Ein neuer Kunde aus dem Ausland bestellt, der Auftrag ist schnell erfasst, die Ware steht bereit. Bevor sie das Haus verlässt, sollte jedoch geklärt sein, ob der Empfänger oder ein Beteiligter auf einer Sanktionsliste steht. Viele Unternehmen erledigen das heute noch per Hand über Webportale oder gar nicht systematisch.
Kurz gesagt: Unternehmen in der EU müssen sicherstellen, dass sie gelisteten Personen und Organisationen weder Waren noch Geld oder andere wirtschaftliche Ressourcen bereitstellen. Maßgeblich sind vor allem die EU-Sanktionslisten, je nach Geschäft auch Listen aus Großbritannien, den USA oder der Schweiz. Automatisiert wird die Prüfung, indem Kunden-, Lieferanten- und weitere Adressen direkt im ERP gegen diese Listen abgeglichen werden, in der Sage 100 etwa mit dem integrierten Sanktionslisten-Screening von intellicon.
Was ist eine Sanktionslistenprüfung?
Bei einer Sanktionslistenprüfung, oft auch Sanktionslisten-Screening genannt, wird eine Adresse mit den Einträgen staatlicher Sanktionslisten verglichen. Auf diesen Listen stehen Personen, Unternehmen und Organisationen, gegen die Finanz- oder Handelssanktionen verhängt wurden. Ergibt der Abgleich einen Treffer, muss geprüft werden, ob es sich tatsächlich um dieselbe Person oder Firma handelt.
Wichtig ist der Unterschied zum Länderembargo: Ein Embargo betrifft ein ganzes Land oder bestimmte Güter, die Sanktionsliste dagegen konkrete Namen. Deshalb genügt es nicht, nur auf das Zielland zu schauen. Auch ein Geschäftspartner in einem unauffälligen Land kann gelistet sein.
Wer muss Sanktionslisten prüfen?
Die EU-Sanktionsverordnungen gelten unmittelbar für alle Unternehmen in der EU, nicht nur für Exporteure. Das Bereitstellungsverbot betrifft also grundsätzlich jeden Geschäftskontakt: Kunden, Lieferanten, Dienstleister und auch Zahlungen an Personen. Eine ausdrückliche Pflicht zu einem bestimmten Prüfverfahren schreibt das Gesetz nicht vor, in der Praxis ist ein regelmäßiger, dokumentierter Abgleich aber der übliche Weg, Verstöße zu vermeiden.
Ob zusätzlich US-amerikanische, britische oder Schweizer Listen relevant sind, hängt vom Geschäftsmodell ab, zum Beispiel von US-Bezug bei Waren und Technologie, von Tochtergesellschaften oder von den Anforderungen Ihrer Banken und Kunden. Diese Frage sollten Sie mit Ihrem Exportkontrollverantwortlichen oder einer Fachberatung klären. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Welche Sanktionslisten sind im Standard enthalten?
Das Sanktionslisten-Screening für Sage 100 prüft laut intellicon im Standard gegen fünf Listen. Die Kürzel entsprechen der Herkunft der jeweiligen Liste:
| Kürzel | Herkunft | Inhalt |
|---|---|---|
| EU_CFSP | Europäische Union | Konsolidierte Liste der Finanzsanktionen im Rahmen der Gemeinsamen Außen- und Sicherheitspolitik |
| GB_HMT | Großbritannien | Sanktionsliste des britischen Finanzministeriums (HM Treasury) |
| US_SDN | USA | Specially Designated Nationals List des US-Finanzministeriums (OFAC) |
| US_DPL | USA | Denied Persons List des US-Handelsministeriums |
| CH_SECO | Schweiz | Sanktionen des Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO) |
Gegen Gebühr lassen sich nach Angabe von intellicon weitere Listen zuschalten, darunter EU_IRAN, US_EL, US_LADP, US_LSDP, US_METI, US_UL, US_NPL, US_NONSDN, EU_RUSD und EU_RUSK. Welche davon Sie benötigen, ergibt sich aus Ihren Märkten und Ihrer Risikobewertung.
Warum reicht eine einmalige Prüfung nicht aus?
Sanktionslisten ändern sich laufend. Neue Namen kommen hinzu, andere werden gestrichen, und gerade in Krisenzeiten werden Listen in kurzen Abständen erweitert. Ein Kunde, der bei der Anlage unauffällig war, kann ein halbes Jahr später gelistet sein.
Hinzu kommt der Umfang: Neben Kunden zählen auch Lieferanten, Spediteure, abweichende Lieferanschriften und im Einzelfall Mitarbeiter zu den zu prüfenden Adressen. Wer das per Hand über Webportale abgleicht, verliert viel Zeit und hat am Ende oft keinen sauberen Nachweis, wann welche Adresse geprüft wurde.
Wie funktioniert das automatisierte Screening in der Sage 100?
Das Sanktionslisten-Screening in Sage 100 ist laut intellicon vollständig in das Zollmodul und die Sage 100 integriert. Eine externe Software oder ein separates Portal ist nicht nötig. Geprüft werden Kundenadressen, Lieferantenadressen und allgemeine Adressen, zum Beispiel von Mitarbeitern.
Für den Abgleich nennt der Anbieter auf zoll-einfach.de, der Seite zu Zoll, ATLAS und Sanktionslistenprüfung mit Sage 100, eine Volltext- und phonetische Suche. Die phonetische Suche ist wichtig, weil Namen aus anderen Schriftsystemen unterschiedlich transkribiert werden. Ein exakter Zeichenvergleich würde solche Schreibvarianten übersehen.
Da das Screening Teil des Zollmoduls ist, liegt es nahe, beides gemeinsam zu betrachten: Wer seine Ausfuhranmeldung per ATLAS aus der Sage 100 erstellt, prüft die Beteiligten im selben System. Wie die Ausfuhranmeldung selbst abläuft, beschreiben wir im Beitrag Ausfuhranmeldung über ATLAS direkt aus der Sage 100.
Wie richten Sie einen verlässlichen Prüfprozess ein?
Die Software liefert Treffer, den Prozess drumherum müssen Sie festlegen. Diese Checkliste hilft bei der Einführung:
- Verantwortung klären: Wer bewertet Treffer, wer gibt gesperrte Vorgänge frei, wer vertritt im Urlaub?
- Prüfumfang festlegen: Kunden, Lieferanten, Lieferanschriften, Dienstleister und gegebenenfalls Mitarbeiter.
- Listen auswählen: Standardlisten prüfen und entscheiden, ob zusätzliche Listen nötig sind.
- Zeitpunkte definieren: bei Neuanlage einer Adresse, vor Auftragsannahme oder Versand und regelmäßig für den Bestand.
- Umgang mit Treffern regeln: Wie wird ein Verdacht geprüft, wie ein Fehltreffer dokumentiert, wann wird externe Beratung hinzugezogen?
- Dokumentation sichern: Prüfungen und Entscheidungen so ablegen, dass sie bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar sind.
Worauf sollten Sie achten?
Ein automatisiertes Screening ersetzt nicht die Entscheidung durch einen Menschen. Gerade die phonetische Suche erzeugt bewusst auch ähnliche Namen als Treffer. Jeder Treffer muss deshalb fachlich bewertet werden, bevor ein Geschäft gestoppt oder freigegeben wird.
Die Sanktionslistenprüfung ist außerdem nur ein Baustein der Exportkontrolle. Güterbezogene Prüfungen, etwa ob ein Artikel als Dual-Use-Gut genehmigungspflichtig ist, und Länderembargos sind eigene Themen. Wie oft die Listen im System aktualisiert werden und wie Prüfergebnisse protokolliert werden, sollten Sie vor der Einführung im Gespräch mit dem Anbieter klären, da die öffentliche Produktseite dazu keine Details nennt.
Technisch setzt die Lösung die Sage 100 Warenwirtschaft und das Zollmodul voraus. Wer die Sage 100 nicht einsetzt, kann diese Integration nicht nutzen.
Häufige Fragen
Ist die Sanktionslistenprüfung gesetzlich vorgeschrieben?
Die EU-Sanktionsverordnungen verbieten es, gelisteten Personen und Organisationen Geld oder wirtschaftliche Ressourcen bereitzustellen. Ein bestimmtes Prüfverfahren schreiben sie nicht vor. Ein regelmäßiger, dokumentierter Abgleich ist in der Praxis aber der übliche Weg, dieses Verbot einzuhalten. Für Ihren konkreten Fall sollten Sie fachlichen Rat einholen.
Müssen auch Unternehmen ohne Export Sanktionslisten prüfen?
Ja, das Bereitstellungsverbot gilt grundsätzlich für alle Geschäftsbeziehungen, auch im Inland. Gelistete Personen oder Firmen können auch innerhalb der EU ansässig sein. Exporteure haben wegen der vielen ausländischen Geschäftspartner jedoch meist ein höheres Risiko.
Welche Adressen prüft das Screening in der Sage 100?
Laut intellicon werden Kundenadressen, Lieferantenadressen und allgemeine Adressen, zum Beispiel von Mitarbeitern, geprüft. Im Standard erfolgt der Abgleich gegen die Listen EU_CFSP, GB_HMT, US_SDN, US_DPL und CH_SECO. Weitere Listen sind gegen Gebühr zuschaltbar.
Was passiert bei einem Treffer?
Ein Treffer bedeutet zunächst nur eine Namensähnlichkeit. Eine verantwortliche Person muss prüfen, ob es sich wirklich um den gelisteten Eintrag handelt, etwa anhand von Anschrift oder Geburtsdatum. Diese Entscheidung sollte dokumentiert werden.
Wenn Sie die Sanktionslistenprüfung aus der Handarbeit holen möchten, finden Sie die Details auf der Seite zum Sanktionslisten-Screening in Sage 100. Ob die Lösung zu Ihren Märkten und Abläufen passt, klären Sie am besten in einer kostenlosen Erstberatung von 30 Minuten.