Eine neue Bestellung in Shopify ist erfreulich. Weniger erfreulich ist es, wenn danach jemand Kundenadresse, Artikel und Mengen erneut in die Warenwirtschaft eingeben muss. Mit wachsendem Bestellaufkommen wird aus einer kleinen Handarbeit ein täglicher Zeitfresser.
Für Unternehmen mit Sage Operations bietet intellicon Commerce eine Anbindung an Shopify. Bestellungen können automatisiert übernommen werden. Damit wird aus zwei getrennten Arbeitsbereichen ein zusammenhängender Ablauf.
Was beim Übernehmen einer Bestellung stimmen muss
Eine gute Übergabe beginnt bei der eindeutigen Artikelzuordnung. Ein blauer Artikel in Größe M darf nicht mit derselben Bezeichnung in Größe L verwechselt werden. Deshalb sollten Shopify-Varianten und Sage-Artikel anhand klarer Artikelnummern zusammenpassen.
Ebenso wichtig sind Rechnungs- und Lieferadresse, Bestellnummer, Mengen sowie die vereinbarten Regeln für Zahlungen und Versand. Ein technisch übertragener Datensatz ist erst dann hilfreich, wenn das Team damit ohne erneute Recherche weiterarbeiten kann.
Beispiel: vom Shop in die Auftragsbearbeitung
Angenommen, ein Kunde bestellt drei verschiedene Ersatzteile. Ohne Anbindung öffnet ein Mitarbeiter die Bestellung, sucht jeden Artikel im ERP und überträgt die Angaben. Bei Rückfragen wechselt er wieder in den Shop.
Mit einem abgestimmten automatischen Bestellimport entfällt diese doppelte Erfassung. Die Mitarbeiter können sich auf Verfügbarkeit, Liefertermin und tatsächliche Ausnahmen konzentrieren. Das Beispiel beschreibt einen möglichen Ablauf, keinen dokumentierten Kundenfall.
Diese Fragen gehören vor den Start auf den Tisch
- Welche Bestellungen sollen zur Bearbeitung übernommen werden?
- Wie werden Artikel und Varianten eindeutig zugeordnet?
- Wie geht Ihr Unternehmen mit abweichenden Lieferadressen um?
- Wer klärt Vorgänge, bei denen Angaben fehlen oder nicht zusammenpassen?
- Wie wird geprüft, dass eine Bestellung genau einmal weiterbearbeitet wird?
Diese Regeln sparen später mehr Zeit als eine nachträgliche Korrektur falsch angelegter Aufträge. Sie sollten anhand echter, repräsentativer Abläufe festgelegt und getestet werden.
Ein schneller Start braucht einen klaren Umfang
Die vorbereitete Standardanbindung mit intellicon Commerce kann innerhalb eines Tages eingerichtet werden. Benötigte Zugänge, passende Artikeldaten und abgestimmte Übertragungsregeln müssen dafür vorliegen. Individuelle Abläufe und eine umfassende Datenbereinigung werden gesondert geplant.
Der Maßstab für den Erfolg ist einfach: Ihr Team muss weniger übertragen und suchen. Gleichzeitig muss erkennbar bleiben, wo ein Auftrag steht und welche Ausnahme Aufmerksamkeit braucht.
Ihre Bestellübernahme gemeinsam prüfen
intellicon unterstützt Sie dabei, Shopify und Sage Operations passend zu Ihrem Tagesgeschäft zu verbinden. Mehr über Sage Operations erfahren und einen unverbindlichen Beratungstermin vereinbaren.