Wer Waren in Länder außerhalb der EU liefert, muss die Ausfuhr beim Zoll anmelden. In vielen Unternehmen heißt das: Daten aus Rechnung und Lieferschein werden in eine separate Zollsoftware oder ein Webportal übertragen, oft von Hand. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig, besonders wenn die Exporte nicht täglich, sondern nur gelegentlich anfallen.
Kurz gesagt: Mit dem Zollmodul von intellicon erstellen Sie die Ausfuhranmeldung direkt aus einem Beleg der Sage 100 Warenwirtschaft. Aus dem Beleg entstehen Zollrechnung, Ausfuhranmeldung und bei Bedarf Präferenznachweise wie EUR.1 oder ATR.1. Die Anmeldung wird über ATLAS direkt an den Zoll übermittelt, die Ausfuhrbegleitdokumente stehen nach der Genehmigung laut intellicon in der Regel innerhalb weniger Minuten bereit.
Was ist ATLAS und wofür braucht man es bei der Ausfuhr?
ATLAS ist das IT-Verfahren der deutschen Zollverwaltung, über das Zollanmeldungen elektronisch abgegeben und bearbeitet werden. Für die Ausfuhr bedeutet das: Die Ausfuhranmeldung wird als Datensatz an den Zoll übermittelt, geprüft und freigegeben. Anschließend erhält der Anmelder das Ausfuhrbegleitdokument, das die Ware bis zur Ausgangszollstelle begleitet.
Um Anmeldungen über ATLAS abzugeben, braucht man eine Software, die mit dem Verfahren kommunizieren kann. Genau hier entsteht in vielen Unternehmen der Bruch: Die Daten liegen im ERP, die Anmeldung wird aber in einem anderen System erstellt.
Wie entsteht die Ausfuhranmeldung direkt aus der Sage 100?
Das Zollmodul arbeitet mit den Daten, die in der Sage 100 bereits vorhanden sind. Laut intellicon läuft eine Ausfuhr so ab:
- Ausgangspunkt ist ein Beleg in der Sage 100 Warenwirtschaft, zum Beispiel Rechnung oder Lieferschein. Bis zu 30 Sage-Belege lassen sich zu einer Sendung zusammenfassen.
- Aus dem Beleg erstellt das Zollmodul die Zollrechnung.
- Daraus entsteht die Ausfuhranmeldung. Die Angaben lassen sich vor dem Absenden manuell korrigieren.
- Die Anmeldung wird über ATLAS direkt an den Zoll übermittelt.
- Nach der Genehmigung stehen die Ausfuhrbegleitdokumente bereit, laut intellicon in der Regel innerhalb weniger Minuten.
- Bei Bedarf werden Präferenz- und Ursprungsnachweise erstellt: EUR.1, ATR.1 oder ein Ursprungszeugnis. Auch ein Speditionsauftrag kann erzeugt werden.
- Die Dokumente lassen sich in die amtlichen Formulare drucken und werden in der Sage 100 gespeichert.
Weil alle Unterlagen am Vorgang in der Sage 100 liegen, sind sie bei einer Rückfrage oder Prüfung schnell auffindbar. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie auf der Seite Ausfuhranmeldung per ATLAS aus der Sage 100.
Wie viel Zeit spart das Zollmodul?
intellicon macht dazu deutliche Angaben. Auf der Produktseite heißt es: „In zwei Minuten haben Sie eine Ausfuhrerklärung erledigt.“ Die Bearbeitungszeit lasse sich „um den Faktor 10 bis 50“ verkürzen. Beides sind Anbieterangaben, die von Ihren Belegen, Stammdaten und Abläufen abhängen.
Unabhängig von der genauen Zahl liegt der Gewinn auf der Hand: Was bereits im Beleg steht, muss niemand ein zweites Mal eingeben. Damit entfallen auch die typischen Übertragungsfehler bei Mengen, Gewichten und Werten.
Hinzu kommt ein organisatorischer Vorteil. Wenn die Ausfuhranmeldung aus dem Beleg entsteht, hängt das Exportgeschäft weniger an einzelnen Personen, die sich mit dem separaten Zollportal auskennen. Auch Vertretungen im Urlaub oder bei Krankheit lassen sich so leichter organisieren.
Welche Voraussetzungen gelten?
Das Zollmodul ist für die Sage 100 gebaut. Die folgende Übersicht fasst die Voraussetzungen und Empfehlungen zusammen, wie intellicon sie nennt.
| Punkt | Angabe von intellicon |
|---|---|
| ERP | Sage 100 Warenwirtschaft |
| Empfohlenes Zusatzmodul | „Intrastatmeldung“ |
| Sage 100 Line Basic | „Addin-Option“ erforderlich |
| Übermittlung | Direkt über ATLAS an den Zoll |
| Ablage | Speicherung der Dokumente in der Sage 100 |
Laut intellicon ist das Modul „vom Zoll geprüft und abgenommen“. Das erleichtere den Antrag auf den Status als zugelassener Ausführer, mit dem Unternehmen Ursprungserklärungen unter bestimmten Bedingungen selbst ausstellen dürfen. Ob und unter welchen Bedingungen Ihr Unternehmen diesen Status erhält, entscheidet der Zoll.
Was gehört neben der Ausfuhranmeldung zur Exportkontrolle?
Die Ausfuhranmeldung ist nur ein Teil der Pflichten im Export. Vor einer Lieferung sollten Unternehmen auch prüfen, ob Kunden oder Empfänger auf einer Sanktionsliste stehen. intellicon bietet dafür ein Sanktionslisten-Screening in Sage 100 an, das in Zollmodul und Sage 100 integriert ist. Welche Listen geprüft werden und wie das automatisiert abläuft, beschreibt unser Beitrag zur Sanktionslistenprüfung im Export.
Auch der Versand selbst lässt sich aus der Sage 100 heraus steuern. Wie Etiketten für DHL, DPD, GLS und UPS direkt aus dem Beleg entstehen, zeigt der Beitrag Versandetiketten direkt aus der Sage 100.
Worauf sollten Sie achten?
Ein Zollmodul nimmt viel Tipparbeit ab, die zollrechtliche Verantwortung bleibt aber beim Unternehmen. Diese Punkte sollten Sie im Blick behalten:
- Stammdaten: Warentarifnummern, Ursprungsland und Gewichte sollten im Artikelstamm gepflegt sein. Was dort fehlt, fehlt auch in der Anmeldung.
- Prüfung vor dem Absenden: Die Angaben lassen sich manuell korrigieren. Nutzen Sie diese Möglichkeit, gerade bei ungewöhnlichen Sendungen.
- Präferenzrecht: Ob eine Ware präferenzberechtigt ist und welcher Nachweis passt, ist eine fachliche Entscheidung. Die Software erstellt das Dokument, die Beurteilung trifft Ihr Exportverantwortlicher.
- Nur Sage 100: Das Zollmodul setzt die Sage 100 Warenwirtschaft voraus. Wer ein anderes ERP nutzt, braucht eine andere Lösung.
Dieser Beitrag ersetzt keine Zoll- oder Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte zu Ihren Ausfuhren sind der Zoll und spezialisierte Berater zuständig.
Häufige Fragen
Kann ich mehrere Rechnungen zu einer Ausfuhranmeldung zusammenfassen?
Ja. Laut intellicon lassen sich bis zu 30 Sage-Belege zu einer Sendung zusammenfassen. Daraus entsteht eine gemeinsame Zollrechnung und Ausfuhranmeldung.
Wie schnell erhalte ich das Ausfuhrbegleitdokument?
Nach Angabe von intellicon stehen die Ausfuhrbegleitdokumente nach der Genehmigung durch den Zoll in der Regel innerhalb weniger Minuten bereit. Die Dauer hängt von der Bearbeitung beim Zoll ab.
Erstellt das Zollmodul auch EUR.1 und Ursprungszeugnisse?
Ja. Aus dem Vorgang lassen sich bei Bedarf EUR.1, ATR.1 oder ein Ursprungszeugnis erstellen und in die amtlichen Formulare drucken. Ob ein Präferenznachweis zulässig ist, müssen Sie fachlich prüfen.
Welche Sage-100-Version brauche ich?
Voraussetzung ist die Sage 100 Warenwirtschaft. Empfohlen wird das Zusatzmodul „Intrastatmeldung“, bei der Line Basic ist die „Addin-Option“ nötig.
Wie testen Sie, ob das Zollmodul zu Ihren Exporten passt?
Nehmen Sie eine typische Ausfuhr der letzten Wochen und notieren Sie, wie lange Anmeldung und Dokumente gedauert haben. Damit lässt sich das Zollmodul gut einordnen. Weitere Informationen bietet die Seite Zoll, ATLAS und Sanktionslistenprüfung mit Sage 100. Wenn Sie Ihren Ablauf besprechen möchten, buchen Sie eine kostenlose Erstberatung (30 Minuten).