Viele Großhändler und B2B-Lieferanten kennen das: Bestellungen kommen per Telefon, Fax oder E-Mail, und ein großer Teil der Anrufe im Innendienst dreht sich um Fragen wie „Wo ist meine Lieferung?“ oder „Können Sie mir die Rechnung noch einmal schicken?“. Ein B2B-Bestellportal soll genau diese Routine aus dem Tagesgeschäft nehmen.
Doch wie richtet man ein solches Portal ein, ohne ein großes Shop-Projekt zu starten? Und was sollte man vorher über die Grenzen wissen?
Kurz gesagt: Ein B2B-Bestellportal ist ein geschützter Bestellbereich unter Ihrem eigenen Namen, in dem Geschäftskunden mit Login Artikel mit Nettopreis und Bestand sehen, per Artikelnummer oder Excel-Liste bestellen und Auftragsstatus sowie Belege abrufen. Entscheidend ist die Anbindung an die Warenwirtschaft, damit Preise, Bestände und Aufträge nicht doppelt gepflegt werden. Mit dem B2B-Portal von intellicon Commerce sind dafür vor allem Zuordnungen, Rollen und Ihr Erscheinungsbild festzulegen; kundenindividuelle Preise sind dort derzeit noch nicht enthalten.
Was ist ein B2B-Bestellportal, und worin unterscheidet es sich von einem Onlineshop?
Ein Onlineshop richtet sich meist an Endkunden: offene Preise, Warenkorb, Bezahlung beim Kauf. Ein B2B-Bestellportal dagegen ist ein geschlossener Bereich für bekannte Geschäftskunden. Wer bestellt, hat ein Kundenkonto, bestellt meist auf Rechnung und kennt oft schon die Artikelnummern.
Daraus ergeben sich andere Anforderungen. Geschäftskunden wollen schnell nachbestellen, nicht stöbern. Sie wollen sehen, was mit ihren Aufträgen passiert, und Belege selbst herunterladen. Und im Einkauf, in der Buchhaltung und im Lager des Kunden arbeiten verschiedene Personen mit unterschiedlichen Rechten.
Welche Funktionen braucht ein B2B-Bestellportal im Alltag?
Aus Sicht des Innendienstes zählt vor allem, welche Rückfragen das Portal überflüssig macht. Das B2B-Bestellportal für Geschäftskunden von intellicon Commerce bietet laut Produktseite unter anderem diese Funktionen:
- Schnellbestellung per Artikelnummer oder Excel-Liste sowie erneutes Bestellen einer früheren Bestellung mit einem Klick.
- Aufträge mit Status und Versandinformation, Belege als PDF (abhängig von der ERP-Anbindung).
- Sortiment mit Nettopreis und importiertem Bestand; Artikel im Rückstand bleiben bestellbar.
- Eigenes Erscheinungsbild mit Logo, Farben und Schriften, damit das Portal unter Ihrem Namen auftritt.
- Zugänge mit Rollen, etwa für Einkauf, Buchhaltung oder reine Ansicht.
Gerade die Rollen werden oft unterschätzt. Wenn die Buchhaltung des Kunden Rechnungen selbst abrufen kann, ohne bestellen zu dürfen, entfällt ein typischer Anruf, ohne dass Sie Befugnisse zu weit öffnen.
Wie richtet man ein B2B-Bestellportal Schritt für Schritt ein?
Die Einrichtung folgt dem Grundprinzip von intellicon Commerce: Systeme verbinden, Zuordnungen einmal festlegen, danach automatisch abwickeln. Für ein B2B-Portal bietet sich diese Reihenfolge an:
- Warenwirtschaft prüfen: Klären Sie, welches ERP angebunden wird und welcher Connector-Umfang dafür verfügbar ist. Davon hängt ab, ob Aufträge automatisch übergeben und Belege angezeigt werden.
- Stammdaten vorbereiten: Artikelnummern, Nettopreise, Bestände und Kundenkonten sollten in der Warenwirtschaft sauber gepflegt sein. Das Portal zeigt, was dort steht.
- Zuordnungen festlegen: Steuerklassen, Einheiten und Zahlarten werden einmal zwischen Portal und ERP zugeordnet.
- Erscheinungsbild einstellen: Logo, Farben und Schriften hinterlegen, damit Ihre Kunden das Portal als Ihr Angebot erkennen.
- Zugänge und Rollen anlegen: Pro Kunde festlegen, wer bestellen, wer nur Belege sehen und wer nur lesen darf.
- Mit wenigen Kunden starten: Ein Pilot mit einigen Stammkunden zeigt schnell, ob Sortiment, Preise und Bestände so ankommen wie gedacht.
- Breit einführen: Erst danach alle Geschäftskunden einladen und den Innendienst darauf vorbereiten, Kunden aktiv auf das Portal hinzuweisen.
Die einmalige Einrichtungspauschale umfasst laut Preisseite Einrichtung, Schulung und Onboarding. Wie lange das Projekt insgesamt dauert, hängt vor allem vom Zustand der Stammdaten ab.
Mit welchen Warenwirtschaftssystemen funktioniert das Portal?
Laut der FAQ zum B2B-Portal gibt es Connectoren für Lexware Office, Odoo, sevDesk, Sage 100, Sage Operations und Xentral. Der Umfang ist je System unterschiedlich, und das ist für die Planung wichtig.
Die automatische Übergabe einer Portal-Bestellung an die Warenwirtschaft ist derzeit nur für Sage 100 vorgesehen. Bei Lexware Office werden Aufträge nicht übertragen. Bei den übrigen Systemen sollten Sie im Gespräch klären, welche Daten in welche Richtung fließen, bevor Sie Ihren Kunden das Portal ankündigen.
Worauf sollten Sie achten? Die ehrlichen Grenzen
Ein Portal entlastet nur dann, wenn es zu Ihrem Preismodell passt. Deshalb gehören die Grenzen an den Anfang der Planung, nicht ans Ende:
- Nur Standard-Nettopreis: Kundenindividuelle Preise, Rabatte und Staffelpreise sind laut Anbieter „als nächster Ausbau vorgesehen“, aber derzeit nicht enthalten. Wer mit vielen Sonderkonditionen arbeitet, kann das Portal heute nur eingeschränkt nutzen.
- Kein vollständiges Belegarchiv: Ein komplettes Archiv aller Rechnungen, Lieferscheine und Angebote ist „noch kein Bestandteil“. Belege als PDF hängen von der ERP-Anbindung ab.
- Auftragsübergabe je ERP verschieden: Automatisch nur bei Sage 100, bei Lexware Office gar nicht.
Für Sage-100-Anwender, die kundenindividuelle Preise, Rabattlisten oder Produktberechtigungen schon heute brauchen, gibt es einen anderen Weg: die B2B-Suite für Sage 100 und Shopware/Shopify als Zusatzmodul der Multi-Shop-Schnittstelle. Sie setzt einen eigenen Shop voraus und ist damit ein größeres Projekt als ein reines Bestellportal (Sage 100 ab Version 9.0.5).
Was kostet ein B2B-Bestellportal?
Die Preise stehen offen auf der Seite Preise und Investitionsrechner von intellicon Commerce. Das B2B-Portal ist ein Modul und setzt das Basissystem voraus. Alle Angaben netto zuzüglich Umsatzsteuer, Stand Oktober 2026:
| Portal-Benutzer | monatlich | einmalig |
|---|---|---|
| bis 300 | 149 € | 990 € Einrichtung |
| bis 1.000 | 399 € | 990 € Einrichtung |
| bis 5.000 | 899 € | 990 € Einrichtung |
| über 5.000 | auf Anfrage | auf Anfrage |
Hinzu kommen das Basissystem (ab 149 € im Monat plus 1.490 € einmalig) und in der Regel ein ERP-Connector (99 € im Monat plus 1.990 € einmalig). Eine vollständige Aufstellung aller Module finden Sie im Beitrag Was kostet E-Commerce-Automatisierung?.
Wann lohnt sich ein B2B-Bestellportal?
Ein Portal lohnt sich vor allem dann, wenn viele wiederkehrende Bestellungen mit bekannten Artikelnummern eingehen und der Innendienst einen spürbaren Teil seiner Zeit mit Status- und Belegfragen verbringt. Je einheitlicher Ihre Preise sind, desto besser passt das Portal schon heute.
Wenn Ihr Außendienst mit HubSpot arbeitet, lässt sich das Portal zudem mit dem CRM verbinden. Wie das aussieht, beschreibt der Beitrag HubSpot mit der Warenwirtschaft verbinden.
Häufige Fragen zum B2B-Bestellportal
Können Geschäftskunden im Portal eigene Preise sehen?
Derzeit nicht. Das Portal zeigt den Standard-Nettopreis; kundenindividuelle Preise, Rabatte und Staffeln sind laut Anbieter als nächster Ausbau vorgesehen. Sage-100-Anwender können kundenindividuelle Preise heute über die B2B-Suite der Multi-Shop-Schnittstelle abbilden.
Werden Portal-Bestellungen automatisch in die Warenwirtschaft übernommen?
Automatisch derzeit nur bei Sage 100. Bei Lexware Office werden Aufträge nicht übertragen, bei den anderen angebundenen Systemen ist der Umfang je Connector unterschiedlich und sollte vorab geklärt werden.
Können verschiedene Mitarbeiter eines Kunden unterschiedliche Rechte haben?
Ja. Zugänge lassen sich mit Rollen anlegen, zum Beispiel für Einkauf, Buchhaltung oder reine Ansicht. So kann die Buchhaltung Belege abrufen, ohne bestellen zu dürfen.
Was kostet das B2B-Portal?
Laut Preisseite 149 € im Monat für bis zu 300 Portal-Benutzer, 399 € bis 1.000 und 899 € bis 5.000, jeweils zuzüglich 990 € Einrichtung. Dazu kommen das Basissystem und in der Regel ein ERP-Connector, alle Preise netto.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie prüfen möchten, ob das Portal zu Ihrem Sortiment und Ihrer Warenwirtschaft passt, sehen Sie sich zuerst die Funktionen des B2B-Bestellportals an. Offene Fragen zu Preismodell, ERP-Anbindung und Einführung klären Sie am einfachsten in einer kostenlosen Erstberatung (30 Minuten).