In vielen Unternehmen arbeitet der Vertrieb in HubSpot, während Kundennummern, Umsätze und Aufträge in der Warenwirtschaft liegen. Vor jedem Kundentermin wird deshalb im ERP nachgeschaut oder im Innendienst angerufen: Was hat der Kunde zuletzt bestellt? Ist die Lieferung schon raus?
Diese Rückfragen kosten auf beiden Seiten Zeit. Die naheliegende Frage lautet: Wie bekommt der Außendienst die Auftragsdaten dorthin, wo er ohnehin arbeitet?
Kurz gesagt: HubSpot lässt sich über intellicon Commerce mit der Warenwirtschaft verbinden: Firmen und Ansprechpartner werden stündlich aus dem ERP nach HubSpot übertragen, ergänzt um Kennzahlen wie Umsatz im laufenden Jahr und Vorjahr, Anzahl der Aufträge und letzten Auftrag. Eine Karte in HubSpot zeigt Aufträge, Status und Belege live aus Commerce, und der Außendienst kann direkt aus HubSpot bestellen. Die Warenwirtschaft bleibt dabei führend für Stammdaten; HubSpot überschreibt sie nicht.
Warum reicht ein einfacher Datenabgleich zwischen HubSpot und ERP nicht aus?
Ein einmaliger Import von Kundendaten nach HubSpot veraltet schnell. Neue Kunden fehlen, Anschriften ändern sich, und Umsätze stehen im CRM nur so aktuell wie der letzte Export. Wer zusätzlich Aufträge nach HubSpot kopiert, hat bald zwei Datenstände, die auseinanderlaufen.
Sinnvoller ist eine klare Aufgabenteilung: Die Warenwirtschaft bleibt das führende System für Kundenstammdaten und Aufträge. HubSpot erhält, was der Vertrieb zum Arbeiten braucht, und zeigt den Rest live an, statt ihn zu kopieren.
Welche Daten aus der Warenwirtschaft erscheinen in HubSpot?
Der Anwendungsfall HubSpot mit Warenwirtschaft und B2B-Portal verbinden beschreibt drei Ebenen:
| Was | Wie es nach HubSpot kommt | Aktualität |
|---|---|---|
| Firmen und Ansprechpartner | aus der Warenwirtschaft übertragen und miteinander verknüpft | stündlich |
| Kennzahlen an der Firma: Umsatz laufendes Jahr und Vorjahr, Anzahl Aufträge, letzter Auftrag, Kundennummer | direkt an der Firma in HubSpot | stündlich |
| Aufträge, Status und Belege | Karte „intellicon Commerce“, Daten werden nicht nach HubSpot kopiert | live aus Commerce |
Der Unterschied zwischen der zweiten und dritten Zeile ist gewollt. Kennzahlen stehen direkt an der Firma in HubSpot, sodass der Vertrieb sie vor einem Termin auf einen Blick sieht. Aufträge und Belege werden dagegen nur angezeigt, damit es keinen zweiten, veraltenden Datenstand gibt.
Wie bestellt der Außendienst direkt aus HubSpot?
Über die Karte in HubSpot kann der Außendienst eine Bestellung anlegen. Laut Anwendungsfall läuft das so ab:
- Der Außendienst öffnet im CRM die Firma und die Karte „intellicon Commerce“.
- Als Vorschlag erscheinen die zuletzt bestellten Artikel des Kunden, die übernommen oder angepasst werden.
- Die Bestellung erhält eine Nummer aus einem eigenen Nummernkreis, sodass sie als Außendienstbestellung erkennbar ist.
- Je nach Einstellung gibt der Innendienst die Bestellung frei oder sie wird direkt an die Warenwirtschaft übergeben.
Die Freigabe durch den Innendienst ist ein sinnvoller Zwischenschritt für den Start. Wenn die Abläufe eingespielt sind, kann auf direkte Übergabe umgestellt werden. Damit bleibt die Entscheidung beim Menschen, wo sie gebraucht wird, und entfällt, wo sie nur Routine ist.
Wer ist führend: HubSpot oder die Warenwirtschaft?
Diese Frage sollte vor jedem Integrationsprojekt beantwortet sein. Im beschriebenen Anwendungsfall ist die Regel eindeutig: Die Warenwirtschaft bleibt führend für Name, Anschrift und Kundennummer. HubSpot überschreibt diese Daten nicht zurück.
Für die Praxis heißt das: Eine geänderte Anschrift wird in der Warenwirtschaft gepflegt und kommt mit dem nächsten stündlichen Abgleich in HubSpot an. Notizen, Aktivitäten und Vertriebschancen pflegt der Vertrieb weiterhin wie gewohnt in HubSpot.
Welche Voraussetzungen gibt es?
- intellicon Commerce als Automatisierungsschicht mit einem ERP-Connector zu Ihrer Warenwirtschaft. Der Connector-Umfang ist je ERP unterschiedlich und sollte vorab geklärt werden.
- CRM-Connector für HubSpot (laut Preisseite 49 € im Monat plus 490 € einmalig, netto).
- Keine kostenpflichtige HubSpot-Lizenz ist laut Anwendungsfall für die Anbindung nötig.
- Gepflegte Stammdaten in der Warenwirtschaft, denn sie sind die Quelle für das, was der Vertrieb in HubSpot sieht.
Vor dem Start lohnt ein Blick auf den Datenbestand in HubSpot. Wenn dort Firmen bereits mehrfach oder unter abweichenden Namen angelegt sind, sollten diese Dubletten vorher bereinigt werden. Sonst ist später unklar, an welchem Datensatz die Kennzahlen aus der Warenwirtschaft hängen und wo der Vertrieb seine Notizen pflegt.
Die übrigen Kosten für Basissystem und ERP-Connector finden Sie auf der Seite Preise und Investitionsrechner von intellicon Commerce.
Worauf sollten Sie achten? Die ehrlichen Grenzen
- Stündlich, nicht sofort: Firmen, Ansprechpartner und Kennzahlen werden stündlich übertragen. Eine im ERP angelegte Neukundin erscheint also nicht in derselben Minute in HubSpot. Aufträge und Status in der Karte sind dagegen live.
- Mobile Nutzung offen: Ob die Karte in der HubSpot-App auf dem Smartphone funktioniert, ist laut Anwendungsfall noch nicht belegt. Wer den Außendienst vor allem mobil arbeiten lässt, sollte das vorab testen.
- Nur HubSpot: Andere CRM-Systeme sind laut Anbieter noch nicht angebunden; „weitere CRM folgen“.
- Keine Rückschreibung von Stammdaten: Das ist gewollt, bedeutet aber, dass Änderungen an Anschriften nur in der Warenwirtschaft wirksam werden.
Wie hängen HubSpot-Anbindung und B2B-Portal zusammen?
Der Anwendungsfall verbindet HubSpot nicht nur mit der Warenwirtschaft, sondern auch mit dem B2B-Portal von intellicon Commerce. Beide Bestellwege gehören zu intellicon Commerce: Geschäftskunden bestellen selbst im Portal, der Außendienst bestellt aus HubSpot. Beachten Sie dabei, dass Portal-Bestellungen derzeit nur bei Sage 100 automatisch an die Warenwirtschaft übergeben werden.
Was das Portal kann und wo seine Grenzen liegen, beschreibt der Beitrag B2B-Bestellportal einrichten. Wenn zusätzlich viele Bestellungen per E-Mail eingehen, lohnt ein Blick auf Bestellungen aus E-Mails automatisch erfassen.
Häufige Fragen zur Verbindung von HubSpot und Warenwirtschaft
Wie oft werden Daten zwischen Warenwirtschaft und HubSpot abgeglichen?
Firmen, Ansprechpartner und Kennzahlen werden stündlich aus der Warenwirtschaft nach HubSpot übertragen. Aufträge, Status und Belege zeigt die Karte „intellicon Commerce“ dagegen live an, ohne sie nach HubSpot zu kopieren.
Überschreibt HubSpot Daten in der Warenwirtschaft?
Nein. Die Warenwirtschaft bleibt führend für Name, Anschrift und Kundennummer, und HubSpot schreibt diese Daten nicht zurück. Änderungen an Stammdaten werden in der Warenwirtschaft gepflegt.
Brauche ich eine kostenpflichtige HubSpot-Lizenz?
Laut Anwendungsfall ist für die Anbindung keine kostenpflichtige HubSpot-Lizenz nötig. Auf Seiten von intellicon Commerce fallen Basissystem, ERP-Connector und CRM-Connector an.
Kann der Außendienst auch aus der HubSpot-App bestellen?
Das ist laut Anwendungsfall noch nicht belegt. Wer überwiegend mobil arbeitet, sollte die Nutzung in der HubSpot-App vor der Einführung testen.
Wie geht es weiter?
Den vollständigen Ablauf beschreibt der Anwendungsfall HubSpot mit Warenwirtschaft und B2B-Portal verbinden; weitere Szenarien finden Sie unter Anwendungsfälle von intellicon Commerce. Ob Ihre Warenwirtschaft und Ihr Vertriebsprozess dazu passen, klären Sie in einer kostenlosen Erstberatung (30 Minuten).