Im Vertriebsinnendienst vieler Händler und Hersteller sieht der Morgen ähnlich aus: Das Postfach ist voll mit Bestellungen, manche im E-Mail-Text, viele als PDF im Anhang, jede in einem anderen Layout. Jemand liest, sucht Kunde und Artikel heraus und tippt alles in die Warenwirtschaft.
Diese Arbeit ist fehleranfällig und bindet Fachkräfte, die eigentlich Kunden beraten sollten. Lässt sie sich automatisieren, ohne die Kontrolle abzugeben?
Kurz gesagt: Bestellungen aus E-Mails und PDF-Anhängen lassen sich automatisch erfassen, indem eine KI die Nachricht als Bestellung erkennt, Kunde, Artikel und Mengen ausliest, diese gegen die Stammdaten prüft und daraus einen geprüften Vorgang anlegt. Bei intellicon Commerce übernimmt das die Vertriebsinnendienst-KI, die auch Anfragen, Nachfragen und EDIFACT-Eingänge verarbeitet. Unklare Fälle landen in einer Klärliste, sodass der Mensch dort entscheidet, wo die Maschine unsicher ist.
Warum ist das Abtippen von Bestellungen so aufwendig?
Eine Bestellung per E-Mail wirkt einfach, enthält aber mehrere Zuordnungsaufgaben. Der Absender muss einem Kundenkonto zugeordnet werden. Artikel tragen oft die Bezeichnung oder Nummer des Kunden statt der eigenen. Mengen, Einheiten, Lieferadressen und Wunschtermine stehen an unterschiedlichen Stellen.
Jede dieser Zuordnungen ist für sich schnell erledigt. In der Summe entsteht aber genau die Routinearbeit, die intellicon mit dem LZV-Faktor beschreibt: Stunden, in denen Menschen Daten transportieren, abgleichen und zuordnen, die längst eine Maschine erledigen könnte.
Wie erkennt eine KI Bestellungen in E-Mails und Anhängen?
Die Vertriebsinnendienst-KI von intellicon Commerce arbeitet laut Anbieter in vier Schritten. Dabei verarbeitet sie neben Bestellungen auch Anfragen und Nachfragen, also zum Beispiel die Frage nach einem Liefertermin.
- Erkennen: Eingehende E-Mails und ihre Anhänge werden darauf geprüft, ob es sich um eine Bestellung, eine Anfrage oder eine Nachfrage handelt.
- Auslesen: Die relevanten Angaben wie Kunde, Artikel, Mengen und weitere Bestelldaten werden aus Text und Anhang gelesen.
- Validieren: Die ausgelesenen Daten werden gegen die Stammdaten geprüft, etwa ob Kunde und Artikel existieren.
- Als geprüften Vorgang anlegen: Das Ergebnis wird als Vorgang angelegt, der weiterverarbeitet werden kann.
In der Demo zeigt die Lösung zu jeder Erkennung eine Sicherheit in Prozent. So ist nachvollziehbar, wie sicher sich die KI bei einem Vorgang ist, statt dass ein Ergebnis ungeprüft übernommen wird.
Was passiert mit unklaren Bestellungen?
Kein System liest jede Bestellung fehlerfrei. Entscheidend ist deshalb, was mit den Fällen geschieht, die nicht eindeutig sind. In intellicon Commerce landen unklare Fälle in einer Klärliste statt in einem Fehlerprotokoll.
Dahinter steht ein Grundsatz, den der Anbieter als „AI-first mit Letzthoheit beim Menschen“ beschreibt: Was sicher entschieden werden kann, läuft automatisch. Wo die Maschine unsicher ist, entscheidet ein Mitarbeiter, und zwar gezielt bei diesem einen Fall, nicht bei jeder Bestellung.
Für den Innendienst verändert das die Arbeit. Statt alle Bestellungen abzutippen, bearbeitet er die Klärliste und kümmert sich um Sonderfälle, Rückfragen und Kunden.
E-Mail, PDF oder EDI: Welcher Weg passt zu welchem Kunden?
Nicht jede Bestellung braucht eine KI. Kunden, die strukturierte Daten senden können, sind über EDI oft besser angebunden. Die folgende Übersicht hilft bei der Einordnung:
| Eingangsweg | Typischer Absender | Passende Lösung |
|---|---|---|
| Freitext in der E-Mail | kleinere Kunden, Einzelbestellungen | Vertriebsinnendienst-KI |
| PDF-Anhang in wechselnden Layouts | Einkaufsabteilungen mit eigenem Bestellformular | Vertriebsinnendienst-KI |
| EDIFACT | Großkunden und Handelsketten | Vertriebsinnendienst-KI (EDIFACT-Eingang) oder klassische EDI-Anbindung |
| openTRANS, BMEcat, CSV, Datanorm über AS2, SFTP, HTTP(S) oder E-Mail | Kunden mit eigener EDI-Infrastruktur | EDI-Schnittstelle, für Sage 100 etwa Customer Connect |
Für Sage-100-Anwender bietet intellicon mit Customer Connect eine eigene Lösung für strukturierte Formate. Einen Überblick gibt die Seite EDI-Schnittstellen zu Lieferanten und Kunden. Beide Wege können gut nebeneinander laufen: EDI für die großen, regelmäßigen Kunden, die KI für alles, was weiterhin per E-Mail kommt.
Worauf sollten Sie achten? Die ehrlichen Grenzen
- Keine Garantie auf Vollautomatik: Wie viele Bestellungen ohne Eingriff durchlaufen, hängt von Ihren Kunden, deren Formaten und der Qualität Ihrer Stammdaten ab. Belastbare Quoten lassen sich erst mit Ihren eigenen Bestellungen ermitteln.
- Stammdaten sind die Basis: Die KI prüft gegen Kunden- und Artikelstamm. Fehlen dort Daten oder sind sie veraltet, landen mehr Fälle in der Klärliste.
- Übergabe ins ERP je System verschieden: Wie der geprüfte Vorgang in Ihre Warenwirtschaft gelangt, hängt vom ERP-Connector ab. Der Umfang ist je System unterschiedlich und sollte vorab geklärt werden.
- Datenschutz: Bestellungen enthalten personenbezogene Daten. intellicon Commerce setzt laut Anbieter auf DSGVO-Konformität und Hosting in der EU; prüfen Sie dennoch, wie die Verarbeitung in Ihre Verfahrensdokumentation passt.
Was kostet die automatische Erfassung von Bestellungen?
Die Vertriebsinnendienst-KI kostet laut Preisseite von intellicon Commerce 349 € im Monat je Mitarbeiter, dazu einmalig 4.800 € pauschal für Einrichtung, Schulung und Onboarding, jeweils netto. Voraussetzung ist das Basissystem von intellicon Commerce (ab 149 € im Monat plus 1.490 € einmalig) und in der Regel ein ERP-Connector.
Ob sich das rechnet, lässt sich gut an der eigenen Zeit messen: Wie viele Stunden verbringt Ihr Innendienst pro Woche mit dem Erfassen von Bestellungen aus E-Mails? Diese Zahl ist die ehrlichste Grundlage für die Entscheidung.
Wie die Bestellungen danach bis zum Versand weiterlaufen, beschreibt der Beitrag Shop, ERP und Versand automatisieren, ohne das ERP zu wechseln. Arbeitet Ihr Außendienst mit HubSpot, lohnt zusätzlich ein Blick auf HubSpot mit der Warenwirtschaft verbinden.
Häufige Fragen zur automatischen Erfassung von Bestellungen
Kann eine KI Bestellungen aus PDF-Anhängen auslesen?
Ja. Die Vertriebsinnendienst-KI von intellicon Commerce erkennt Bestellungen, Anfragen und Nachfragen in E-Mails und Anhängen, liest sie aus, prüft sie gegen die Stammdaten und legt einen geprüften Vorgang an.
Was passiert, wenn die KI eine Bestellung nicht sicher erkennt?
Unklare Fälle landen in einer Klärliste und werden von einem Mitarbeiter entschieden. Die Erkennung wird mit einer Sicherheit in Prozent angezeigt, sodass nachvollziehbar ist, wie sicher ein Ergebnis ist.
Funktioniert das auch mit EDIFACT?
Laut Anbieter verarbeitet die Vertriebsinnendienst-KI auch EDIFACT-Eingänge. Für Sage-100-Anwender mit vielen strukturierten Formaten gibt es zusätzlich die EDI-Lösung Customer Connect.
Was kostet die Vertriebsinnendienst-KI?
349 € im Monat je Mitarbeiter plus 4.800 € einmalig, jeweils netto. Dazu kommen das Basissystem von intellicon Commerce und in der Regel ein ERP-Connector.
Wie geht es weiter?
Einen Überblick über die Vertriebsinnendienst-KI und die übrigen Bausteine finden Sie bei intellicon Commerce. Am aussagekräftigsten ist ein Test mit Ihren eigenen Bestellungen. Wie das ablaufen kann, besprechen Sie in einer kostenlosen Erstberatung (30 Minuten).