In vielen Unternehmen arbeiten Innendienst, Buchhaltung und Versand jeden Tag am Limit und haben trotzdem das Gefühl, nicht voranzukommen. Ein großer Teil der Zeit fließt in Tätigkeiten, die niemand bewusst eingeplant hat: Daten von einem System ins andere übertragen, Listen abgleichen, bei Kollegen nachfragen. Genau diese Zeit macht der LZV-Faktor sichtbar.
Kurz gesagt: Der LZV-Faktor (Lebenszeit-Vernichtungs-Faktor) beschreibt nach intellicon „die Stunden, die Menschen täglich an Routinearbeit verlieren, die längst eine Maschine erledigen könnte: Daten transportieren, abgleichen, zuordnen, dokumentieren“. Die größten Zeitfresser finden Sie, indem Sie die Auftragsabwicklung vom Bestelleingang bis zur Zahlung Schritt für Schritt aufnehmen und für jeden manuellen Schritt Häufigkeit und Dauer erfassen. Wo beides hoch ist und die Regel klar, lohnt sich Automatisierung zuerst.
Was bedeutet der LZV-Faktor?
Der Begriff stammt von intellicon und steht für Lebenszeit-Vernichtungs-Faktor. Gemeint ist nicht Arbeit an sich, sondern ein bestimmter Teil davon: Routinetätigkeiten, die nach festen Regeln ablaufen und deshalb von Software erledigt werden könnten. Typisch sind vier Arten von Tätigkeiten, die in der Definition genannt werden: Daten transportieren, abgleichen, zuordnen und dokumentieren.
Der Gedanke dahinter ist einfach. Jede Minute, die ein Mensch damit verbringt, eine Bestellnummer abzutippen, fehlt für Aufgaben, bei denen Urteilsvermögen gefragt ist, etwa für die Beratung eines Kunden oder die Klärung eines echten Sonderfalls. Der LZV-Faktor lenkt den Blick also nicht auf Personalkosten, sondern auf Zeit, die sinnvoller eingesetzt werden könnte.
Wo entstehen die typischen Zeitfresser?
In Unternehmen mit Shop, ERP und Versand finden sich Routinearbeiten häufig an den Übergängen zwischen Systemen. In Projekten sehen wir immer wieder ähnliche Muster:
- Bestelleingang: Bestellungen per E-Mail oder PDF werden von Hand ins ERP übertragen.
- Stammdaten: Artikel, Preise und Bestände werden in Shop und ERP doppelt gepflegt.
- Versand: Adressen werden in Paketportale abgetippt, Sendungsnummern zurückkopiert.
- Statusauskunft: Kunden fragen nach Lieferstatus oder Belegen, der Innendienst sucht und antwortet.
- Zahlungen: Zahlungseingänge von Bank und Zahlungsanbietern werden einzeln offenen Posten zugeordnet.
- Rechnungseingang: Eingangsrechnungen werden aus Portalen heruntergeladen und von Hand erfasst.
Für einige dieser Stellen haben wir eigene Beiträge geschrieben, zum Beispiel zu Bestellungen aus E-Mails automatisch erfassen und zu Zahlungseingängen automatisch in Sage 100 verbuchen.
Wie finden Sie die größten Zeitfresser?
Eine Prozessaufnahme muss nicht aufwendig sein. Wichtig ist, dass sie bei den Menschen ansetzt, die die Arbeit täglich machen. Bewährt hat sich folgende Schrittfolge:
- Strecke festlegen: Wählen Sie einen durchgehenden Ablauf, etwa vom Bestelleingang bis zum Zahlungseingang.
- Schritte aufschreiben: Lassen Sie die beteiligten Mitarbeiter jeden Arbeitsschritt beschreiben, auch die kleinen Handgriffe zwischendurch.
- Systemwechsel markieren: Kennzeichnen Sie jede Stelle, an der Daten von einem Programm in ein anderes übertragen werden.
- Häufigkeit und Dauer schätzen: Notieren Sie, wie oft ein Schritt pro Tag vorkommt und wie lange er ungefähr dauert.
- Regelhaftigkeit bewerten: Prüfen Sie, ob der Schritt festen Regeln folgt oder echte Entscheidungen erfordert.
- Prioritäten setzen: Beginnen Sie mit Schritten, die häufig vorkommen, viel Zeit kosten und klar geregelt sind.
Für die Schätzung genügt eine einfache Rechnung: Dauer pro Vorgang mal Anzahl der Vorgänge pro Tag mal Arbeitstage im Jahr. Das Ergebnis ist keine exakte Messung, macht aber Größenordnungen vergleichbar. Eine Tabelle wie diese hilft beim Sortieren:
| Arbeitsschritt | Vorgänge pro Tag | Minuten pro Vorgang | Folgt festen Regeln? | Priorität |
|---|---|---|---|---|
| z. B. Bestellung aus E-Mail ins ERP übertragen | (Ihr Wert) | (Ihr Wert) | ja / teilweise / nein | hoch / mittel / niedrig |
| z. B. Sendungsnummer an Kunden melden | (Ihr Wert) | (Ihr Wert) | ja / teilweise / nein | hoch / mittel / niedrig |
| z. B. Zahlung einem offenen Posten zuordnen | (Ihr Wert) | (Ihr Wert) | ja / teilweise / nein | hoch / mittel / niedrig |
Was lässt sich automatisieren und was bleibt beim Menschen?
Nicht jeder Schritt sollte automatisiert werden. Ein guter Maßstab ist die Frage, ob eine Entscheidung sicher nach Regeln getroffen werden kann. Ordnet eine Software eine Zahlung eindeutig einem offenen Posten zu, braucht es keinen Menschen. Passt der Betrag nicht oder fehlt der Verwendungszweck, sollte der Fall gezielt bei einer Person landen.
Diesem Prinzip folgt auch intellicon Commerce für die Automatisierung im E-Commerce-Fulfillment: Die Lösung sitzt laut Anbieter über ERP, CRM, Logistik und Versand und automatisiert die Strecke dazwischen. Unklare Fälle landen in einer Klärliste statt in einem Fehlerprotokoll, die Letzthoheit bleibt beim Menschen.
Wie hilft ein Workshop bei der Analyse?
Wer die Aufnahme nicht allein machen möchte, kann sie begleiten lassen. intellicon bietet einen Workshop zur E-Commerce- und Fulfillment-Automatisierung an, der den LZV-Faktor ausdrücklich zum Thema macht. Der Tagesworkshop findet vor Ort oder remote statt und richtet sich an Unternehmen mit Shop, ERP und Fulfillment.
Inhaltlich umfasst er laut Anbieter eine Ist-Aufnahme, eine Schwachstellenanalyse und priorisierte Maßnahmen. Als Ergebnis erhalten Sie einen Abschlussbericht, eine priorisierte Maßnahmenliste, eine Lösungsskizze und damit eine Entscheidungsgrundlage für die nächsten Schritte.
Worauf sollten Sie achten?
Die Schätzwerte aus einer Prozessaufnahme sind Annahmen, keine Messwerte. Sie eignen sich, um Prioritäten zu setzen, nicht als exakte Grundlage für eine Wirtschaftlichkeitsrechnung. Wie viel Zeit sich tatsächlich einsparen lässt, hängt vom Geschäftsmodell, von der Datenqualität und von den vorhandenen Systemen ab.
Achten Sie außerdem darauf, die betroffenen Mitarbeiter früh einzubinden. Sie kennen die Ausnahmen, die in keinem Prozessdiagramm stehen. Und sie sollten erleben, dass Automatisierung ihnen lästige Arbeit abnimmt, statt sie zu kontrollieren.
Häufige Fragen
Wofür steht die Abkürzung LZV?
LZV steht für Lebenszeit-Vernichtungs-Faktor. Der Begriff stammt von intellicon und beschreibt die Stunden, die Menschen täglich an Routinearbeit verlieren, die eine Maschine erledigen könnte, also Daten transportieren, abgleichen, zuordnen und dokumentieren.
Wie messe ich den LZV-Faktor in meinem Unternehmen?
Nehmen Sie einen durchgehenden Ablauf auf und schätzen Sie für jeden manuellen Schritt, wie oft er pro Tag vorkommt und wie lange er dauert. Multipliziert mit den Arbeitstagen ergibt sich eine Größenordnung. Das Ergebnis ist eine Schätzung, die vor allem zum Setzen von Prioritäten dient.
Welche Prozesse sollte ich zuerst automatisieren?
Am meisten bringen Schritte, die häufig vorkommen, viel Zeit kosten und festen Regeln folgen. Schritte, die echte Entscheidungen erfordern, bleiben besser beim Menschen. Oft liegen die ersten Kandidaten an den Übergängen zwischen Shop, ERP und Versand.
Was ist das Ergebnis des intellicon-Workshops?
Laut intellicon erhalten Sie einen Abschlussbericht, eine priorisierte Maßnahmenliste, eine Lösungsskizze und damit eine Entscheidungsgrundlage. Der Workshop dauert einen Tag und findet vor Ort oder remote statt.
Wenn Sie die Zeitfresser in Ihrer Auftragsabwicklung gemeinsam mit Fachleuten aufspüren möchten, finden Sie die Details zum Workshop zur E-Commerce- und Fulfillment-Automatisierung; einen Überblick über die Automatisierungsberatung für E-Commerce mit Sage 100 gibt es ebenfalls. Für ein erstes Gespräch buchen Sie eine kostenlose Erstberatung von 30 Minuten.
