbuchhaltungeigenes Sage 100 Rechnungswesenkeine eigene; Import in Sage 100 Rechnungswesen oder DATEV-Export (CSV)
    DATEV ohne eigenes RechnungswesenDATEV-Schnittstelle von intellicon direkt aus der WarenwirtschaftDATEV-Export (CSV); Anbindung über intellicon Commerce laut intellicon in Vorbereitung
    Shop-Anbindung (Beispiele)Multi-Shop-Schnittstelle von intelliconShopify-Schnittstelle von intellicon, intellicon Commerce

    Wie werden Sage 100 und Sage Operations betrieben?

    Sage 100 ist eine Windows-Software, die im eigenen Haus oder gehostet bei Cloud-Partnern läuft. Laut Sage ist sie keine reine Cloud-Lösung. Sie wird heute zur Miete angeboten (Connected). Die frühere Kauflizenz „Desktop“ ist seit dem 1. Januar 2025 im Extended Support und erhält keine Updates mehr.

    Sage Operations, bis November 2025 unter dem Namen Sage Distribution and Manufacturing Operations (SDMO) bekannt, ist dagegen von Grund auf für die Cloud gebaut. Updates und Backups übernimmt Sage. Zum Funktionsumfang gehören Beschaffung mit Bestellvorschlägen, Bestandsmanagement über mehrere Standorte, Mehrsprachigkeit und Mehrwährung. Stücklisten und Fertigungsstatus gibt es über das optionale Modul „Manufacturing Operations“. Mehr dazu auf der Seite Sage Operations, das Cloud-ERP für Handel und Fertigung.

    Was bedeutet die fehlende Finanzbuchhaltung bei Sage Operations?

    Sage Operations erzeugt Belege wie Rechnungen und Gutschriften, führt aber selbst keine Finanzbuchhaltung. Die eigentliche Buchführung mit Sachkonten, Umsatzsteuer und Abschlüssen findet in einem anderen System statt. Für die Übergabe nennt die Vergleichsseite zwei Wege.

    Weg 1: Import in Sage 100 Rechnungswesen

    Die Buchungen aus Sage Operations werden in Sage 100 Rechnungswesen importiert. Dieser Weg passt zu Unternehmen, die ihre Buchhaltung im eigenen Haus führen und dafür bereits Sage 100 Rechnungswesen nutzen oder nutzen wollen.

    Weg 2: DATEV-Export für die Steuerkanzlei

    Alternativ gibt Sage Operations die Buchungen als DATEV-Export im CSV-Format aus. Das ist naheliegend, wenn die Steuerkanzlei die Finanzbuchhaltung in DATEV führt. Eine direkte DATEV-Anbindung über intellicon Commerce ist laut intellicon in Vorbereitung. Fragen Sie nach dem aktuellen Stand, bevor Sie damit planen.

    Auf der Vergleichsseite wird außerdem Sage Intacct als Finanzlösung genannt, die neben Sage Operations steht. Ob dieser Weg für Sie infrage kommt, sollte im Einzelfall geklärt werden.

    Wie kommen Buchungsdaten aus Sage 100 zu DATEV?

    Sage 100 bringt mit dem Rechnungswesen eine eigene Finanzbuchhaltung mit. Viele Unternehmen lassen ihre Buchhaltung aber beim Steuerberater in DATEV führen. Für diesen Fall übergibt die DATEV-Schnittstelle zur Sage 100 Ausgangs- und Eingangsrechnungen direkt aus der Warenwirtschaft, ohne dass Sage Rechnungswesen nötig ist.

    Die Schnittstelle gibt es in drei Varianten: als Datei im DATEV-Format, direkt zu DATEV Unternehmen online oder über intellicon DATEV Connect zur lokal installierten DATEV-Finanzbuchhaltung.

    Für wen eignet sich welches System?

    Sage 100 spricht für sich, wenn …

    • Sie Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung in einem System führen wollen,
    • Ihre Daten im eigenen Haus oder bei einem Hosting-Partner Ihrer Wahl liegen sollen,
    • Sie bereits Sage 100 einsetzen und Erweiterungen wie Versand-, Zoll- oder Shop-Schnittstellen nutzen.

    Sage Operations spricht für sich, wenn …

    • Sie keine eigenen Server betreiben wollen und Updates sowie Backups bei Sage liegen sollen,
    • Sie Bestände über mehrere Standorte führen oder mehrsprachig und in mehreren Währungen arbeiten,
    • Ihre Buchhaltung ohnehin beim Steuerberater in DATEV oder in einem separaten Rechnungswesen liegt.

    Worauf sollten Sie bei der Entscheidung achten?

    • Buchhaltungsweg vorher klären. Sprechen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei, bevor Sie sich für Sage Operations entscheiden. Der Weg der Buchungsdaten sollte feststehen, bevor die erste Rechnung geschrieben wird.
    • Erweiterungen prüfen. Viele Zusatzmodule, etwa die Versand-, Zoll- und DATEV-Lösungen von intellicon, sind für Sage 100 dokumentiert. Klären Sie vor einem Wechsel, welche Ihrer heutigen Erweiterungen es für Sage Operations gibt.
    • Varianten bedenken. Sage Operations kennt keine Variantenartikel. Für Shops kann intellicon Commerce einzelne Artikel (SKUs) im Shopsystem zu einem Variantenprodukt zusammenfassen.
    • Wechsel ist möglich. Ein Umstieg von Sage 100 auf Sage Operations gehört zu den Wechselpfaden, die intellicon begleitet. Die Daten werden nach eigener Angabe über eine eigene Schnittstelle übernommen, geprüft und mit Protokoll.

    Wer Sage Operations vorher ausprobieren möchte, findet die Möglichkeiten im Beitrag Sage Operations testen: Testversionen und Kosten.

    Häufige Fragen

    Ist Sage Operations der Nachfolger von Sage 100?

    Dafür gibt es in den hier ausgewerteten Quellen keinen Beleg. Beide Systeme werden nebeneinander angeboten, Sage 100 heute als Mietlizenz (Connected). Ein Wechsel von Sage 100 zu Sage Operations ist möglich, aber kein Muss.

    Kann ich Sage Operations mit DATEV nutzen?

    Ja, über einen DATEV-Export im CSV-Format. Eine direkte DATEV-Anbindung über intellicon Commerce ist laut intellicon in Vorbereitung.

    Wie hieß Sage Operations früher?

    Sage Operations hieß früher Sage Distribution and Manufacturing Operations, kurz SDMO. Die Umbenennung wurde im November 2025 bekannt gegeben.

    Brauche ich für die DATEV-Übergabe aus Sage 100 das Sage Rechnungswesen?

    Nein. Die DATEV-Schnittstelle von intellicon übergibt Ausgangs- und Eingangsrechnungen direkt aus der Sage 100 Warenwirtschaft. Ein Sage Rechnungswesen oder eine OP-Verwaltung ist dafür nicht nötig.

    Welches der beiden Systeme besser passt, hängt vor allem von Betriebsmodell und Buchhaltungsweg ab. Eine erste Orientierung gibt die Entscheidungshilfe auf der Seite Sage ERP-Systeme im Vergleich. Wenn Sie Ihre Situation direkt besprechen möchten, buchen Sie eine kostenlose Erstberatung (30 Minuten).

  • Sage ERP Vergleich: Welches Sage ERP passt zu Ihrem Unternehmen?

    Sage ERP Vergleich: Welches Sage ERP passt zu Ihrem Unternehmen?

    Wer ein neues ERP sucht und bei Sage landet, steht schnell vor vier Namen: Sage Active, Sage 100, Sage Operations und Sage X3. Auf den ersten Blick klingen alle nach Warenwirtschaft und Buchhaltung. Die Unterschiede liegen im Detail, und genau diese Details entscheiden, ob ein System in fünf Jahren noch zu Ihrem Unternehmen passt.

    Kurz gesagt: Sage Active ist eine Cloud-Lösung für kleine Unternehmen mit 1 bis 20 Mitarbeitenden, die vor allem Verkauf und Finanzbuchhaltung brauchen. Sage 100 ist eine Windows-Software für 5 bis 100 Mitarbeitende, betrieben im eigenen Haus oder bei einem Hosting-Partner. Sage Operations ist ein Cloud-ERP für Handel und Serienfertigung in derselben Größenordnung, hat aber keine eigene Finanzbuchhaltung. Sage X3 richtet sich an Unternehmensgruppen mit 20 bis 5.000 Mitarbeitenden, mehreren Gesellschaften und anspruchsvoller Fertigung (Größenangaben nach Empfehlung von intellicon).

    Welche vier Sage ERP-Systeme gibt es und für wen sind sie gedacht?

    Die intellicon GmbH ist Sage Business Partner und betreut alle vier Systeme. Die folgende Übersicht fasst die Größenempfehlung von intellicon und die Betriebsarten zusammen, wie sie auf der Seite Sage ERP-Systeme im Vergleich dokumentiert sind. Grundlage dort sind die Produktseiten von Sage, Stand Oktober 2026.

    SystemEmpfohlene GrößeBetriebTypischer Schwerpunkt
    Sage Active1 bis 20 MitarbeitendeCloud (SaaS, im Browser)Verkauf vom Angebot bis zur Rechnung, Finanzbuchhaltung
    Sage 1005 bis 100 MitarbeitendeWindows-Software im Haus oder gehostet bei Cloud-PartnernWarenwirtschaft und Rechnungswesen in einem System
    Sage Operations5 bis 100 MitarbeitendeCloud-nativHandel und diskrete Fertigung, mehrere Lagerstandorte
    Sage X320 bis 5.000 MitarbeitendeSaaS als Standard, auch Private Cloud oder im HausGruppen mit mehreren Gesellschaften, Ländern und Werken

    Die Mitarbeiterzahl ist dabei nur ein grober Anhaltspunkt. Entscheidender ist, welche Prozesse das System abbilden muss und wie Sie es betreiben wollen.

    Was unterscheidet Sage Active von den größeren Systemen?

    Sage Active läuft vollständig im Browser und wird im Monatsabo angeboten. Es deckt den Verkauf vom Angebot bis zur Rechnung ab, bietet eine KI-gestützte Belegerfassung für Eingangsrechnungen und eine komplette Finanzbuchhaltung.

    Für Händler mit eigenem Lager gibt es klare Grenzen: Sage Active hat laut Vergleichsseite kein Lager, kein Bestellwesen und keine Variantenartikel. E-Rechnungen können empfangen werden, der Versand war laut Sage zum Stand der Seite „in Kürze“ angekündigt. Wer einen Onlineshop betreibt, kann Sage Active mit Shop-Anbindung nutzen. Aufträge aus Shopify, Shopware oder Marktplätzen werden dann übernommen, unklare Fälle landen in einer Klärliste.

    Wann ist Sage 100 die passende Wahl?

    Sage 100 ist eine Windows-Software, die im eigenen Haus oder gehostet bei Cloud-Partnern betrieben wird. Laut Sage ist sie keine reine Cloud-Lösung. Sie eignet sich für Unternehmen, die Warenwirtschaft und Rechnungswesen in einem System führen und ihre Daten unter eigener Kontrolle halten wollen.

    Wichtig für die Lizenzplanung: Sage 100 wird heute zur Miete angeboten (Connected). Die frühere Kauflizenz „Desktop“ befindet sich seit dem 1. Januar 2025 im Extended Support und erhält keine Updates mehr. Wer noch mit einer Desktop-Lizenz arbeitet, sollte den Wechsel auf Connected einplanen. Das Komfortpaket E-Rechnung etwa steht nur mit einem aktuellen Release zur Verfügung.

    Wann spielt Sage Operations seine Stärken aus?

    Sage Operations, früher Sage Distribution and Manufacturing Operations (SDMO), ist ein cloud-natives ERP für Handel und diskrete Fertigung. Es bietet Beschaffung mit Bestellvorschlägen, Bestandsmanagement über mehrere Standorte sowie Mehrsprachigkeit und Mehrwährung. Stücklisten und Fertigungsstatus kommen über das optionale Modul „Manufacturing Operations“ hinzu. Updates und Backups übernimmt Sage.

    Der wichtigste Unterschied zu Sage 100: Sage Operations hat keine eigene Finanzbuchhaltung. Buchungen werden per Import in Sage 100 Rechnungswesen übergeben oder als DATEV-Export im CSV-Format ausgegeben. Was das im Alltag bedeutet, beschreibt der Beitrag Sage 100 oder Sage Operations: Was ist der Unterschied?

    Variantenartikel gibt es weder in Sage Operations noch in Sage Active. Wer im Shop Varianten wie Größen und Farben anbietet, kann sie über intellicon Commerce abbilden. Commerce kombiniert die einzelnen Artikel (SKUs) im jeweiligen Shopsystem zu einem Variantenprodukt.

    Wann braucht ein Unternehmen Sage X3?

    Sage X3 ist für Unternehmensgruppen gedacht, die mehrere Gesellschaften, Länder oder Werke in einem System führen. Es unterstützt diskrete, Prozess- und Mischfertigung sowie Konsolidierung und Intercompany-Prozesse. Nach Angabe von Sage ist es in über 80 Ländern im Einsatz.

    Standard ist der Betrieb als SaaS, möglich sind auch eine Private Cloud oder die Installation im eigenen Haus. Funktionen, Branchen und den Ablauf einer Einführung beschreibt die Seite Sage X3 für Gruppen mit mehreren Gesellschaften und Werken. Ob Ihr Unternehmen schon an diesem Punkt angekommen ist, behandelt der Beitrag Wann ist Sage X3 die richtige Wahl?

    Wie treffen Sie die Entscheidung Schritt für Schritt?

    Eine gute ERP-Auswahl beginnt nicht mit Funktionslisten, sondern mit Ihren eigenen Abläufen. Diese fünf Schritte helfen bei der Einordnung:

    1. Prozesse aufschreiben: Welche Abläufe muss das ERP tragen, etwa Lager, Bestellwesen, Fertigung, Varianten oder mehrere Gesellschaften?
    2. Betriebsart festlegen: Soll das System in der Cloud laufen, im eigenen Haus oder bei einem Hosting-Partner?
    3. Finanzbuchhaltung klären: Soll sie im ERP liegen, in einem separaten Rechnungswesen oder beim Steuerberater in DATEV?
    4. Wachstum einplanen: Wie viele Mitarbeitende, Standorte und Länder erwarten Sie in den nächsten Jahren?
    5. Schnittstellen prüfen: Welche Shops, Marktplätze, Versanddienstleister und Banken müssen angebunden werden?

    Auf der Vergleichsseite von intellicon gibt es zusätzlich eine Entscheidungshilfe mit fünf Fragen, die zu einer ersten Empfehlung führt.

    Worauf sollten Sie beim Vergleich achten?

    • Größenangaben sind Richtwerte. Ein kleines Unternehmen mit komplexer Fertigung kann mehr System brauchen als ein größeres Handelsunternehmen mit einfachen Abläufen.
    • Herstellerangaben aktuell prüfen. Funktionen wie Sage Copilot, den es laut Sage in Sage Active, Sage Operations und Sage X3 gibt, entwickeln sich laufend weiter. Lassen Sie sich den aktuellen Stand zeigen.
    • Finanzbuchhaltung nicht vergessen. Bei Sage Operations brauchen Sie eine Lösung für die Buchhaltung außerhalb des Systems.
    • Wechselwege kennen. Ein späterer Umstieg ist möglich, etwa von Sage Active zu Sage 100 oder Sage Operations, von Sage 100 zu Sage Operations oder von beiden zu Sage X3. intellicon übernimmt die Daten nach eigener Angabe über eine eigene Schnittstelle, geprüft und mit Protokoll.

    Neben den vier Systemen gibt es weitere Sage-Produkte wie Sage 50 oder die Finanzlösung Sage Intacct. Sie sind nicht Gegenstand dieses Vergleichs.

    Häufige Fragen

    Welches Sage ERP eignet sich für kleine Unternehmen?

    Für 1 bis 20 Mitarbeitende empfiehlt intellicon Sage Active. Es läuft im Browser und deckt Verkauf und Finanzbuchhaltung ab, hat aber kein Lager, kein Bestellwesen und keine Variantenartikel. Wer ein Lager führt, sollte Sage 100 oder Sage Operations prüfen.

    Ist Sage 100 eine Cloud-Lösung?

    Laut Sage ist Sage 100 keine reine Cloud-Lösung. Sie ist eine Windows-Software, die im eigenen Haus oder gehostet bei Cloud-Partnern läuft. Lizenziert wird sie heute zur Miete (Connected).

    Hat Sage Operations eine Finanzbuchhaltung?

    Nein, Sage Operations hat keine eigene Finanzbuchhaltung. Buchungen werden per Import in Sage 100 Rechnungswesen übergeben oder als DATEV-Export im CSV-Format ausgegeben.

    Kann ich später von einem Sage ERP auf ein anderes wechseln?

    Ja. Typische Wechselpfade sind Sage Active zu Sage 100 oder Sage Operations, Sage 100 zu Sage Operations sowie Sage 100 oder Sage Operations zu Sage X3. intellicon übernimmt die Daten nach eigener Angabe über eine eigene Schnittstelle mit Protokoll.

    Wenn Sie die Systeme an Ihren eigenen Abläufen messen wollen, hilft die Entscheidungshilfe auf der Seite Sage ERP-Systeme im Vergleich. Für eine persönliche Einschätzung können Sie eine kostenlose Erstberatung (30 Minuten) buchen und dort klären, welches System zu Ihren Prozessen passt.